ただ、事故対応を終えたあとに、何から書けばよいか迷うこともあります。管理者から詳しく書くよう求められても、どこまで説明すればよいのか分からない。原因や対策まで一人で考えようとして、手が止まることもあるでしょう。

この記事では、介護現場の事故報告書の書き方を、転倒事故の例文とともに解説します。最後に、起きたことを会話で伝えながら下書きを作成できるAIツール「じこボット」も紹介します。

事故報告書の書き方は、事実を時系列で伝えることから

事故報告書には、確認できた事実を、時系列に沿って具体的に記載します。最初から報告書らしい文章にする必要はありません。まずは発見時刻、場所、利用者の状態、対応した職員、連絡や受診の経過をメモに残しましょう。

発生時刻と発見時刻を区別する

事故の瞬間を見ていない場合、発見した時刻を事故の発生時刻として断定しないことが大切です。

例えば、14時10分に居室の床に座っている利用者を発見したのであれば、発見時刻は14時10分ですが、転倒した時刻は分からない可能性があります。直前に確認した時刻も分かれば、その情報を添えます。

発生日時欄への記入は使用する様式の案内に従い、本文には「発生時刻不明、14時10分発見」などと補足します。分からない情報を推測で埋める必要はありません。

見たこと、聞いたこと、考えたことを区別する

職員が直接確認した事実と、本人や他の職員から聞いた内容は、情報源が分かる形で書きます。

本人の発言だけで事故の経過が確定するとは限りません。一方、本人の言葉は重要な情報です。確認できた範囲を記録し、原因の判断は後の検討と分けます。

介護の事故報告書に書く内容と記入の順番

事故報告書は、各欄が何を伝えるための項目なのかを押さえると、内容の重複や抜けを減らせます。自治体や事業所の様式に合わせて、次の情報を確認してください。

事故の概要に、その後の連絡や対策まで詰め込むと、何が起きたのかが伝わりません。事故そのものの経過と、発見後の対応を分けて書きます。

また、実施したことと予定していることも区別します。家族へ連絡済みなのか、これから説明する予定なのか。介助手順を変更したのか、次回の会議で検討する段階なのか。表現を分けることで、次に必要な対応が明確になります。

厚生労働省の事故報告書の原本様式

以下は、厚生労働省の介護保険最新情報Vol.1332に掲載された別紙様式の原本です。実際の提出には、自治体が指定する様式と要領を確認してください。

転倒事故の報告書の書き方・例文

転倒事故では、目撃した場面と発見した場面を区別し、発見後の対応まで記載します。以下は書き方を説明するための架空事例です。記載された対応は、実際の事故への処置や判断の手順を示すものではありません。

事故の概要の例文

〇年〇月〇日14時10分、職員が居室を訪問した際、利用者Aがベッド横の床に座っているところを発見した。13時50分の訪室時には、ベッド端に座っていた。転倒の瞬間を目撃した職員はおらず、発生時刻と転倒に至る動作は不明。本人はトイレへ行こうとしたと話し、右膝の痛みを訴えた。

この文章では、発見時刻、最後に確認した状況、発見時の姿勢、本人の説明、痛みの訴えを記載しています。目撃していない歩行や転倒の経過を、職員が見た事実のように書かないことがポイントです。

事故発生時・発生後の対応の例文

14時12分、看護職と管理者へ報告し、看護職が本人の状態を確認した。14時30分、長女へ電話で発見時の状況と受診予定を説明した。15時00分、職員付き添いで医療機関を受診。医師より右膝打撲と診断された。受診結果と医師からの説明内容を記録し、16時00分、長女へ受診結果を電話で報告した。

受診した場合は、診断名や検査・処置を、医療機関から確認できた内容に基づいて記載します。診断前の職員の見立てを、診断名として書くことは避けます。実際の報告書では、受診先や検査内容、その後の状態など、使用する様式で求められる情報を補います。

赤字の記入例で、各欄への書き分けを確認する

原本様式に、本文の架空の転倒事例と書き方のポイントを赤字で加えました。事故の経過、実施した対応、原因の検討、再発防止策をそれぞれの欄へ書き分ける際の参考にしてください。

事故報告書の原因分析は、確認した事実を根拠に書く

原因分析では、利用者の状態、支援方法、環境、情報共有や業務手順などを確認します。利用者が動いたことや、職員が見ていなかったことだけで検討を終えると、改善すべき条件が見えません。

例えば、トイレへ向かう途中の転倒が疑われる場合には、本人の普段の移動方法、排泄の訴え、必要な介助、履物、ベッド周辺の環境、職員間で共有していた情報を確かめます。

ただし、確認項目を並べることと、原因が分かることは別です。床が滑った、職員が不足していたなど、確認していない要因を事実として書かないようにしましょう。

原因が分からない場合も、確認できた範囲を書く

前述の架空事例で、本人が歩き始めた場面を誰も見ていなければ、転倒した動作を断定することはできません。その場合は、発生時の動作を特定できていないことを明記し、関連する記録や支援内容を確認します。新たに分かった情報は追記し、管理者や関係職種と検討を進めます。

事故報告書に必要なのは、早く一つの原因を決めることではなく、確認した情報と判断の根拠を残すことです。事故を経験した職員の反省だけで終わらせない考え方は、次の記事で詳しく解説しています。

関連記事｜ウェルコネクト

介護現場の事故報告書を「反省文」にしない。職員がストレスなく書ける仕組みとAI活用

職員の反省に頼らず、事実の記録と組織の改善へつなげる考え方を解説。

www.welconnect.net　→

事故報告書の再発防止策は、現場で何を変えるかを書く

再発防止策には、注意する、見守りを徹底するといった心構えに加え、具体的に変更する支援や手順を記載します。誰が、いつから、何を行うかまで決めることが大切です。

例えば、検討の結果、排泄支援の内容が本人の現在の状態と合っていなかったことが確認された場合には、次のように具体化できます。

担当介護職と看護職が排泄の時間帯、本人の訴え、必要な移動介助を確認し、〇月〇日までに支援方法を見直す。変更した支援内容は管理者が申し送りと支援記録へ反映する。運用開始から2週間後に、実施状況、本人の希望、同じ場面でのヒヤリハットを確認し、継続または修正を検討する。

これは検討後の対策を示す架空の例であり、すべての転倒に当てはめるものではありません。実際の要因や本人の生活に合わせて内容を決めます。

事故を防ぐために生活上の行動を一律に制限することも、安易に選ぶべき対策ではありません。本人の希望や尊厳を踏まえ、必要な支援と環境の改善を検討します。

事故報告書はいつ提出する？自治体への報告と内部記録

自治体へ提出する事故報告書と、事業所内で共有する事故・ヒヤリハットの記録は、対象や目的が異なります。自治体への報告対象に当たらない事例でも、内部で記録して改善につなげることには意味があります。

厚生労働省の介護保険最新情報Vol.1332（2024年11月29日）では、死亡に至った事故と、医師の診断を受け投薬・処置など何らかの治療が必要となった事故を、原則としてすべて報告する扱いとしています。その他の事故は自治体の取扱いによります。

同通知では、第1報を事故発生後速やかに、遅くとも5日以内を目安に提出し、その後の変化や原因分析、再発防止策を追加報告する扱いが示されています。第1報は、標準様式の項目1〜6までを可能な限り記載します。

