「ケアプランデータ連携システム、入れた方がいいよ、っていうのは分かるけど…」という空気。

最近どこの居宅介護支援事業所でも一度は話題に出ていると思います。

ただ、現場の感じ方はどうでしょう。

• 気にはなる
• でも周りもそこまで使っていない
• 正直、今すぐ困っているわけでもない
• 今までの仕事、何かを変えるのはちょっと不安

というのが本音ではないでしょうか。

実際、介護保険事業所のうち、導入事業所の数はまだまだ1割台。
地域ごとに取り組み状況が大きく異なりますので、地域によってはそれを大きく下回るというという状況もあります。

介護報酬改定では居宅介護支援事業所や地域包括支援センターも処遇改善加算の対象となり、その要件がケアプランデータ連携システムの利用契約又はその予定ということになりました。
「処遇改善につながる＝給料アップにつながる」
となれば、その関心度も強くなります。

ただ、まだまだ現状、
「関心はあるけれど、不安もある」
そんな段階にある事業所が多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ケアプランデータ連携システムの導入を迷っている居宅介護支援事業所や地域包括支援センターに向けて、導入する・しないでどっちがお得なのかをわかりやすく解説したいと思います。
居宅介護支援事業所管理者や地域包括支援センター相談員として勤務していた経験も踏まえてお伝えできればと思います。

ケアプランデータ連携システムは、なぜここまで広がっていないのか

ケアプランデータ連携システムについては、
「便利そう」「方向性は分かる」という声がある一方で、
お伝えした通りまだまだ導入は進んでいるとは言えません。

この「温度差」には、はっきりとした理由があります。

システム導入の効果が見えにくい

まず一つ目は、
導入効果が分かりやすく見えにくいという点です。

ケアプランデータ連携は、

• 何かを新しく生み出す
• 売上が直接増える
• 利用者が増える

といったシステムではありません。

その効果は

• 情報のやり取りが早くなる
• 紙や印刷コストが減る
• 確認の作業・手間が減る

といった、日常業務の改善に現れます。

日本介護クラフトユニオン（以下：略＝NCCU）の調査でも、導入事業所の約6割が「便利だと思う」と答えている一方で、
「とても楽になった」という評価は限定的でした。

そして、導入したことでむしろ「負担が増えた」と回答したケアマネも20.2%もいることがわかっています。

※参照：日本介護クラフトユニオン「処遇改善策の新要件に関する事前調査結果報告～ケアプランデータ連携システムの現状と課題～」

つまり、
良くはなっているが、劇的ではない。
むしろ、今までのやり方を変えることや導入の手続きなどで負担があった、と感じている方も1/5以上いるということがわかっています。
周囲の事業所からもそのような声が上がることも少なくなく、これが導入判断を慎重にさせています。

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「相手が使っていないと意味がない」という現実

二つ目の理由は、
自分の事業所だけでは完結しない仕組みだということです。

調査でも、未導入の理由として多く挙がっているのが、

• 連携先の事業所が使っていない
• 地域全体で広がっていない

という声です。

ケアプランデータ連携は、居宅介護支援事業所とサービス事業所の双方が使ってこそ効果が出ます。

そのため、

• 自分だけ入れても二重対応が発生する
• 結局、紙やFAXも残る
• 「今はまだ早いのでは」と感じてしまう

という判断になりやすいのも、無理はありません。
先ほど紹介したNCCUの調査でも、76.2%のケアマネは、
「一部の相手しか使っておらず紙・FAXが必要」と回答しています。
「相手側の事業所が使っていない」という回答も59.5%あることがわかります。

導入＝業務が増えるのでは、という不安

三つ目は、
導入初期の負担に対する不安です。

NCCUの調査では、

• 入力作業が増えたと感じる
• 操作が分かりにくい
• 既存ソフトとの併用が大変

といった声も一定数見られます。

※参照：日本介護クラフトユニオン「処遇改善策の新要件に関する事前調査結果報告～ケアプランデータ連携システムの現状と課題～」

ケアプランデータ連携システムを活用したくないという理由では、
システム操作による職員の負担や、システムの使いにくさ、手間がかかるといった意見も多く見られました。

特に居宅介護支援事業所のケアマネについてはベテラン職員も多く、新しいシステムを導入して作業を一から覚えるのは大きな負担に感じるでしょう。
現役ケアマネの平均年齢は55歳と言われています。
この先何年この仕事を続けるのかと考えれば、
「これ以上仕事を増やしたくない」という感覚はとても自然です。

