きっかけは新型コロナウイルスによる面会制限

以前は、面会停止の連絡をすべて電話で行っていた介護施設

ご相談をいただいたのは、特別養護老人ホーム・養護老人ホームを同じ敷地内で運営する法人でした。

新型コロナの集団感染が確認された場合、面会の停止や制限が必要でした。
当時は、その判断が出るたびに、感染当事者だけでなく、面会の可能性がある家族一人ひとりへ電話をかけ、状況を説明していました。

連絡としては確実ですが、多数の入居者が暮らす介護施設。同じ説明を何度も繰り返すことになり、職員の手はどうしても取られます。
感染拡大への配慮が求められる中で、電話対応そのものが負担になっていく状況でした。

ホームページはあったが、実際には使われていなかった

この施設には、もともとホームページがあり、ブログ（お知らせ）機能も備わっていました。

ただ、制作会社からの引き継ぎが十分でなく、
「どうやって更新するのか分からない」
「誰が触っていいのか分からない」
という状態が続いていました。

結果として、重要な連絡は電話、ホームページは放置、という使い分けになっていたのです。

ホームページのリニューアルにより投稿機能の見直し

感染状況についての情報発信を行う

ウェルコネクトがホームページのリニューアルを担当する中で、まず整理したのは、ホームページの役割でした。

感染が確認された場合や、面会に制限がかかる場合は、
個別に電話をするのではなく、ホームページ上でお知らせを出す。

この方針を、施設と共有しました。

行ったのは、リニューアルと同時に使われていなかった投稿機能を再構築、感染状況を「お知らせ」として掲載する。
そして、トップページからも分かる位置に表示し、感染状況や面会状況を周知することでした。

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更新は、現場に負担のない形に

運用面では、
感染状況や対応方針といった情報は施設から共有してもらい、
実際のブログ更新はウェルコネクトがサポートする形にしました。

「忙しくて更新できない」
「分かる人がいないからできない」

このような事態を避けるためにお知らせの投稿を請け負うことに。

電話での連絡は、原則不要になった

この運用に切り替えてからは、
感染が確認された場合や面会制限が必要な場合でも、
まずはホームページでお知らせを出す、という流れが定着しました。

その結果、面会中止の連絡を目的とした電話はほぼ不要になり、
家族からの問い合わせも自然と減っていきました。

当時の感染状況、面会に関する対応、
そして、日頃から感染予防のために取り組んでいること。

それを、明確に客観的に時系列で掲載していく。

対応状況が発信されることで、
電話で説明する必要はほとんどなくなりました。
それだけでなく、感染に対して迅速な対応ができていることが明らかになり、施設の信頼性向上にもつながる大きな一歩となりました。

緊急時対応や地域との関係が変わる

現在は、面会制限の考え方や運用も変わっている部分はあります。

ただ、「緊急時の連絡を電話だけに頼和らない」「ホームページを公式な情報発信の場として使う」「ブログの役割はイベントがあったことを報告するだけじゃない」
この考え方・フローが施設に根付いたことが非常に大きく、状況の変わりやすい不安定な社会でも地域とのつながりを強化できる施設の姿とも言えます。

地域との繋がりや情報発信の方法を見直したい方は是非一度ウェルコネクトに気軽にご相談ください。

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編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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