原因や対策が完成するまで、初回の報告を待つという意味ではありません。実際の報告対象、速報の要否、期限、提出先、様式は自治体の要領を確認してください。

参考資料｜厚生労働省・介護保険最新情報Vol.1332

介護保険施設等における事故の報告様式等について

報告対象・提出期限と標準報告様式を確認できる厚生労働省の通知。

www.mhlw.go.jp　→

提出前に確認したい5つのポイント

• 発生時刻と発見時刻を区別し、不明な情報を断定していないか。
• 目撃した事実、本人の発言、原因の推定を書き分けているか。
• 実施済みの対応と、今後の予定を区別しているか。
• 再発防止策の担当者、開始時期、効果の確認方法が具体的か。
• 自治体の報告要領と様式を確認し、管理者や関係職種と内容を照合したか。

事故報告書の書き方が分かっても、文章にする負担は残る

事故報告書の基本を理解していても、対応の経過を思い出し、項目ごとに文章をまとめる作業には時間がかかります。書いた内容に不足があれば、管理者が聞き直し、職員が修正するやり取りも発生します。

ここで役立つのが、介護の事故報告書作成を会話で支援するAIツール「じこボット」です。起きたことを自分の言葉で伝え、質問に答えながら、報告書の下書きと原因・再発防止策の案を作成できます。

ショート動画で、じこボットのイメージを確認する

文章をまとめる負担をどう減らすのか、まずは紹介ショート動画をご覧ください。

会話で下書きを作り、職員・管理者が確認する

じこボットでは、文章入力、選択肢、音声入力を使って情報を伝え、確認した下書きをExcelで出力できます。完成した文章は職員や管理者が事実と照合し、原因や対策を検討します。

AIが提示する要因は検討の候補です。確認していない事実や、実施していない対応が含まれていないかを確認してください。自治体への提出は、提出先の様式や要領に合わせて行います。会話への氏名などの入力は控え、事業所のAI利用方針に従って利用します。

操作の流れや入力内容の扱いは、次の記事で確認できます。

関連記事｜ウェルコネクト

じこボットとは？介護の事故報告書を会話で作るAIツールの使い方

会話で情報を伝え、下書きを確認し、Excelへ出力するまでの操作を紹介。

www.welconnect.net　→

事故報告書は、起きたことを伝え、次の支援へつなげる記録

事故報告書では、確認できた事実を残し、対応を共有し、原因の検討から具体的な改善へつなげることが大切です。職員一人の文章力や反省に頼らず、管理者や関係職種が一緒に内容を確認できる運用を整えましょう。

書き方に迷っている方も、まずは架空の転倒事例をじこボットへ伝えてみてください。起きたことを話し、下書きを確認し、Excelへ出力する流れを体験できます。

AIツール｜じこボット

じこボットで事故報告書の下書きを作ってみる

まずは架空の事例で、会話から下書き・Excel出力までの流れを体験できます。

incident-report-liard.vercel.app　→

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

お問い合わせ

LINE公式

起きたことは覚えているのに、報告書の各欄へどう書き分けるか迷う。自分の対応がどう受け止められるか気になって、文章が進まない。管理者側も、提出された文章を読んで経過を聞き直し、書き直す作業に時間を使っているのではないでしょうか。

じこボットは、介護現場の事故報告書をAIとの会話で作成するためのWebアプリです。最初から文章を完成させる必要はありません。起きたことや気になっていることを伝え、質問に答えながら、報告書の下書きと原因・再発防止策の案を作成します。

目指しているのは、愚痴やつぶやきも含めて話しているうちに、事故報告書の材料が集まる使い方です。この記事では、介護事業所の職員と管理者に向けて、操作の流れ、出力される文章、現場での確認方法を詳しく紹介します。

じこボットとは？介護の事故報告書作成を会話で支援するAIツール

職員の言葉を、事故報告書の下書きへつなげる

じこボットは、事故の経過や発生後の対応を会話から読み取り、報告書の項目へ反映するツールです。日時、場所、事故の種類、受診や相談、家族への連絡などを確認し、集まった情報から文章を作成します。

利用者の状態を確認したこと、看護職へ相談したこと、その後に受診したことを、一度の回答で伝えても構いません。話された情報を複数の項目に結びつけ、次に必要な確認へ進む設計になっています。すべてを項目順に話そうとするより、まず覚えている経過を伝えることが出発点です。

作成した文章はAIによる下書きです。最後は職員や管理者が事実を確認し、現場の記録として適切な内容へ修正します。原因や対策についても、AIの案をきっかけに検討を進める位置づけです。

文章入力、選択肢、音声入力を組み合わせられる

短く答えられる質問は、画面の選択肢をタップできます。詳しい経過は文章で入力したり、マイクを使って話したりできます。毎回長文を入力する必要がなく、質問の内容に合わせて回答方法を選べます。

音声入力は、録音した言葉をテキストに変換して受付処理へ渡す仕組みです。回答の読み上げも利用できるため、入力と応答を音声で進める使い方ができます。テキストだけで使う場合も、特別な操作は必要ありません。

転倒・転落から誤薬、医療機器、情報漏えいまで

最初の画面には、転倒、転落、誤嚥・窒息、誤薬・与薬もれ、医療機器・チューブ、個人情報の漏えい、その他の事故のボタンがあります。近い種類を選ぶと、会話が始まります。

事故の種類によって必要な確認は異なります。例えば、転倒では発見時の姿勢や頭部打撲、意識の変化を確認します。情報漏えいでは、漏えいした情報の種類や、その後の対応などを確認します。同じ質問をすべての事故に当てはめるのではなく、事故に応じた情報を集めます。

ショート動画で、じこボットのイメージをつかむ

操作の説明を読む前に、紹介動画からじこボットのイメージを確認できます。記事とアプリを別の画面で開き、必要なところを見返しながら試す方法もおすすめです。

動画が表示されない場合はYouTubeで見る

じこボットの使い方：事故の種類を選んでからExcel出力まで

1．最初に事故の種類を選ぶ

じこボットを開いたら、事故の種類を選びます。最初の一文を考えてから入力する必要はありません。ボタンを選ぶことで、事故に応じた確認が始まります。

日時を聞かれたときは、カレンダーから日付と時刻を選ぶ方法もあります。日本時間で日時を確認できるので、手入力で日付を間違えそうなときにも使えます。

2．起きたことを、普段の言葉で伝える

報告書らしい言い回しを考えなくても大丈夫です。事故の直前から発見までの経過や、その後に行った対応を、分かる範囲で伝えます。思い出した順に話しても、複数の内容を一度に伝えても構いません。

例えば、トイレで移乗介助をしていたときに転倒し、意識を確認してから看護職を呼び、その後に家族へ連絡したのであれば、その流れをまとめて伝えます。あとから思い出した事実は、次の回答で補足できます。

文章入力ではEnterキーで送信し、Shift＋Enterで改行できます。音声で伝える場合は、周囲に利用者や家族の名前が聞こえる状況を避け、話す内容を確認してから録音します。

3．質問に、タップ・文章・音声で答える

質問の下に回答候補が表示されている場合は、該当するものを選べます。受診していない、診断名がない、家族からの要望がない、といった回答も、用意された選択肢から答えられます。

選択肢だけでは説明しきれない場合は、文章や音声で補足します。家族へ連絡した時刻や、伝えられた要望なども、分かっている範囲を伝えてください。曖昧な相対時刻は、下書きの日時を見て合っているか確認すると安心です。

4．入力ミスや音声の誤変換は、過去の発言から直す

音声入力では、転倒が別の言葉に変換されるなど、意図と違うテキストになることがあります。送信後に間違いへ気づいた場合は、自分の発言にあるペンのボタンから修正できます。文章で入力した発言も修正可能です。

修正した内容をもとに会話の情報を見直すため、間違った発言を残したまま、あとから否定する説明を重ねる必要はありません。特に日時、受診の有無、連絡した相手などは、誤りに気づいた時点で直しておきます。