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それでも制度は、少しずつ前に進んでいる

一方で、こうした現場の意見や普及率の問題を抱えながらも、国はケアプランデータ連携システム導入をさらに強く推し進めています。ケアプー推しです。

2026年の介護報酬改定では、

• 居宅介護支援事業所
• 地域包括支援センター

も処遇改善加算の対象となり、
その要件としてケアプランデータ連携システムの利用（または利用予定）が位置づけられました。

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ここで重要なのは、
ケアプランデータ連携システムですべての情報共有を行っているかではなく、
システムを導入する予定があるかというところまで要件の幅がある点です。

• フリープランで利用料免除期間を作ってまで
• 処遇改善の加算要件としてまで
• 導入見込みの事業所も含める形にハードルを下げて

そこまでして普及を進めようとしているということです。バーゲンセールとか出血大サービスどころの騒ぎじゃないってことですよ。
じゃあ、どっちが得なのか、利用料が復活してからもお得なのか、そこを見ていきましょう。

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ケアプランデータ連携システム導入費用。入れる入れない、結局どっちが得なの？

ケアプランデータ連携「入れる・入れない」を費用面で整理してみましょう。

ケアプランデータ連携システムにはメリットもあれば、
正直なところデメリットや不安もあります。

なのでここでは一度、
感情や印象論を横に置いて、
処遇改善の要件として事業所やケアマネにとってどのくらいメリットがあるのかを解説します。

ケアマネ処遇改善、加算率は2.1％！

2026年の介護報酬改定では、
居宅介護支援事業所や地域包括支援センターも処遇改善加算の対象となりました。
これまで蚊帳の外にされていたケアマネも、処遇改善加算の仲間に入れてもらえたことで、給与の改善の可能性がわずかながら見えてきました（対象にならない可能性の大きい経営者ひとりケアマネ事業所にとっては残念な話ですが）

ここで大事なのは、加算率「2.1％」という数字と、
ケアプランデータ連携システムの利用料年間21,000円（税込）という数字を正しく理解することです。

処遇改善加算の金額比較

比較をわかりやすくするため、地域加算なし・1単位＝10円 という前提で、利用者は全員要介護１または２として見ていきます（だったら特定事業所Ⅰなんてとれなくない？っていう指摘はもっともですが・・・加算の効果が少なかった場合の想定で）。

特定事業所加算なしの事業所A

1人あたり：1,086単位 × 10円 ＝ 10,860円／月

これを見てわかる通り、要介護１・２の利用者が10人いれば、少なくともケアプランデータ連携システムの年間利用料21,000円を超えることができます。
一人当たりの加算の金額で考えたら「たった230円/月か・・・」としか思えないのですが、一年間で、事業所全体でと考えれば、その金額は形になってイメージができないでしょうか。

そして、それが全部とは言わずとも、ケアマネとして働く従業員の給与につながると思えば。。。
つまり、利用者10人であったとしても、導入した方がお得になる、ということです。

特定事業所Ⅰの場合の処遇改善加算イメージ

仮に特定事業所であれば、利用者数が増えるほど、
2.1％の金額インパクトは確実に大きくなります。

1人あたり：(1,086＋519)単位 × 10円 ＝ 16,050円／月

このように、特定事業所であれば基本単価が上がる分、処遇改善の上がり幅もでかくなります。利用者10人分で年間4万円になります。
当然特定事業所はケアマネの配置人数は多いわけですからその恩恵として得られる介護報酬の額も大きくなります。
事業所の規模が大きければ一か月で10数万収入が増える事業所だってあるでしょう。

特定事業所であれば、利用者ひとりあたりで、処遇改善加算の金額も228円→371円と、150円近く上がるわけですから。これは大きいですよね。

導入しない理由が費用・金額であれば、全く考える余地はありません。

もちろん、今はケアプランデータ連携システムのフリーパス期間中。
2026年5月末までに申し込めば１年間は無料でシステムを利用することができます。

ケアプランデータ連携システムを利用した方が圧倒的にオトクなのです。

「業務改善にならないなら意味がない？」という疑問

懐疑的な方から見たら、システムを導入したとしても
「そこまで業務改善にならないなら、入れる意味あるの？」
というものです。

ここは正直に言うと、
「ですよね」
としか言いようがないです。

でも、ちょっと待って。

ケアプランデータ連携システムを活用している事業所が加算の対象になるわけではありません。
導入している事業所・導入予定の事業所が対象になるのです。
報告の時期までに体制を整えて、一回、どこかの事業所に協力してもらって試してみて・・・
というレベルで全く問題ないのです。

