多くの場合、背景には
「ホームページをどう使えばいいのか分からない」
「作ったはいいが、営業や広報、採用に活かせていない」
という、よりリアルな悩みが隠れています。

今回紹介する事例も、出発点は同じでした。
訪問看護およびデイサービスを運営している事業所からの
ホームページリニューアル相談です。

ただ、ヒアリングを重ねる中で見えてきたのは、
ページ構成やデザインの問題というよりも、
ケアマネへのアプローチ方法を変えたいという想いでした。

この事例は、
「ホームページをリニューアルした」話ではありません。
ホームページリニューアルをきっかけに、
“自社CMS内でメルマガを配信する仕組み”を組み込んだという事例です。

サイトをリニューアルする、それ自体が目的ではなく、
サイトをリニューアルすることで何を達成するか、それが私たちの行うウェブ制作です。

ホームページリニューアル相談の中で、最初に整理したこと

相談のきっかけは、
「ホームページをリニューアルしたい」という、ごく一般的なものでした。

既存サイトは数年前に作られたものでしたが

• サポートのない業者で制作したので更新や修正の方法がわからない
• 今後新しい事業も始めていくので更新や変更がしやすい体制を作りたい
• 求人の情報をもっと充実させたい

など、ホームページで実現したい内容は明確でした。

すでに

• ケアマネ向けの広報誌を作成し配布している
• Instagramでの情報発信にもすでに取り組んでいる

など、積極的にケアマネや地域に向けた発信もしていました。

事業は順調に拡大していましたが、営業に関しての課題として
すべてのケアマネ事業所を回り切ることは現実的ではない、という点でした。
現場のスタッフには専門職として現場でその能力を発揮してほしい。
営業専門のスタッフがいればいいが、介護に関する業界理解があって営業スキルの高い人材を確保することも難しい。

さらに、

• これまで関わりのなかった近隣エリアのケアマネ
• 今は利用者を担当していないケアマネ
• SNSを利用していないケアマネ

こうした層に、情報が届かせるにはどうすればいいか、これを実現することがひとつのゴールでした。

ホームページリニューアルを「営業の課題解決」に

考えたのは、ホームページのデザインを変更する、管理しやすくする、だけではなく
ケアマネに情報が届けるための起点として使うということでした。

そこで検討に入ったのが、
自社ホームページ（WordPress）のCMS内で、
ケアマネ向けにメルマガを配信するという選択でした。

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なぜ外部サービスではなく、自社CMSからメルマガを配信するのか

メールマガジンは昔からある営業手法のひとつです。
ＳＮＳ隆盛の今、メルマガはすたれたと思っている方もいるようですが、実際は異なります。
ＳＮＳと違い、プッシュ型、必要なタイミングでメールという確実な方法で、届けたいターゲットに届けることがで来ます。
さらに、誰がどのくらい閲覧しているか、開封率はどうかなどの数字を追うことができるため、メールマガジンを使った手法は進化を続け、マーケティングでは重要なツールのひとつとなっています。

ケアマネ向けに情報を届ける方法として、
メールマガジンという選択肢が出てきた段階で、
当然ながら「外部のメール配信サービスを使う」という案も検討に上がりました。

実際、世の中には多機能なメール配信ツールが数多くあります。
ただ、今回の相談内容と事業所の状況を踏まえると、
外部ツールを使用するという理由はありませんでした。

理由は大きく分けて２つあります。

まずひとつ目は、運用負荷を増やさないことです。
すでにホームページはWordPressで運用しており、
ブログの更新もその管理画面から行っています。
そこに別の管理画面や配信ツールを追加すると、
どうしても「慣れるまでの手間」や「担当者依存」が発生、大きな負荷が発生します。

今回目指していたのは、
新しい施策を始めることではなく、
今ある運用の延長で、情報が届くようにすることでした。

そのため、
WordPressで記事を更新すれば、その情報がそのまま配信される、
CMS内で完結する構成が最も現実的でした。

ふたつ目は、ケアマネ向けの情報発信として、余計なノイズを入れないことです。
外部サービスを使った場合、
配信メール内にサービス側の広告やフッター表記が入るケースもあります。

一般向けのマーケティングであれば問題にならない部分でも、
ケアマネ向けのクローズに近い情報発信では、
そうした要素は排除することが必要だと考えました。

自社CMS内でのメルマガ配信であれば、
事業所が伝えたい情報だけを、広告なしで届けることができます。

こうした理由から、
外部ツールを追加するのではなく、
自社CMS内でメルマガ配信まで完結する構成を採用しました。

配信頻度とタイミングは「ケアマネ業務」を前提に設計する

メルマガ配信の仕組みを検討する中で、
技術的な設定以上に時間をかけて話をしたのが、
「いつ・どのくらいの頻度で配信するのが現実的か」という点でした。

これは、
一般的なWeb制作会社やマーケティング視点だけでは決めきれない部分です。

ウェルコネクトでは、
ケアマネジャーとしての実務経験を前提に、
ケアマネの1か月の業務リズムを踏まえて提案しました。

ケアマネ業務において、
月初は給付管理や実績確認が集中する時期です。
また、月末は月内に行わなければいけないモニタリングやサービス担当者会議のために事業所内で滞在する時間が圧倒的に短くなります。
このタイミングで届く情報は、
内容に関わらず後回しにされやすく、
結果として「読まれない配信」になりがちです。