5．下書きと原因・再発防止策の案を確認する

会話中は、進捗や確認項目、報告書の下書きを確認できます。必要な確認がひと通り終わると、報告書を作成するボタンが表示されます。作成後は、原因分析や再発防止策の案を確認します。

AIの文章が、実際に起きたことと違っていないかを見てください。受診していないのに受診したことになっていないか、まだ予定段階の対応が実施済みになっていないか、診断されていない内容が診断名として書かれていないか。このような事実関係を確かめることが大切です。

6．内容を承認し、Excelをダウンロードする

内容を確認・修正したら、画面上で承認し、Excelを出力します。報告書は、アプリに用意された標準様式をもとにExcelファイルとしてダウンロードできます。文章欄は折り返し表示され、出力後もExcelで修正できます。

画面の承認ボタンは、事業所内で必要な管理者や専門職の確認を自動的に済ませるものではありません。ダウンロード後は、事業所の手順に沿って最終確認を行い、必要な情報を追記して保管・提出します。

架空の転倒事例で見る、会話から報告書への変化

経過と気持ちが混ざった説明から始めてよい

ここからは、機能を説明するために用意した架空の例です。実際の利用者や職員の記録ではありません。

トイレで便座へ移る介助をしていたら、一緒に転んでしまって。意識は確認できたので、座っていただいてから看護師さんを呼びました。すごく焦りました。外来を受診して、打撲とのことでした。レントゲンでは骨に異常はなく、痛み止めと胃薬が出たそうです。

この発言には、事故が起きた場所、介助の場面、発見後の対応、受診、診断、検査、処方、職員の気持ちが含まれています。職員自身が、どの内容をどの欄に書くか決めてから話す必要はありません。

じこボットは、話された内容をもとに項目へ反映し、報告書用の文章を作成します。ただし、誰から聞いた情報か、職員自身が確認した事実か、時系列が合っているかは、完成した文章でも確かめます。

発生状況、対応、検査・処置をそれぞれの欄に書く

報告書の文章例は、次のように書き分けられます。実際の出力は入力内容やAIの生成結果によって異なるため、この例どおりになることを保証するものではありません。

職員が焦った気持ちへの応答と、事故報告書に記載する事実は、それぞれの目的に合わせて扱います。気持ちを話しても、口語や相づちをそのまま報告書へ貼り付けるのではなく、経過を伝える文章へまとめます。

下書きを確認するときに、事故の経過、実際の対応、原因分析、再発防止策をどう書き分けるか迷ったら、次の記事も参考になります。転倒事故の例文と、厚生労働省の様式に赤字で加筆した記入例を掲載しています。

関連記事｜事故報告書の書き方

介護の事故報告書の書き方｜転倒の例文と原因・再発防止策の記入ポイント

転倒事故の例文、厚生労働省の原本様式と赤字の記入例で、各欄への書き分けを確認できます。

www.welconnect.net　→

今後の対応予定と、組織の再発防止策を混同しない

本人・家族・関係先等への追加対応予定には、本人の症状の経過観察、家族への追加説明、関係機関への追加連絡などを書きます。一方、職員研修、介助手順の見直し、環境点検などは、再発防止策として検討する内容です。

追加対応予定の欄に、これまでの家族への連絡経過や、職員間の申し送りを長く並べてしまうと、これから何をするのかが伝わりません。じこボットの下書きを確認するときも、項目の目的に合う文章になっているかを見てください。

事故の内容に合わせて、必要な確認を進める

すでに伝えたことを、報告書の複数の項目に反映する

会話の中で、家族へ連絡したこと、連絡した時刻、家族の反応をまとめて話すことがあります。その場合、じこボットは発言を個別の報告項目へ結びつけ、同じ内容を繰り返し聞かないように処理します。先生やドクターなど、普段の言い方から医師への相談を読み取ることも意図しています。

ただし、発言が曖昧だったり、AIが文脈を受け取り違えたりすると、聞き直しが起きる場合があります。その際は、すでに伝えた発言が正しいかを確認し、必要に応じてペンのボタンで修正します。画面の確認項目を見ると、どの情報が反映されたかを確かめられます。

該当しない項目まで、無理に埋める必要はない

受診していない事故であれば、受診後の診断や検査を確認する必要はありません。家族から特に要望がなかった場合も、要望なしと伝えられます。関係機関への報告については、他の自治体や警察などへの連絡をした場合の情報を扱います。

じこボットは、すべての欄を埋めることより、会話から得られた事実で下書きを作ることを重視しています。分からない内容を推測して回答する必要はありません。事業所の記録や関係職種への確認で後から分かった情報は、最終確認の段階で補います。

転倒と誤薬では、振り返る背景も違う

転倒や転落では、普段の歩行状態、疾患や服薬に関する情報、事故までの数日間の体調や生活の変化が、検討の材料になる場合があります。一方、誤薬や職員の確認手順に関わる事故では、利用者の状態を原因として扱うことが適切とは限りません。

医療機器・チューブに関する事故なら、固定や接続、体位変換などの状況が関係するかもしれません。情報漏えいなら、送信先、共有の手順、送信前の確認が検討の対象になります。じこボットは、事故のきっかけや普段と違った状況も、必要に応じて確認します。

職員の気持ちにも応答する、ねぎらいと感情のチャート

焦りや自責を、言葉にしてもよい

事故の報告には、利用者への心配だけでなく、自分の対応への迷いや、家族・職場からの反応への不安が伴うことがあります。じこボットは、こうした気持ちを含む発言にも、短い相づちや共感を返します。

事実だけを答えた場面では簡潔な応答を、気持ちを伝えた場面ではその発言に合わせた応答を返す設計です。選択肢をタップしただけの回答に、毎回長いねぎらいを付けることは避けています。率直な言葉の中から、報告書に必要な事実や、事故につながった背景を拾うことを目指しています。

下書き作成後に、感情の傾向をチャートで確認する

下書きを作成すると、報告へのねぎらいのコメントとともに、会話のストレスの参考値や感情のチャートが表示されます。安堵、不安、怒り・苛立ち、困惑、自責の傾向を、数値と棒の長さで確認できます。

例えば、家族から強く言われた話があれば、家族の怒りを職員自身の怒りと同一視せず、職員が受けた負担を考えるようにしています。本人が感じた不安や自責と、周囲の人の感情を区別することを重視しています。

数値は心理検査ではなく、会話から推定した参考表示

感情やストレスの数値は、話された内容や状況から推定する参考値です。医学的な検査や、検証されたストレス尺度による評価ではありません。音声入力でも、声の高さ、声量、震え、声のトーンを測定しているわけではなく、文字起こしされた内容をもとに処理しています。

管理者が職員の能力や冷静さを採点する用途には向きません。職員本人が気持ちを振り返ったり、負担に気づいて必要な相談を考えたりするための補助的な表示として受け止めてください。

原因と再発防止策は、管理者・多職種で検討する

本人・職員・環境・組織の要因を確認する

じこボットは、確認できた情報をもとに、本人、職員、環境、組織という複数の視点から要因候補を提示します。利用者の状態だけでなく、介助方法、設備や動線、情報共有や業務手順なども検討の対象になります。

ここで大切なのは、AIが挙げた候補が、事故の原因として確定したわけではないことです。例えば、入力していない人員不足や設備の不具合が挙げられていたら、そのまま採用せず、事実と照合します。本人や職員の責任を、AIの文章だけで判断することもできません。

事実を集める段階と、原因を検討する段階の違いは、事故報告書を反省文にしないための考え方でも詳しく説明しています。

対策を、実施内容・担当・評価時期まで具体化する

注意する、見守りを徹底する、という表現だけでは、次の勤務から何が変わるのか分かりません。じこボットでは、対策の実施内容に加え、担当、開始時期、評価時期、評価指標を確認・編集できます。