だから、負担になる・業務が煩雑になる・二重作業が必要になる、なんて心配をするよりも、
とりあえず入れおこうぜ。でいいのではないでしょうか。

使わなきゃいけない、じゃなくて、入れておけばいい。
加入していることを示す画面のスクリーンショットがあればいいのですから。
厚労省からのQ&Aが示され、システムを利用した実績を示すことが必要になりました。詳細は追記部分をご確認ください。
なので、システムを一度でも利用したというその証拠写真を撮るためだけに使えばいいんです。

※厚労省介護保険最新情報vol.1462「「介護分野の職員の賃上げ・職場環境改善支援事
業に関するＱ＆Ａ（第１版）」の送付について

どんなシステムでも、慣れる時間は必要です。
その時間をフリーパスという期間を設けている間に、ちょっとでも関心を持って、
「あ？ひょっとして使えるかも？」
と思うところまでたどり着ければ現時点ではOKではないでしょうか。

まだまだシステムの改良の余地はたくさん（腐るほど）あるので、それらの解消も進んで使いやすくなることも期待していくのがいいんじゃないでしょうか。

追記

新たなQ&Aが発出され、加入ではなく、利用が条件だと公表されました。

令和８年度特例要件を満たすに当たっては、ケアプランデータ連携システムへの加入だけではなく、利用することが必要であり、実績報告書において、利用実績について記載することとする。

急に後出しで条件厳しくしてきましたね。スクリーンショット用意させるんじゃなくて、そんな利用実績くらいシステム側でカウントできるんじゃないのかと言いたくなりますが・・・。業務改善とか効率化とかDXとかって言う人たちがやることかと。

参照：厚労省介護保険最新情報vol.1479[介護職員等処遇改善加算に関する基本的考え方並びに事務処理手順及び様式例の提示について（令和８年度分）」及び「介護職員等処遇改善加算に関するＱ＆Ａ（第１版）]

あっても使わないシステムだったら・・・意味あるの？

新しいことを習得する時間もないし、連携する相手もいない。
ひょっとしたら、使わないかもしれないシステム。
そんなもの、意味があるの？と思っている方も多いと思います。

・・・でも、どこかで「流れが変わるポイント」は確実に来ます。

ケアプランデータ連携について、
「周りが使っていないから意味がない」という声は、今も多いです。

ただ、状況は少しずつ変わり始めています。
フリーパスキャンペーンの効果もあって、
登録事業所数は大幅に増えています。

さらに、介護報酬改定では居宅介護支援事業所だけでなく、
訪問介護・通所介護など在宅系サービス事業所側でも、加算の要件にケアプランデータ連携が位置付けられました。

この影響で、
連携できる事業所は、確実に増えていくと考えられます。

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すぐに爆発的に広がるとは限らない

ケアプランデータ連携が、

• 一気に全国で当たり前になる
• 来年には紙やFAXが消える

そんな厚生労働省が絵にかいたような未来が、すぐに来るとは考えにくい。

介護の現場では人手も時間も足りない。現場の年齢層も高い。
急激なイノベーションが起きにくい状況でもあり、広がり方はあくまで段階的です。

それでも「ブレイクポイント」は、どこかで来る

しかし、ケアプランデータ連携システムが爆発的に広がるブレイクポイントは確実に迫っていると思われます。そのきっかけは、例えば

• ケアプランデータ連携自体の機能拡張
• 2027年介護報酬改定での要件強化
• 国が進めている介護情報基盤との本格的な結合

このどれか、あるいは複数が重なったタイミングなのか。

もしくは、地域を限定的にとらえれば、市内の地域包括支援センターが一斉にケアプランデータ連携システムを導入する、などのきっかけがあれば一気に広がるでしょう。

つまり、いまは
本格普及の“夜明け前”のフェーズにいるといえます。

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今は「全部変える時期」ではなく「土台を作る時期」

大事なのは、ケアプランデータ連携システム導入＝すべてが変わる、ではないということです。

ケアプランデータ連携を入れたからといって、

• 業務が一変する
• 連携が一気にスムーズになる

そんなことは起きません。
厚生労働省が描いたアホみたいな経済効果はきっとありません。

※参照：公益社団法人国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システムヘルプデスク：システムの全体概要と機能」

今の位置づけは、

• アカウントを作る
• 環境を整える
• 触ってみる
• 流れを知る
• 事業所内で共有する

この土台作りの時期です。

日常の業務をしている中で、
「あ、これだったらデータ連携の方が早いな」
「郵便時間かかりすぎだよね・・・やっぱ、使ってみようかな？」
現場から自然発生的にその必要性が高まってきたら、それがケアプランデータ連携システム運用を始めていけばいいのです。