一方で、月中は比較的業務が落ち着き、
メールを確認する余裕が生まれやすい時期でもあります。

この前提から、

• 月初と月末は配信しない
• 月に何度も送らない
• 毎月、同じ時期に届くようにする

という方向性を、最初に共有しました。

重要なのは、
「目立つこと」や「反応を増やすこと」ではなく、
業務の流れの中でも自然に無理なくキャッチできる情報になることです。
月の中旬に届いた空き状況のお知らせ。
がっつり見る時間がなかったとしても、潜在的にそこをクリックすれば空き状況がわかる、ということがインプットされます。
月末の多忙なサービス調整、サービス利用希望者がいたとき、ケアマネも空き状況を確認するために、
「あ、そういえば空き状況のお知らせが届いてたの見てみよう」と想起することにつながります。

これは、ケアマネの立場で情報を受け取ってきた経験があるからお伝えできるリアルな経験に基づいています。

高頻度配信をしない、という選択

マーケティングの文脈では、
「接触回数を増やす」「頻度を上げる」という話が出がちです。

しかし、ケアマネ向けの情報発信においては、
この考え方が必ずしも当てはまるとは限りません。

ケアマネは日々、多くの情報に触れています。
そこに高頻度のメルマガを追加すると、
「また来た」「あとで見よう」となり、
結果的に読まれなくなる可能性が高くなります。

そのため、月1回、定期的に届く情報という位置づけにしました。

• 毎月この時期に届く
• 中身は事業所の現状が分かるもの
• 読めば状況が把握できる

このくらいの距離感で負担やストレスをかけずに情報を届けることが最善と考えます。

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介護福祉に特化したウェルコネクトだからこそできた提案

• ケアマネが、どのタイミングでメールを開くか
• どんな内容なら「営業っぽい」と感じないか
• どの頻度なら負担にならないか

こうした点を、
ケアマネとしての実務経験をもとにWebの仕組みに落とし込んだという位置づけです。

ウェルコネクトは、
介護事業特化のホームページ制作を行っていますが、
単に業界用語が分かる、というレベルではありません。

• ケアマネとして現場で働いてきた視点
• 介護事業者側として営業や広報に悩んできた視点
• 求職者として事業者を選ぶ視点
• それらを踏まえて、Webに落とし込む

この立ち位置だからこそ、
「やればよさそうな施策」ではなく、
「現場で無理なく続く設計」を前提に提案しています。

メールマガジンの配送はwordpressのプラグイン「mailpoet」を使用しています。

高機能で毎週定期の配送予約や登録フォームの作成もでき、メール到達状況やクリック率の確認もできます。

私たちウェルコネクトで配信しているニュースレターも同じmailpoetを使用しています。
どのようなものか興味があったらぜひメルマガ登録してみてください（というかぜひお願いします）。

まとめ

ホームページリニューアルとともに開始したメールマガジン。
毎月メールを休まずに届け続け、もう2年半になります。
購読中止率も低く、地域のケアマネとの確かな関係作りにつながっています。

自動で配信されるので、ブログと空き状況を更新するだけで、現場職員はおろか事務スタッフも含め、作業負荷はゼロです。

ホームページのリニューアルと同時に、ケアマネ営業・ケアマネへの情報発信を自動化する仕組みを作ったという事例となります。

この事例からもわかるように、
ホームページを作ること自体が、私たちのゴールではありません。

事業所が次のステージに進むために、
営業や広報のあり方を整理し、そのための仕組みを整えること。
それが、私たちの役割だと考えています。

営業や広報に、メルマガなどのプッシュ型の仕組みを取り入れたいと考えている事業者様もぜひご相談ください。

ショートステイ利用率の改善。ホームページで実現した空床の見える化事例 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

ショートステイの空床問題をホームページリニューアルで改善した事例。空床の悩みを解決するために導入したのが、空床状況表示カレンダー。現場で状況に応じて更新ができるカレンダーの導入により、問い合わせ対応の改善や埋めたい空き日程での予約などに。さらにSEO対策での大きな効果も実感。

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特別養護老人ホーム。新型コロナウイルス流行期に、感染による面会中止や面会制限のお知らせを電話連絡していた。これをホームページのブログ機能でお知らせするように変更。制作会社（ウェルコネクト）がブログ投稿・公開作業をサポート。この対応を通して、ブログによる情報発信が根付いた事例。

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編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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