例えば、移乗介助の手順を見直すのであれば、どの場面の手順を変更するのか、誰が周知するのか、いつから運用するのかを決めます。その後、現場で実施できているかや、同じ場面のヒヤリハットに変化があるかを確かめます。

AIが提示する案を、その事業所の職員配置、設備、利用者の生活に合う対策へ修正することが、管理者や関係職種の役割です。本人の尊厳や生活の自由に影響する対策は、その必要性と代替案も検討します。

書類を完成させたあとも、対策を確かめる

事故報告書の作成で仕事を終えるのではなく、決めた対策が実施され、その結果がどうだったかを確認するところまでが改善の流れです。じこボットの案を委員会やミーティングの検討材料にし、現場で分かったことを次の手順や支援へ反映します。

事故予防と発生後の対応を検討する際は、厚生労働省が公表するリスクマネジメントの資料や事故予防・対応ガイドラインも参考になります。ツールの出力と併せて、事業所の手順や根拠となる資料を確認します。

介護事業所では、じこボットをどう運用するか

職員が事実を伝え、管理者が内容と対策を確認する

職員は、事故の経過や実際に行った対応を伝えます。管理者は、下書きに事実の抜けや受け取り違いがないかを確認し、必要に応じて看護職、医師、安全管理担当などの見解を確かめます。原因と対策を、事故を経験した職員ひとりに考えさせる必要はありません。

文章を書く作業をAIに補助してもらうことで、管理者は内容の確認と対策の検討に時間を使えるようになることが期待されます。ただし、削減できる時間には事例や運用による違いがあり、特定の短縮率を示す検証結果があるわけではありません。

出力後は、事業所の手順に沿って確認・保管する

現在のじこボットは、施設内で報告書の履歴を保存・共有するシステムではありません。職員が出力したExcelを、事業所で決めた方法で管理者へ渡し、確認済みの記録として保管する運用になります。

実際に使う前に、誰が下書きを作るか、誰が内容を確認するか、どこへ保存するかを決めておくと、途中で作業が止まりにくくなります。まずは架空事例で操作し、職員と管理者が出力内容を一緒に見る機会を設けると、利用のイメージを共有できます。

自治体の報告対象・提出方法・様式を確認する

じこボットのExcel出力は、自治体への自動提出機能ではありません。事故を報告する対象、報告先、提出方法、期限、指定様式は、提出先の自治体の要領を確認してください。

厚生労働省は、介護保険最新情報Vol.1332で事故の報告様式等に関する通知を公表しています。アプリの出力形式だけで提出要件を満たしたと判断せず、自治体の案内と照合し、必要な追記や転記を行います。

利用前に知っておきたい、個人情報と入力内容の扱い

個人を特定する氏名や事業所名は、入力を控える

じこボットの画面では、個人を特定する氏名や事業所名の入力を控えるよう案内しています。利用者、家族、職員は、利用者A、職員、娘などの呼び方で伝えます。施設名、住所、電話番号なども、会話に不要な情報は入力しないようにします。

氏名を使わなくても、特徴的な病歴や経過などの組み合わせから個人が推測されることがあります。入力する情報は目的に必要な範囲にとどめ、事業所のAI利用方針に従ってください。報告書に必要な氏名や事業所情報は、出力したExcelへ追記できます。

入力内容は画面内で一時的に保持される

現在のアプリには、ログインやデータベースへの永続保存、過去の報告書を一覧で管理する機能はありません。入力中の情報はブラウザの画面内で一時的に保持されるため、再読み込みや画面を閉じる操作で失われます。完成したExcelは、必要な保存先へダウンロードしてください。

一方、文章の抽出・分析、音声の文字起こし、読み上げには外部AIサービスを利用します。アプリ内に履歴保存がないことは、入力内容が外部へ送信されないという意味ではありません。外部サービスでの情報処理も含めて、事業所で利用を判断します。

AIの文章を、手元の記録と照合する

AIは、伝えられた内容を受け取り違えたり、文章をまとめる際に重要な対応を落としたりする場合があります。日時、受診の有無、診断、実施した処置、家族への連絡、追加対応予定などを、記録や関係者への確認と照合します。

じこボットを使う場面は、事故対応後に報告書を作成するときです。進行中の事故への対応や、利用者の状態に関する医療判断は、事業所の手順と専門職の判断に従って行います。

じこボットについてよくある質問

まずは架空の事例で、会話から報告書になる流れを試す

事故報告書を書くために、最初から整った文章を準備する必要はありません。起きたことを自分の言葉で伝え、下書きを確認し、管理者や関係職種と対策を考える。じこボットは、その流れを支援するためのツールです。

まずは転倒などの架空事例を使い、選択肢、音声入力、発言の修正、Excel出力まで試してみてください。職員が説明する側と、管理者が確認する側の両方から見ると、どの作業に使えるかを具体的に考えられます。

介護事業所の記録業務や、AIを使った業務改善について相談したい方は、ウェルコネクトのAI・業務効率化相談をご利用ください。現場で続けられる運用を、業務の流れと併せて考えます。

本記事は2026年10月10日時点の公開案内と実装内容をもとに作成しています。画面や機能、利用条件は変更される場合があります。記事中の事例と文章例は、機能説明のための架空例です。

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

お問い合わせ

LINE公式

本当に必要なのは、

「なぜ事故が起きたのかをできるだけ正確に把握し、同じ事故を繰り返さないこと」

です。

しかし、事故報告書を書く職員にとっては、

「怒られるかもしれない」
「自分のミスだと思われたくない」
「責任を追及されるのではないか」

といった心理的な負担があります。

その状態で書かれた事故報告書から、本当に必要な情報を引き出すことは簡単ではありません。

介護現場の事故報告書は、職員の反省文ではありません。

事故の背景にある事実や気づきを集め、再発防止につなげるための情報共有ツールです。

その視点で考えると、事故報告書の書かせ方そのものを見直す必要があります。

介護の事故報告書で大切なのは「反省」ではなく「再発防止につながる気づき」

事故報告書で最も重要なのは、職員に反省させることではなく、再発防止につながる情報を集めることです。

ところが実際の介護現場では、

「原因は何だったのか」
「どうすれば防げたのか」
「今後は何に気をつけるのか」

といった内容を、事故を起こした職員自身にすべて考えさせているケースがあります。

もちろん振り返りは必要です。

ただし、事故直後の職員に、

「原因を書いてください」

「再発防止策を書いてください」

と求めても、十分な分析ができるとは限りません。

結果として、

「確認不足でした」

「今後は十分注意します」

「見守りを徹底します」

といった、抽象的な文章になりやすくなります。

これでは事故報告書を作成しても、事故原因の分析や再発防止にはつながりません。

本当に必要なのは、

「いつもより利用者さんが落ち着かなかった」

「他の利用者さんに呼ばれて一瞬その場を離れた」

「その時間帯は人手が少なかった」

「以前からこの場面は危ないと感じていた」

「職員によって介助方法が違っていた」

といった、現場で実際に起きていたことです。

こうした小さな気づきの中に、事故防止のヒントがあります。

事故報告書はAIに！介護現場の事故報告専用無料作成ChatGPT解説！ | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護現場にいたら必ず経験する事故報告書 事故報告書、できれば書きたくないですよね。でも、介護の仕事をしていたら