なので、慣らし運転までいくことができればオッケーではないでしょうか。

導入がうまくいっている地域には「共通点」がある

地域ごとの登録状況や現場の事例を見ていると、
ケアプランデータ連携が比較的スムーズに広がっている地域には、
はっきりした共通点があります。

それは、

「現場を分かっている人が、伴走している」
という点です。

具体的な名前を上げれば、タダカヨさんのような介護現場を理解している団体です。
ケアプランデータ連携システムにおける彼らの貢献は偉大です。

• システムの説明だけで終わらない
• 現場の業務フローを理解している
• 地域の主導的な役割を担うキーパーソンをがっちりキャッチする

こうした翻訳役・橋渡し役がいる地域は、普及・実践のスピードが爆速に広がります。

実際、介護の現場を熟知した協力者が関わるモデル地域では、
導入率・定着率ともに、桁違いに高いことがわかります。

ケアプランデータ連携システム成功のカギは「人」を育てられるかどうか

国がこれだけ推進しているので、導入率自体は上がるでしょう。
でもそれがゴールではありません。
データ連携が一般的になり、紙とFAXが激減し、業務効率化とスピード化が実現しなければ意味がありません。

そして、この先、ケアプランデータ連携がどこまで本当に根付くかは、
現場に寄り添って支える伴走型のIT人材を、どこまで育てられるか。

ここが最大のポイントです。

国が、

• そうした人材を派遣していくことに予算をしっかりつけられるか
• 現場と制度の間に立てる人を育成できるのか

システムの利用が広がるためにはこの部分のバックアップが不可欠になるでしょう。

まとめ｜ケアプランデータ連携。今、導入しない理由はない

ケアプランデータ連携は、導入したからといって、
突然業務が半分に減るわけでも、世界がひっくり返るわけでも、シーズン開幕を待たずに湘南ベルマーレがJ1に復帰するわけでもありません（最後願望が・・・）。
そう、導入したからと言って、現場が激変するものではありません。

ただ、処遇改善加算の要件になり、
訪問・通所系の事業所側にも利用する理由が生まれ、
連携できる相手はこれから確実に増えていきます。

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2026年3月4日、厚生労働省は「介護保険最新情報 Vol.1474」として、令和8年度の介護職員等処遇改善加

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今は本番ではなく、土台作りの時期。
日常的に業務として使う必要はなく、体制を整え、徐々に慣らしていきましょう。
いきなりゴールを目指すのではなく、新しいことを始めたときは、小さなステップを積み重ねていけばいいのです。

業務のデジタル化やAI活用などもそれと同じです。
私たちウェルコネクトはホームページ制作が本業ですが、
事業所のホームページの運用開始やリニューアルに関しても、最初から完成形を目指すだけでなく、徐々に育てていくことを提案しております。
そこで、現場職員の意識の高まりや、成長などとともに、大きな成果を生むことができるようになるのです。

ケアマネの仕事も、事業所の運営も、少しずつアップデートしていく時代です。

この機会にケアプランデータ連携システム導入を考えてみましょう。
不安ゼロでできるスタートなんてどこにもないのですから。

居宅介護支援事業所のホームページには何を載せる？ケアマネの仕事が伝わる情報発信 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

前回の記事では、居宅介護支援事業所「だからこそ」ホームページが必要な理由を解説しました。 では、実際に居宅介護

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よくある質問

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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よく相談いただくのが、介護ソフトの導入や変更について。「どれを選べばいいか分からない」という声は、小規模な事業所ほどよく耳にします。
ITスキルに長けたスタッフが限られていたり、費用に余裕がなかったりする中で、ソフト選びは事業所運営や業務効率化にも大きく影響する問題です。

私自身、かつて居宅介護支援事業所の管理者として、実際に複数のソフトを比較・導入した経験があります。

この記事では、ソフト導入で失敗しないために知っておきたいポイントを、現場目線と経営目線の両方から整理し、実体験を交えながら解説していきます。

個人的な推しソフトとして、特に小規模事業所様向けに「トリケアトプス」についての事例を紹介します。ご興味のある方は是非記事後半まで読んでいっていただければ幸いです。

介護ソフト導入の期待と現実

介護ソフトを導入する事業所の多くが、「業務効率化」や「スタッフの負担軽減」を期待して製品を選びます。
特に高機能なソフトは、請求業務・記録・シフト管理・連絡機能などが一体化されており、「これひとつで全部できるなら便利そう」と感じられるかもしれません。

しかし、現実にはその“高機能”が、かえって現場の負担や混乱を招いてしまうケースも少なくありません。

複雑な操作が“日常業務に食い込めない”という壁

事業者様との会話のなかでしばしば耳にするのが、「高機能なソフトを入れてみたけど、現場ではほとんど使われていない」という話です。

その理由の多くは、“多機能＝複雑”になっていることにあります。

• 操作画面が細かく分かれていて、目的の作業にたどり着くまでのクリック数が多い
• メニューが多すぎて「どこから手をつければいいか分からない」
• 慣れるまでに時間がかかり、新人やICTが苦手なスタッフが入力を敬遠する

