ホームページリニューアル相談から始まった、ケアマネ営業のメルマガ化事例

「ホームページをリニューアルしたい」という相談を受けるとき、
実際に話を聞いていくと、
単なるデザインやページ構成変更やコンテンツ追加の相談で終わることは、ほとんどありません。

多くの場合、背景には
「ホームページをどう使えばいいのか分からない」
「作ったはいいが、営業や広報、採用に活かせていない」
という、よりリアルな悩みが隠れています。

今回紹介する事例も、出発点は同じでした。
訪問看護およびデイサービスを運営している事業所からの
ホームページリニューアル相談です。

ただ、ヒアリングを重ねる中で見えてきたのは、
ページ構成やデザインの問題というよりも、
ケアマネへのアプローチ方法を変えたいという想いでした。

この事例は、
「ホームページをリニューアルした」話ではありません。
ホームページリニューアルをきっかけに、
“自社CMS内でメルマガを配信する仕組み”を組み込んだという事例です。

サイトをリニューアルする、それ自体が目的ではなく、
サイトをリニューアルすることで何を達成するか、それが私たちの行うウェブ制作です。

この記事のコンテンツ

ホームページリニューアル相談の中で、最初に整理したこと

相談のきっかけは、
「ホームページをリニューアルしたい」という、ごく一般的なものでした。

既存サイトは数年前に作られたものでしたが

サポートのない業者で制作したので更新や修正の方法がわからない
今後新しい事業も始めていくので更新や変更がしやすい体制を作りたい
求人の情報をもっと充実させたい

など、ホームページで実現したい内容は明確でした。

すでに

ケアマネ向けの広報誌を作成し配布している
Instagramでの情報発信にもすでに取り組んでいる

など、積極的にケアマネや地域に向けた発信もしていました。

事業は順調に拡大していましたが、営業に関しての課題として
すべてのケアマネ事業所を回り切ることは現実的ではない、という点でした。
現場のスタッフには専門職として現場でその能力を発揮してほしい。
営業専門のスタッフがいればいいが、介護に関する業界理解があって営業スキルの高い人材を確保することも難しい。

さらに、

これまで関わりのなかった近隣エリアのケアマネ
今は利用者を担当していないケアマネ
SNSを利用していないケアマネ

こうした層に、情報が届かせるにはどうすればいいか、これを実現することがひとつのゴールでした。

ホームページリニューアルを「営業の課題解決」に

考えたのは、ホームページのデザインを変更する、管理しやすくする、だけではなく
ケアマネに情報が届けるための起点として使うということでした。

そこで検討に入ったのが、
自社ホームページ（WordPress）のCMS内で、
ケアマネ向けにメルマガを配信するという選択でした。

訪問介護の営業を強化するホームページ戦略 ─ ケアマネから選ばれる事業所になるには | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

訪問介護の営業に時間と人手をかけても、成果が見えにくい。紹介件数が伸びない。新規が続かない。それでも、ケアマネ

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なぜ外部サービスではなく、自社CMSからメルマガを配信するのか

メールマガジンは昔からある営業手法のひとつです。
ＳＮＳ隆盛の今、メルマガはすたれたと思っている方もいるようですが、実際は異なります。
ＳＮＳと違い、プッシュ型、必要なタイミングでメールという確実な方法で、届けたいターゲットに届けることがで来ます。
さらに、誰がどのくらい閲覧しているか、開封率はどうかなどの数字を追うことができるため、メールマガジンを使った手法は進化を続け、マーケティングでは重要なツールのひとつとなっています。

ケアマネ向けに情報を届ける方法として、
メールマガジンという選択肢が出てきた段階で、
当然ながら「外部のメール配信サービスを使う」という案も検討に上がりました。

実際、世の中には多機能なメール配信ツールが数多くあります。
ただ、今回の相談内容と事業所の状況を踏まえると、
外部ツールを使用するという理由はありませんでした。

理由は大きく分けて２つあります。

まずひとつ目は、運用負荷を増やさないことです。
すでにホームページはWordPressで運用しており、
ブログの更新もその管理画面から行っています。
そこに別の管理画面や配信ツールを追加すると、
どうしても「慣れるまでの手間」や「担当者依存」が発生、大きな負荷が発生します。

今回目指していたのは、
新しい施策を始めることではなく、
今ある運用の延長で、情報が届くようにすることでした。

そのため、
WordPressで記事を更新すれば、その情報がそのまま配信される、
CMS内で完結する構成が最も現実的でした。

ふたつ目は、ケアマネ向けの情報発信として、余計なノイズを入れないことです。
外部サービスを使った場合、
配信メール内にサービス側の広告やフッター表記が入るケースもあります。

一般向けのマーケティングであれば問題にならない部分でも、
ケアマネ向けのクローズに近い情報発信では、
そうした要素は排除することが必要だと考えました。

自社CMS内でのメルマガ配信であれば、
事業所が伝えたい情報だけを、広告なしで届けることができます。

こうした理由から、
外部ツールを追加するのではなく、
自社CMS内でメルマガ配信まで完結する構成を採用しました。

配信頻度とタイミングは「ケアマネ業務」を前提に設計する

メルマガ配信の仕組みを検討する中で、
技術的な設定以上に時間をかけて話をしたのが、
「いつ・どのくらいの頻度で配信するのが現実的か」という点でした。

これは、
一般的なWeb制作会社やマーケティング視点だけでは決めきれない部分です。

ウェルコネクトでは、
ケアマネジャーとしての実務経験を前提に、
ケアマネの1か月の業務リズムを踏まえて提案しました。

ケアマネ業務において、
月初は給付管理や実績確認が集中する時期です。
また、月末は月内に行わなければいけないモニタリングやサービス担当者会議のために事業所内で滞在する時間が圧倒的に短くなります。
このタイミングで届く情報は、
内容に関わらず後回しにされやすく、
結果として「読まれない配信」になりがちです。

一方で、月中は比較的業務が落ち着き、
メールを確認する余裕が生まれやすい時期でもあります。

この前提から、

月初と月末は配信しない
月に何度も送らない
毎月、同じ時期に届くようにする

という方向性を、最初に共有しました。

重要なのは、
「目立つこと」や「反応を増やすこと」ではなく、
業務の流れの中でも自然に無理なくキャッチできる情報になることです。
月の中旬に届いた空き状況のお知らせ。
がっつり見る時間がなかったとしても、潜在的にそこをクリックすれば空き状況がわかる、ということがインプットされます。
月末の多忙なサービス調整、サービス利用希望者がいたとき、ケアマネも空き状況を確認するために、
「あ、そういえば空き状況のお知らせが届いてたの見てみよう」と想起することにつながります。

これは、ケアマネの立場で情報を受け取ってきた経験があるからお伝えできるリアルな経験に基づいています。