welconnect.net

事故報告書を詰問形式で聞き取ると、重要な情報ほど出にくくなる

管理者が事故原因を強く追及すると、かえって必要な情報が出てこなくなることがあります。

事故が起きれば、管理者や責任者として状況を把握する必要があります。

そのため、

「なぜこうなったの？」

「ちゃんと確認した？」

「どうして気づかなかったの？」

と聞きたくなることもあるでしょう。

しかし、質問される職員からすると、それが「確認」ではなく「責任追及」に感じられる場合があります。

人は責任を追及されていると感じると、自分を守ろうとします。

すると、

• 自分に不利になりそうなことは言わない
• 曖昧な表現をする
• 「自分の不注意でした」と早く終わらせようとする
• 管理者が求めていそうな答えを返す

ということが起きやすくなります。

つまり、

管理者が原因を詳しく聞こうとするほど、聞き方によっては本当に知りたい情報が失われる

ということです。

これは職員の資質の問題ではありません。

責任を問われる可能性がある状況では、自分を守ろうとするのは自然な心理です。

事故報告書では「責任追及」と「事実確認・原因分析」を分ける

事故報告書の作成段階では、誰が悪かったのかを決めるより、まず事実を集めることが重要です。

もちろん、重大なルール違反や不適切な対応があれば、管理者として別途対応しなければなりません。

ただし、

「事故の事実を集めること」と「責任を判断すること」は分ける必要があります。

事故直後から、

「誰が悪かったのか」

という視点で確認を始めると、事故の背景にある情報が集まりにくくなります。

事故分析で最初に必要なのは、

「そのとき何が起きていたのか」

「利用者の状態はどうだったのか」

「普段と違うことはなかったか」

「他の業務と重なっていなかったか」

「職員自身が気になっていたことはなかったか」

といった情報です。

こうした事実を集めていくことで、

• 人員配置の問題なのか。
• 介助方法の問題なのか。
• 環境や設備の問題なのか。
• 情報共有の問題なのか。
• 利用者の状態変化なのか。

複数の要因が見えてきます。

事故報告書は、責任を決めるための書類ではなく、原因を構造的に把握するための材料として使うべきです。

集めた事実を報告書の各欄へどう書くかは、転倒事故の例文で確認できます。発生・発見時刻の区別から、原因分析と再発防止策の記載まで、具体的な書き方を次の記事で解説しています。