このような状態では、ソフトが「便利なツール」ではなく、「一部の人しか使えないもの」として認識されてしまい、導入したのに活用されないという本末転倒の結果につながります。

専任担当のいない現場で“誰がITを回すのか”という現実

大規模な法人であれば、システム管理者や事務職員が導入サポートや社内研修を行うことができます。
しかし、小規模な事業所では、そうした専任人材が存在しないことがほとんどです。

多くの場合、介護職員自身がケアの合間やサービス提供後に記録を入力し、管理者が請求処理までを担うという運用になります。
そのため、複雑な操作やマニュアルを読み込む必要があるソフトは、「時間的にも精神的にも扱いきれない」という声につながってしまうのです。

とくに居宅介護支援事業所では、ひとりから数人という少人数で業務を回しているケースが多く、「業務の効率化のために入れたはずが、現場の業務時間をさらに圧迫する結果になった」という逆転現象も起こり得ます。

必要のない機能が“負担”になるパラドックス

介護ソフトには「業務連絡」「チャット」「掲示板」「シフト共有」など、便利そうに見える機能がたくさん盛り込まれていることがあります。
しかし、それらの多くはすでにLINE（LINEWORKS）などのチャットツールや、連絡ノートなどで回っている運用とかぶっており、かえって煩雑さを増す原因になります。

私がかつて管理者として使用していたあるソフトは、事業所連携やコミュニケーション機能を強化している反面、本来求めている記録や書類作成のユーザビリティが非常に悪く、効率が悪化した経験があります。
現場が本当に必要としていたのは、“毎日の記録をスムーズに入力できること”だったのです。

本来の目的からズレた付加機能に振り回されることで、
「便利そうだったけど、現場にとってはやることが増えただけだった」という結果に陥ることは少なくありません。

ソフト導入がスタッフ離れにつながることも

特に小規模な現場では、「新しいシステムに順応する余裕がない」と感じてしまうスタッフもいます。

• 「難しい操作を覚えるのが負担」
• 「入力する時間がない」
• 「前のソフトの方がよかった」

こうした声が出始めると、導入時に描いていた“効率化”や“負担軽減”という理想とは真逆の状態になります。
一部のスタッフにとっては、それが職場に対する不満やストレスに直結し、自分たちの意見を聞いてもらえない、と感じ、最終的には離職という結果につながる可能性もあるのです。

だからこそ、ソフト導入は単に機能の多さで判断すべきではありません。
現場の業務フローに自然に馴染むこと、使い続けられること、そして導入後の定着支援のしやすさを重視すべきなのです。

小規模事業所に必要なのは“ちょうどいいソフト”

機能が多ければ多いほど良い、というのは必ずしも正解ではありません。
小規模事業所では、「必要な機能だけに絞られていて、誰でも使いやすい」というシンプルさこそが、最大の価値になることがあります。

高機能＝高価格というケースも多く、毎月のランニングコストが経営を圧迫することもあります。
だからこそ、「現場で無理なく使えるか」「価格に見合う運用ができるか」という視点が、ソフト選びにおいて非常に重要なのです。

介護ソフトの口コミが信用できない理由

介護ソフトを検討する際、インターネット上の口コミやランキング記事を参考にする方は多いと思います。
「○○ソフトは使いやすい！」「○○がシェアNo.1！」「業務効率化で残業ゼロを実現」といった情報に触れると、「間違いなさそう！」「求めていたのはこれだ！」と感じるのも無理はありません。

しかし、口コミや比較記事を鵜呑みにしてソフトを選ぶことは、現場にとって大きなリスクになる可能性があります。
ここでは、私が現場と接する中で実感した、「口コミに依存したソフト選びがなぜ危険か」についてお伝えしたいと思います。

介護事業所ごとに「求めるもの」がまったく違う

まず大前提として、介護事業所ごとに置かれている状況や求めている機能がまったく異なります。
つまり、ある事業所にとって“神ソフト”であっても、別の事業所にとっては“使いづらいツール”であることが十分にあり得るのです。

たとえば以下のような違いが考えられます。

• 事業所の規模感（職員5人の事業所と、複数拠点を持つ大規模法人であればもとめているものも異なる）
• サービス種別（訪問、通所、居宅、福祉用具で業務フローや記録の形式が異なる）
• スタッフのITリテラシー（若手中心か、慣れていない職員が中心か）
• 記録の優先度や現場文化（ちょっと空いた時間で入力作業を行うか、通常業務の終了後のまとまった時間に入力するか）

このように条件が大きく異なるにもかかわらず、口コミサイトや比較記事では、こうした前提条件がほとんど語られないことが多いのです。

小規模単独事業所で使用するのに、複数拠点ごとの売上進捗管理がリアルタイムで集計できる、なんて機能が必要かと言ったら必要ないわけです。居宅介護支援事業所単体であれば利用者数（介護度）と加算でほぼほぼ売上は網羅できてしまうわけですから。
事業所が違えば求める機能は異なるわけです。

比較サイトや口コミの“誰の評価か”が曖昧すぎる

もうひとつ大きな問題は、口コミの「発信者」が誰なのか明確でないことです。

• 現場職員が書いているのか
• 実際には使っていない経営者が書いているのか
• 導入して間もない初期印象だけなのか
• 法人規模やサービス種別が同じなのかどうか

こうした情報がわからないまま「使いやすい」「便利」と書かれていても、それは“誰にとっての使いやすさか”が不明瞭なままです。

また、比較サイト自体が広告掲載料によって順位が変わる仕組みになっていることも珍しくありません。
「人気第1位」や「満足度No.1」という表現に目を引かれてしまいがちですが、それが本当に中立的な評価かどうかは、慎重に見極める必要があります。

見合っていないソフト導入が「コストの落とし穴」になる

口コミや評価が良いからといって、自分たちの事業所に合っていない高額ソフトを導入してしまうケースは少なくありません。
一見すると「業務が効率化できそう」「多機能で安心」と思えるソフトでも、実際には使いこなせなかったり、機能が過剰で“宝の持ち腐れ”になってしまうことがあります。

その結果、

• 利用されないまま、毎月の高額な使用料だけが経営を圧迫する
• 必要に迫られて追加オプションを導入せざるを得なくなる
• 結局使わなくなり、数カ月後に別のソフトへ切り替え（＝二重コスト・再教育コストの発生）
• せっかく補助金などを活用して導入しても、持続的な運用ができず、返って現場が混乱する

というような“コストの落とし穴”に陥ってしまうのです。

口コミやランキングを根拠に判断してしまうと、こうした実務と価格のバランスを見落としやすく、「まさかここまで使いづらいとは…」といった後悔に繋がることもあります。

“誰がどんな環境で使っていたか”が重要

私自身、居宅介護支援事業所の管理者としてソフトを選定した際、「口コミで評判のいいソフト」を複数試したことがあります。
しかし実際に導入してみると、

• 高評価されていたチャット機能がむしろ業務を煩雑にしてしまった
• サポート体制が遅く、トラブル時にまったく連絡がつかない
• 想定よりも料金が高く、経費としての持続が難しくなった

など、口コミからは見えなかった現実に直面しました。
この経験から、「良い評価が多い＝どの事業所にも当てはまる」ではないということを痛感しました。

口コミは“判断材料のひとつ”にすぎない

もちろん、口コミそのものを全否定するわけではありません。
実際に使ってみた人の感想を参考にすることは大事ですし、傾向として「ここが使いやすかった」「サポートが丁寧だった」といった情報は有益です。

ただしそれはあくまで”補助的な情報”にとどめるべきであり、「口コミを鵜呑みにしてはいけない」ということも言えます。

重要なのは、「うちの事業所にとってどうか？」という観点から、

• どんな業務にどんな機能が必要なのか
• どんな職員構成でどんな使い方をするのか
• どこまでITを使いこなせるか／使いたいか
• 価格と実用性のバランスが取れているか

といった自分たちなりの基準を持った上で、最終判断を下すことです。

口コミに頼りすぎると「コスト」と「混乱」が跳ね返ってくる

介護ソフト選びは、現場運営の効率やスタッフの働きやすさ、さらには経営の健全性にも関わる重要な選択です。
その判断を「誰かの感想」や「なんとなくの評判」に委ねてしまうと、
あとから「やっぱり合わなかった」「高すぎて継続できない」といった問題に直面しかねません。口コミはあなた方の事業の成否に何の責任も持たないのですから。

だからこそ、口コミや比較記事に流されすぎず、“自分たちの現場に本当に合うかどうか”という視点で、冷静に見極めることが大切です。

小規模事業所の介護ソフト選び、3つの判断基準

小規模な介護事業所では、介護ソフトの選定がそのまま業務効率や経営の安定性に直結することが多くあります。
ところが、大規模事業所向けに設計された“高機能なソフト”を導入しても、実際には「使いこなせない」「費用ばかりかかる」といった問題が頻発しています。