関連記事｜事故報告書の書き方

介護の事故報告書の書き方｜転倒の例文と原因・再発防止策の記入ポイント

転倒事故の例文、厚生労働省の原本様式と赤字の記入例で、各欄への書き分けを確認できます。

www.welconnect.net　→

事故を起こした職員に「原因分析」と「再発防止策」まで丸投げしない

事故報告書の作成負担を減らすには、職員にすべてを考えさせないことが重要です。

事故直後の職員は、少なからず精神的な負担を抱えています。

「大変なことをしてしまった」
「利用者さんは大丈夫だろうか」
「家族に何と言われるだろう」
「管理者に怒られるのではないか」

こうした不安を抱えながら、通常業務も続けなければなりません。

そのうえで、

「原因を分析してください」

「再発防止策も考えてください」

「わかりやすい文章でまとめてください」

と求めれば、事故報告書自体が大きなストレスになります。

必要なのは、

職員にはまず、起きたことを自分の言葉で出してもらうことです。

文章整理や原因分析、再発防止策の検討は、管理者や組織全体でサポートすればいい。

事故を経験した本人だからわかることと、管理者だから見えることは違います。

事故報告書は、一人で完成させるものではなく、組織として事故を分析するための入口と考えたほうが実態に合っています。

AIを使えば、職員の自然な言葉から事故報告書に必要な情報を整理できる

AIは、事故を起こした職員の代わりに責任を判断するためではなく、職員の言葉を整理するために活用できます。

従来の事故報告書では、

「何を書けばいいかわからない」

「文章にするのが苦手」

という職員も少なくありません。

そこでAIとの対話形式にすると、

職員は最初から整った文章を書く必要がなくなります。

たとえば、

「その時間、本当にバタバタしていたんです。隣の利用者さんにも呼ばれていて、その人も立ち上がろうとしていて……」

という話でも構いません。

この言葉には、

• 複数利用者への対応が重なっていた
• 職員の注意が分散していた
• 特定の時間帯に業務が集中していた可能性がある

といった事故分析に必要な情報が含まれています。

それが、次の改善策につながるのです。

職員は、

「事故報告書を書く」のではなく、「起きたことを話す」

ことに集中できます。

その内容をAIが整理し、事故報告書としてまとめる。

この分担のほうが、職員のストレスを減らしながら、必要な情報を集めやすくなります。

職員の「愚痴」や「つぶやき」に事故再発防止のヒントが隠れている

事故報告書では、整った文章よりも現場の率直な言葉のほうが重要な場合があります。

たとえば、

「この配置じゃ正直きついです」

「最近、この利用者さん急に立つことが増えていたんですよね」

「この時間って、いつも職員が足りないんです」

「この車椅子、前からブレーキが使いにくいと思っていました」

こうした言葉です。

一見すると単なる愚痴やつぶやきに見えるかもしれません。

しかし実際には、

人員配置、

利用者の状態変化、

業務量、

福祉用具や設備、

といった事故要因が含まれている可能性があります。

事故報告書の目的は、きれいな文章を書かせることではありません。

事故につながった可能性のある情報を、一つでも多く拾うことです。

だからこそ、

「こんなことを書いたら怒られるかな」

と考えながら書く事故報告書より、

「実はこうだった」

と話せる環境のほうが、再発防止には役立ちます。

AIは、こうしたまとまっていない言葉を整理し、事故分析に必要な情報として構造化する役割に向いています。

AIによる事故報告書作成で、管理者の添削作業を減らせる

AIを活用するメリットは、事故報告書を書く職員だけでなく、管理者にもあります。

提出された事故報告書を読んで、

「時系列がわからない」

「何が原因だったのかわからない」

「原因と対策がつながっていない」

と感じた経験がある管理者は多いと思います。

その結果、管理者が内容を聞き直したり、文章を書き直したりすることになります。

しかし、本来管理者が時間を使うべきなのは、文章の添削ではありません。

「業務手順を変える必要があるか」

「人員配置を見直す必要があるか」

「設備や福祉用具に問題はないか」

「他の利用者にも同じリスクがないか」

「職員間の情報共有を改善できないか」

といった再発防止策の検討です。

文章整理をAIに任せることで、

管理者は事故報告書の添削者ではなく、事故防止を進める責任者として本来の役割に集中できます。

介護現場でAIを使うなら、事故報告書の個人情報を取得しない設計が重要

介護現場でAIを活用する場合、事故報告書に含まれる個人情報の扱いには十分な注意が必要です。

事故報告書には、

利用者氏名、

疾病、

身体状況、

家族情報、

事業所情報、

など、機微性の高い情報が含まれる可能性があります。

そのため、

「AIを使えば便利だから」

という理由だけで、事故報告書に書かれている情報をすべてAIへ入力する設計は避けるべきです。

そもそも事故原因を分析するために、

「利用者が誰なのか」

という氏名情報は必要ありません。

必要なのは、

「どのような状態の利用者だったのか」

「どのような場面で事故が起きたのか」

という情報です。

そのためAIとの対話では、

氏名など事故分析に不要な個人情報を入力しない。

事故報告書を最終出力する段階でのみ必要な氏名等を入力する。

そして、その個人情報をAI側には保存しない。

こうした設計にすることで、

AIによる事故報告書作成の利便性と、介護現場に求められる個人情報保護を両立しやすくなります。

事故報告書の書き方を変えることが、介護事業所の安全文化を変える

事故報告書を「怒られる書類」から「改善につなげる書類」に変えることは、介護事業所の安全文化にも影響します。

職員が、

「事故報告書を書くと責められる」

と思っている職場では、事故やヒヤリハットは表に出にくくなります。

反対に、

「報告すれば一緒に原因を考えてもらえる」

「自分が感じていたことも聞いてもらえる」

と思える環境であれば、小さなリスクも共有されやすくなります。

重大事故の背景には、

以前から存在していた小さな違和感やヒヤリハットがあることも少なくありません。

だからこそ、

職員が安心して情報を出せること自体が、事故防止の仕組みになります。

事故報告書の書き方を変えることは、単なる業務効率化ではありません。

「事故を隠さない」

「小さな違和感を共有する」

「個人を責めるより、仕組みを改善する」

という組織づくりにつながります。

AI事故報告書作成ツール「じこボット」で、事故報告を反省文から改善の材料へ

「じこボット」は、介護現場の事故報告書作成をAIとの対話で支援するツールです。

じこボットでは、最初から完成された事故報告書を書く必要はありません。

AIとの会話の中で、

「何が起きたのか」

「事故前後の状況はどうだったのか」

「普段との違いはなかったか」

「職員自身が気になっていることはないか」

といった情報を少しずつ整理していきます。

うまく文章にできなくても構いません。

愚痴でも、つぶやきでも、まとまっていない言葉でも構いません。

その中から事故防止につながる可能性のある情報を拾い、事故報告書として整理していきます。

個人情報についても、事故分析に不要な利用者氏名などをAIとの対話で取得しない設計とし、必要な情報は最終的な帳票作成時にのみ入力する仕組みを採用しています。

事故報告書を、

「事故を起こした職員が書かされる反省文」から、
「現場の気づきを組織の改善につなげる仕組み」へ。

AIを使う目的は、単に事故報告書を早く作ることではありません。

職員が言葉にしやすい環境をつくり、これまで拾えていなかった情報を事故防止につなげること。

そこに、介護現場でAIを使う大きな意味があります。

また、回答は職員に対してサポーティブな回答を行います。テキスト入力だけでなく、音声入力も音声会話での応答もできますので、会話感覚でスムーズに報告書作成ができます。

また、すべての回答が終了すると、どのようなストレスをどのくらい感じていたのかをチャートで示します。不安感・苛立ち・安堵感など、その数値を見ることで自分の振り返りもできます。

完全無料で提供していますので、ぜひ気軽にご利用ください。

じこボットとは？介護の事故報告書を会話で作るAIツールの使い方 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護事業所の事故報告書を会話で作成するじこボット。音声入力、タップ回答、発言修正、Excel出力、原因・再発防止策の確認方法を、職員と管理者向けに解説します。

welconnect.net

※事故報告書は厚労省の書式フォーマットでExcelファイルを出力ができるので、利用者の氏名や生年月日などの個人情報。さらに事業所の情報はExcelで出力してから自分で入力することができます。

この記事についてよくある質問

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

お問い合わせ

LINE公式

介護保険事業所において職員研修は、事業の信頼性やサービス品質を担保するために欠かせない取り組みです。特に、業務継続計画（BCP）、ハラスメント防止、虐待防止、認知症ケアといった分野は、介護保険法や関連法規によって実施が義務付けられており、どの事業所も必ず対応しなければなりません。
しかし、その研修を実施するにあたっては「担当者の準備負担が大きすぎる」という共通の悩みがあります。

例えば、厚生労働省が発行している研修用マニュアルや手引きは数十～数百ページに及ぶものがほとんどです。これを担当者が読み込み、要点を整理し、スライド資料にまとめ、さらに発表原稿を用意して当日の進行まで担うとなると、数時間〜数日単位の時間が必要になります。介護現場は慢性的な人員不足の中で日々のケア業務に追われており、こうした負担を軽くこなせる余裕はほとんどありません。

さらに、担当者の力量によって研修内容に差が出てしまう問題もあります。ある年は分かりやすくまとまった研修ができても、翌年は別の担当者になり「ただ資料を読み上げるだけの研修」に戻ってしまうことも珍しくありません。このような状況では、せっかくの研修が形骸化し、職員にとって「ただ義務だから受けるもの」という意識に留まってしまいます。

一方で、研修を形だけで済ませてしまうと、実際の業務現場で事故やトラブルが発生した際に「研修はしていたが、現場には浸透していなかった」と責任を問われるリスクがあります。BCPや虐待防止などは、利用者の命や尊厳を守るための根幹に関わるテーマであり、単なるチェックボックス的な対応では済まされません。

このように、

• 「準備に時間がかかりすぎる」
• 「担当者によって質にばらつきがある」
• 「研修が形骸化しやすい」
  という三重苦をどう解決するかが、多くの介護保険事業所に共通する課題です。

そこで新しい解決策として注目されているのが、AIを活用した「介護研修動画」の自動生成です。特にGoogleが提供する「NotebookLM」というツールは、公式資料を読み込ませるだけで、要点を整理した研修動画を作成できるため、研修準備のあり方を根本から変える可能性を持っています。

NotebookLMとは？介護事業所にとっての意味

NotebookLMの概要

NotebookLMは、Googleが開発した生成AIをベースにした情報整理・学習支援ツールです。従来のAIチャットのように「質問に答える」だけではなく、文書やPDF、Webページ、スプレッドシート、さらにはYouTube動画の内容まで読み込み、そこから知識をまとめ上げるという特徴を持っています。もちろん、AIに調べさせた情報やデータなどを入れることもできます。

これまでもブログや動画で紹介させていただいていますので、その活用事例も紹介します。

福祉用具の選定の判断基準？面倒なことはAIでマニュアル化してみない？ | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護保険における福祉用具の選定の判断基準とは？ また厚生労働省が何か余計なことをしてくれたようで。 福祉用具の

welconnect.net

Google NotebookLM音声概要でひとりポッドキャストができてしまう | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

GoogleのNotebookLMというツールについて、以前にも紹介しました。 ユーザーが渡した資料をAIが深

welconnect.net

特に注目されているのが「Video Overview（動画解説）」という機能です。これは、アップロードした文書を要点ごとに整理し、音声付きスライド形式の動画を自動で生成するものです。つまり、「分厚い資料を要約して、研修で使える10分程度の動画に仕立ててしまう」ことが可能になります。

従来であれば、研修担当者が数十ページのマニュアルを読み込み、パワーポイントを作り、説明文を考え、ナレーションをつけるまでに膨大な時間がかかっていました。NotebookLMを使えば、これらの作業の大部分をAIが自動化してくれるため、担当者の負担は劇的に軽減されます。

介護保険事業所にとってのメリット

NotebookLMは単なる効率化ツールに留まりません。介護保険事業所にとっては、次のような具体的な利点があります。

• 法定研修の即時対応
  厚生労働省のマニュアルをアップロードするだけで、研修動画が完成。研修準備にかかる時間をほぼゼロに近づけられます。
• 自施設マニュアルの整備
  NotebookLMは文書を要点ごとにまとめ直す機能もあるため、自施設の規程や手順書を整理し、新しいマニュアルを作成する際の下地として活用できます。研修動画を作るだけでなく、「マニュアル作成の効率化」にも直結します。
• 研修の質の均一化
  担当者ごとに研修の質に差が出る課題を解消できます。AIがベースの動画を作るため、毎年「同じ水準の研修」を提供でき、教育の一貫性が保たれます。
• 外国人職員への対応
  NotebookLMは80以上の言語に対応しており、外国人介護職員に対しても同じ研修を多言語で提供できます。これまで「日本語の専門資料をどう伝えるか」で苦労していた部分を解決できます。
• 繰り返し学習の容易さ
  研修動画は一度作ってしまえば何度でも利用可能です。新人研修や復習教材としても活用でき、同じ説明を何度も繰り返す必要がなくなります。
• カスタマイズ性の高さ
  動画を作成するときには指示をしてカスタマイズができますので、特に強化したいテーマや分野を特定することができます。例えば、「居宅介護支援事業所を対象に」とか、「事例をベースに学習したい」など、指示によって、同じ資料をベースにしていてもまた別の切り口の動画を作ることもできます。

NotebookLMの価値は「効率化＋実効性」

NotebookLMを導入することは、単に研修準備の手間を省くというだけではありません。むしろ大きな価値は、「効率化」と「実効性のある研修」の両立にあります。

効率化により担当者が余裕を持って準備できるようになれば、その分「研修のアレンジ」「自施設の事例の追加」「職員参加型の演習」といった工夫に時間を割けるようになります。つまりNotebookLMは、研修の“土台づくり”を自動化することで、担当者が本当に力を注ぐべき「研修の質の向上」に集中できる環境を作ってくれるのです。

NotebookLMで作成した介護研修動画のサンプル

厚労省マニュアルをそのまま研修動画に

NotebookLMの大きな強みは、厚生労働省が公開している公式マニュアルを、そのまま研修動画化できる点です。
従来は「分厚い資料を読み込んで要約し、スライドを作る」必要がありましたが、NotebookLMを使えば数クリックで10分前後の研修動画に変換できます。
これは、法定研修の実施を効率的かつ確実に進めるための大きな武器となります。

実際の動画例

以下は、NotebookLMを活用して作成した研修動画のサンプルです。いずれも厚労省の資料をベースにしており、法定研修にそのまま利用できる内容になっています。

こちら10分研修動画シリーズとして、虐待防止研修・ハラスメント対策研修・BCP研修（自然災害等）をまとめています。

居宅介護支援事業所のケアマネ向けに、適切なケアマネジメント手法の手引きその３についての解説動画も追加しております。

これらは、いずれも8～10分程度で要点を整理した解説動画です。紙の資料を読むよりも視覚的・聴覚的に理解しやすく、職員にとって「集中して最後まで学びやすい」構成になっています。

動画研修がもたらす効果

動画を使った研修には、次のような効果があります。

• 理解しやすい：文字だけではなく、スライドと音声で説明されるため、記憶に残りやすい。
• 集中しやすい：長時間の講義形式と違い、10分程度に絞られているため、職員が集中力を維持できる。
• 繰り返し利用できる：新人教育やフォローアップ研修などで、何度も使い回すことが可能。
• 均一な研修が可能：担当者が変わっても同じ教材を使えるため、研修の質がブレない。
• 自然な日本語：AI音声というと、少し不自然な発音などがあり、集中がしにくいと言われることが多かったのですが、NotebookLMの音声出力はとてもクリアで自然な日本語です（ちょっと怪しい部分もあったりしますが、人がしゃべったとしてもエラーはありますから、それを考えたら相当質は高いと思います）。

サンプル動画の位置づけ

紹介した3本の動画は「公式マニュアルを要約した基本教材」として活用できます。しかしNotebookLMの強みは、それだけではありません。次の章で解説するように、自事業所のマニュアルや事例を追加して、オリジナルの研修動画に進化させることができます。

NotebookLMを使った介護研修動画の作り方

NotebookLMを使った介護研修動画の作成は、難しい専門スキルを必要とせず、誰でも短時間で実現できます。ここでは、実際の操作イメージや流れを具体的に解説します。さらに理解を深めたい方は、以下の解説動画をご覧ください。

ステップ1：研修テーマを決める

最初に「どの研修テーマを動画化するか」を決定します。優先すべきは法定研修の必須テーマです。つまり、先のサンプルで紹介したような項目です。

• BCP（業務継続計画）
• ハラスメント防止
• 虐待防止

これらは厚労省が研修を義務付けており、NotebookLMとの相性も抜群です。さらに、以下のようなテーマも候補になります。

• 感染症対策
• 認知症ケア
• 倫理・法令遵守
• 事故防止
• 業務改善

ステップ2：資料を準備する

次に、研修で使う資料を用意します。代表的なものは以下です。

• 厚労省が公開している公式マニュアルや手引き
• 自事業所が独自に作成したマニュアル、規程、業務フロー
• 過去の研修資料や事例集

NotebookLMはPDF形式を推奨しています。紙の資料しかない場合はスキャンしてPDF化すると便利です。

その他、信頼できる情報を提供しているウェブサイトや、公開されているYoutube動画のURLをコピーペーストすることでも学習できますので、ネット上で検索するのもいいかと思います。

ステップ3：NotebookLMにアップロード

準備したPDFファイルをNotebookLMにアップロードします。複数のファイルをまとめて読み込ませることも可能です。
例えば「厚労省の虐待防止マニュアル」と「自施設の虐待防止マニュアル」を一緒に読み込ませれば、両者の内容を踏まえた研修動画が生成されます。

ステップ4：要点確認

NotebookLMが自動で資料を解析し、章ごと・項目ごとの要点を抽出します。学習内容を確認するためには、ノートブック上で「マインドマップ」を作成すると、学習内容の全体像が確認できます。担当者はこの段階で以下の調整を行えます。

• 不足している情報があれば、資料を追加する
• 特定の分野に偏り過ぎていると感じた場合は資料を削除する

この「AI＋人の調整」によって、より実用的な内容に仕上げられます。

ステップ5：動画解説を生成

調整が終わったら「動画解説」をクリックします。NotebookLMが要点をスライドにまとめ、AIナレーションを付けて自動で動画を生成します。
動画は通常10分前後に収まるように作成されるため、研修時間に組み込みやすいのが特徴です。「テンポよく」などの指示を入れると、早口で進行しますので8分程度の動画になる傾向があります。

そのまま「動画解説」のボタンを押すだけでもいいのですが、カスタマイズ指示を入れることができます。動画解説ボタンの右上での編集マーク（ペンのマーク）をクリックすると、具体的な指示を入力可能です。対象者や目的、研修のゴールなどを入れると、より意図した内容に近い動画ができるはずです。

ステップ6：研修に導入

生成された動画は、次のように活用できます。

• YouTubeに限定公開でアップロードし、職員に共有
• 社内のeラーニングシステムやライングループなどのワークグループに登録
• 集合研修でスクリーンに投影して全員で視聴

動画に加えて補足資料や確認テストを配布すれば、さらに理解度が高まります。

ステップ7：フィードバックと改善

実際に研修で使用した後は、職員からのフィードバックを集めます。NotebookLMなら修正も簡単で、追加資料を読み込ませたり、一部要点を修正するだけで新しいバージョンをすぐに作れます。
これにより、研修教材を「作りっぱなし」ではなく「進化させながら使い続ける」ことができます。

自施設マニュアルを組み込んでオリジナル化

厚生労働省の公式マニュアルだけでは不十分

厚生労働省が提供しているマニュアルは、介護業界全体に共通する基本的なルールや考え方を整理したものです。したがって、全国どこでも使えるという強みはありますが、実際の現場に完全にフィットするわけではありません。
例えば、BCP（業務継続計画）のマニュアルには「災害時の連絡体制を整える」と書かれていますが、その具体的な手順や連絡網は事業所ごとに異なります。ハラスメント防止のマニュアルでも「相談窓口を設ける」とありますが、実際に窓口を担当するのは誰なのか、どんなルートで対応するのかは施設によって違います。

つまり、「公式マニュアル＝最低限」、「自施設マニュアル＝実際に役立つ知識」という構図なのです。

NotebookLMによるオリジナル化の方法

NotebookLMは複数の資料を同時に読み込み、統合的に要点を抽出することができます。これを活かして、厚労省のマニュアルと自施設のマニュアルを組み合わせることで、「オリジナル介護研修動画」を作成できます。