そこで本セクションでは、小規模事業所にこそ必要な、介護ソフト選びの判断基準を3つに絞ってお伝えします。
あくまで“自分たちの現場”に合っているかどうか。この視点が失敗を防ぐ鍵になります。

1. 操作性：ITに慣れていないスタッフでも使えるか？

小規模事業所では、必ずしもITに強いスタッフばかりが揃っているわけではありません。
現場では、60代のヘルパーさんが記録を入力するなど、かつては紙の記録で慣れ親しんだベテラン職員が中心になることもあります。

だからこそ重要なのが、「誰でも迷わず使えるか」という操作性です。
特に見るべきポイントは以下の通りです：

• ボタン配置や画面構成がシンプルで分かりやすい
• 「入力項目が多すぎて疲れる」という声が出ない
• スマホ・タブレットでも直感的に操作できる
• 習得に時間がかからない

高機能であっても、使われなければ意味がありません。
“操作マニュアルなしでも使えるかどうか”を、特に一番ITリテラシーの低いと思われる職員の顔を思い浮かべながら確認するのがおすすめです。

2. 費用感：経営を圧迫しない価格か？

小規模事業所では、ランニングコストが経営を左右するほど重い問題になることがあります。
特に以下のようなケースには注意が必要です。

• 機能数が多いが価格も高く、使っていない機能にお金を払っている
• 請求業務だけで使っているのに、フルパッケージの料金を支払っている
• サポートが有償オプションで、追加費用がかかる
• 利用人数やデバイス数によって料金が変動する

私がかつて管理していた居宅介護支援事業所でも、併設事業所と共通するソフトを使っていた時に「機能は豊富だけど居宅介護支援事業所で使える機能ではない」「料金が高すぎる」「サポートの対応も遅く、結局業務に支障が出る」などの問題に直面していました。

重要なのは、「うちの規模や使い方にとって妥当な価格か」という冷静な判断です。
“価格が安いかどうか”ではなく、“その金額に見合った価値があるか”を見極めましょう。

3. 現場適応性：事業所の実態にフィットするか？

最後の判断基準は、「そのソフトが自分たちの業務の流れに自然に馴染むかどうか」です。

小規模事業所には、以下のような“現場ならではの特性”があります。

• 職員が少人数で複数業務を兼任している
• 業務が属人化していて、仕組み化されていない部分が多い
• 電話対応や訪問対応が多く、ソフトに向き合える時間が限られている
• そもそもパソコンが1台しかない、ということも

こうした事情を踏まえると、以下のような点が“現場に合うか”の判断材料になります：

• クラウド型で、自宅や移動中でもアクセスできるか
• ユーザビリティが高く、画面遷移が少なく、必要な情報にすぐ辿り着けるか
• 担当職員のスケジュールや記録が一元化されているか
• 現場の声に応えてアップデートがされているか

もちろん、「サポート体制」も重要です。
電話対応やチャットボット、メールフォームなど、問い合わせ方法の種類を確認しておくといいでしょう。
ソフトが原因で現場が混乱したり、不満が溜まったりしないよう、導入後のフォローも含めて選びましょう。

3つの判断軸は「うちの現場に合うか」で考える

ここで挙げた3つの判断軸――
「誰でも使える操作性」「無理のない費用感」「現場との適合性」は、
どれも“他社の口コミ”ではなく、“自分たちの実情”に照らして判断することがカギです。自分たちの理想ではなく、今の現在地、実情に照らし合わせるということです。

システムの魅力を語るのは簡単ですが、導入してから「合わなかった」と気づいても、解約や乗り換えには手間もコストもかかります。

だからこそ、小規模事業所では「最も重要な機能における操作性の高さ」があり「コストパフォーマンスが高く」「自分たちの現場の実情に合った」ソフトを選ぶことが、結果的に最良の選択になると私は感じています。

実際に使ってよかったソフトの一例：トリケアトプス

ここまで、小規模事業所にとって重要な介護ソフト選びの判断基準をお伝えしてきました。
「じゃあ、どれを選んだらいいの？」とツッコミが入りそうなので、ここからはその視点をもとに、私自身が「これは合っていた」と感じたソフトの一例として、「トリケアトプス」を紹介します。

あくまで自分の体験談として、小規模事業所での運用にマッチしていたのがこのソフトだと感じたものですし、当然、事業所の運営形態などによってはうまくいかないこともあるでしょう。

ただ、小規模の事業所様と関わる機会が多いので「ソフトって何がいいですかね？」という相談を受けると、大手ではないけれど、自分の経験として推せるのはこのソフトというのが実際のところです。

そもそも「トリケアトプス」ってどんなソフト？

「トリケアトプス」は、クラウド型の介護保険業務支援ソフトです。
訪問介護、通所介護、居宅介護支援など、複数のサービス形態に対応しており、主に中小規模の事業所を主なターゲットにしています。

他のソフトに比べて、知名度は高くありません。
自分も全く知りませんでしたが、独立型単独居宅の事業所のセミナーに参加したときに講師が使っていると話していたのがこのソフトでした。

実際に使ってみて感じたのは、「現場で本当に求めている“ちょうどいい”が詰まっている」ということでした。

操作に迷わない

まず第一に、「とにかく操作がわかりやすい」。

以前使用していた別のソフトでは、「どこから何を入力すればいいのか分からない」「帳票がバラバラで管理が大変」といった声が職員から出ていました。

一方でトリケアトプスは、画面構成のわかりやすさがあります。
そして、最初はナビゲーション機能がついているので、どこに何があるのかをソフトが教えてくれるので、スタッフに研修する際にも一から十までつきっきりで教えることもなく、スムーズに移行ができます。

コストパフォーマンスが良い

小規模事業所にとって大きな魅力は、価格設定の手ごろさです。

それ以前に使っていたソフトは月額固定料金。「使う使わないに関係なく高額なパッケージ費用を支払わなければならない」タイプでした。

トリケアトプスは、十分な機能を持ちながらも価格がかなり抑えられています。
居宅介護支援事業所では利用者数に応じた従量課金制度なので、特に事業所立ち上げの時などはソフトにかかる費用をかなり抑えることができます。だって、利用者一人当たりの料金220円/月　で、上限価格5,500円ですから。

サポート体制も手厚く、質問に対するレスポンスも早かったです（あまりサポートに相談する機会がなかったのでたまたまかもしれませんが・・・）。

「これでこの価格なら、十分に満足できる」と素直に思えたのは、他のソフトにはなかった感覚でした。

現場の声を取り入れ、複雑な業務にもスマートに対応

一番は、現場の声をよく理解していると感じることです。

多機能・高機能なソフトもありますが、大規模事業所にとっては経営面のサポートや職員管理などでメリットは大きいのかと思います。

逆にトリケアトプスはその点、現場の声を重視しているソフトだと感じます。帳票の種類も豊富で柔軟に運用することができ、業務効率を上げることができます。

また、クラウド型なので端末に縛られず、どこからでもアクセスできるのも大きなメリットです。テレワークなどでの運用にも適しています。特定事業所だったので、24時間365日利用者や事業所からの連絡がかかってくることがありますが、他のスタッフの対応についてもソフトを通して確認ができ、対応することができます。

もちろん、いま話題のケアプランデータ連携システムにも対応しています。もちろん、自分はいま現場のケアマネをしているわけではないので使ったことはないのですが。
ケアプランデータ連携システムはフリーパスキャンペーン期間中なので、ソフト切り替えのついでにケアプランデータ連携にトライしてみるのもいいかもしれませんね。

ケアプランデータ連携システムフリーパス！導入状況・メリット・デメリットを解説 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護現場の情報連携に変革をもたらす？「ケアプランデータ連携システム」 介護業界では、ケアマネジャーと訪問介護・

welconnect.net

令和5年に課題分析標準項目が見直されましたが、それに対応した新しいアセスメントシートもあるそうです。こういった制度変更などに対するアップデートの小回りの良さっていうところも大きな魅力ですね。

あくまで、元ユーザーとしての体験から推しポイントを紹介しました。

トリケアトプスさんのウェブサイトはこちら

とはいえ、すでにお伝えしている通り、どのソフトにも向き不向きがありますし、事業所によって最適解は異なるでしょう。
ただ、「小規模事業所での運用で、コストを抑えながら業務を効率化したい」という条件下であれば、このソフトは非常に現実的な選択肢の一つになると感じています。

「こんなソフトもあるよ」「こういう選び方もあるよ」という一例として、参考になれば嬉しいです。

※逆に、いまいちだったソフトの情報・体験談を聞きたい人はこっそり教えますのでご相談の際にでもぜひ・・・。

選び方の“軸”があれば、ソフト選びに迷わない

介護ソフトは「高機能＝正解」ではありません。
大切なのは、自分たちの事業所にとって無理なく使えて、現場の業務負担を軽減できるかどうかという視点です。

小規模な事業所ほど、操作性やコストパフォーマンス、サポートの質といった“基本の部分”がソフト選びの鍵になります。
また、口コミやランキングだけに頼らず、「うちにとって必要なことは何か？」という判断の軸を持つことが、選定ミスを防ぐ第一歩です。
ソフトの切り替えなどの際にはぜひ参考にしていただければと思います。

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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