例えば：

• BCP研修
  • 厚労省の一般的な災害対応指針
  • ＋ 自施設の避難経路図、地域の災害ハザードマップの情報、災害時の担当割り当て、地域の防災拠点との連携フロー
• ハラスメント防止研修
  • 厚労省の基本的な対応手順
  • ＋ 自施設の相談窓口担当者の氏名や連絡方法、内部報告体制の図解
• 虐待防止研修
  • 厚労省の虐待防止マニュアル
  • ＋ 自施設で発生したヒヤリ・ハット事例、対応後の改善策

NotebookLMは両方の資料を要約し、自然に一つの流れにまとめてくれるので、担当者が「資料をつなぎ合わせる」手間を大幅に省けます。

職員に響く「自分ごとの研修」へ

公式マニュアルだけを読み上げる研修は、どうしても抽象的で「自分には関係ない」と受け止められがちです。しかし、自施設の実際のマニュアルや事例を組み込んだ動画を見れば、職員は「これは自分の職場の話だ」と強く感じるようになります。

たとえば、避難経路がスライドに表示され、自分の持ち場の動きが明記されている動画を視聴すれば、「自分が災害時にどう行動するべきか」が自然と頭に入ります。同様に、過去に起きたヒヤリ・ハット事例が解説されれば、職員は「次に同じことが起きたら自分はどうするか」と具体的に考えられるようになります。

オリジナル化の効果

• 定着度の向上：抽象的なルールが具体的な行動に落とし込まれる。
• 参加意欲の増加：自分の職場に関わる内容なので真剣に取り組める。
• 事業所全体の一体感：研修を通じて「うちの施設はこうしていく」という共通認識が醸成される。

つまり、NotebookLMは「研修を外部任せにするためのツール」ではなく、「現場に根ざしたオリジナル研修を作るための支援ツール」なのです。

グループワークにつなげる活用法

なぜグループワークが必要か

介護研修において、ただ知識をインプットするだけでは不十分です。研修で得た情報を「自分ならどう活かすか」「実際に現場でどう行動するか」に落とし込む必要があります。
この「自分ごと化」を促すために効果的なのが、グループワークです。

NotebookLMで生成した研修動画は要点が整理されているため、基礎知識を短時間で共有できます。そのうえで、職員同士が意見を交わす場を設けることで、実際の行動につながる研修に変えられるのです。

NotebookLMを使った問いの仕込み

NotebookLMの強みは、要点を整理するだけでなく、問いを作るヒントとしても使えることです。
動画を生成する際に、最後の部分で「グループワークにつなげるための問いかけ」を盛り込むことができます。たとえば：

• BCP研修の場合
  「停電が発生したとき、あなたの担当エリアではどんな対応が必要ですか？」
• ハラスメント防止研修の場合
  「もし利用者からの言動がハラスメントにあたるか判断に迷ったら、どう行動しますか？」
• 虐待防止研修の場合
  「この事例と同じ状況が現場で起きたら、自分ならどう対応するか？」

こうした問いを動画内で提示しておけば、職員は視聴後すぐに「考えるモード」に切り替わります。

グループワークの進め方（例）

1. 動画を全員で視聴
   → 職員が共通の知識を持った状態でスタートできる。
2. 動画の最後に問いかけを提示
   → NotebookLMにあらかじめ「グループワーク用の問いを挿入する」と指示しておく。
3. 小グループに分かれて討議
   → 4〜5人程度で話し合うことで、一人ひとりの意見が出やすくなる。
4. グループごとに発表
   → 全体で意見を共有し、事業所全体の共通認識を育てる。
5. まとめ・フィードバック
   → 管理者や研修担当者がコメントし、学びを定着させる。

グループワーク活用のメリット

• 参加型の研修になる：職員が自ら考え、意見を出すことで「受け身」から脱却できる。
• 現場に即した解決策が出る：実際の業務に直結した意見が自然に集まる。
• 職員間の連携強化：議論を通じて、普段接点の少ない職員同士も協力意識を持てる。
• 次の改善行動につながる：話し合いで出た意見を業務改善に活用できる。

NotebookLMが支える「仕組み化」

重要なのは、この流れを毎回の研修に組み込むことです。NotebookLMを使えば「動画の最後に問いを差し込む」ことを習慣化でき、研修の設計そのものを効率的に仕組み化できます。
こうすることで、研修が単なる義務ではなく、「職員が主体的に考える学びの場」へと進化します。

動画研修のメリット：手抜きではなく理解を深める手段

「動画＝手抜き」という誤解

動画を使った研修というと、「ただ動画を流して終わりにしているのでは？」という懸念を持つ方も少なくありません。確かに、内容を吟味せずに外部の動画を流すだけなら、職員の理解は深まりませんし、形だけの研修になってしまうでしょう。
しかし、NotebookLMを活用して作成した介護研修動画は、むしろ「効率化と理解促進を両立する仕組み」と言えます。動画には、紙の資料や口頭説明にはない強みがあるのです。

視覚と聴覚で理解できる

人間の記憶は、複数の感覚を使うほど定着しやすいとされています。文字だけの資料よりも、映像と音声を組み合わせた動画のほうが理解度が高まりやすいのはこのためです。

• スライドに図やキーワードが表示される
• AIナレーションがポイントを説明してくれる
  この二重の刺激によって、職員は短時間でも要点をしっかりと頭に入れることができます。

短時間で集中できる

NotebookLMが生成する研修動画は、10分前後に収まることが多いです。これは「人が集中して学べる時間」に適した長さと言われています。

• 60分の講義形式 → 聞き流してしまう
• 10分の動画形式 → 集中して最後まで理解できる
  こうした違いは、学習効果の差として現れます。

繰り返し学習が容易

一度作成した研修動画は、何度でも繰り返し利用できます。

• 新人研修で繰り返し視聴
• 一度研修を受けた職員が復習用に視聴
• 事故やトラブル発生時に再確認のために視聴
  こうした使い方ができるのは、動画ならではの強みです。研修担当者が毎回同じ説明を繰り返す必要はなくなります。

均一な質の研修が可能

従来の集合研修では、担当者によって説明の仕方や強調するポイントが異なり、研修の質にばらつきが生じがちでした。NotebookLMを使って作成した動画を使えば、誰が研修を担当しても同じ内容を均一に伝えることができるようになります。
これは、複数の拠点を持つ法人やグループにとって特に有効です。

時間と場所を選ばない柔軟性

動画は「オンデマンド研修」にも活用できます。

• シフト勤務で全員が一度に集まれない場合
• 夜勤者が昼間に受講する必要がある場合
• 短時間勤務の職員が後日受講する場合
  こうした状況でも、動画を用意しておけば各自が都合の良い時間に学べます。これにより、研修受講率の向上や職員満足度の向上にもつながります。

「効率化＋理解促進」の両立

以上のように、動画研修は単なる「準備の手抜き」ではなく、職員にとって理解しやすく、繰り返し学べて、均一な研修を実現する手段です。NotebookLMを活用することで、その動画を簡単に自作できるようになった今こそ、動画研修を本格的に導入する価値があります。

NotebookLMを活用するメリットと注意点

NotebookLMを使うメリット

NotebookLMを研修に取り入れることで得られる利点は多岐にわたります。単なる「効率化」にとどまらず、介護事業所にとって本質的なメリットをもたらします。

① 準備時間の大幅削減

従来は研修担当者がマニュアルを読み込み、要点を整理し、スライドを作り、発表資料を整えるまでに数日かかっていました。NotebookLMを使えば、資料の読み込みから動画化まで数分で完了します。これにより、研修準備の負担を大幅に軽減できます。

② 公的資料に基づいた信頼性

厚生労働省の公式マニュアルを直接読み込ませることで、内容の信頼性が担保されます。「根拠のある研修」を行えることは、利用者や家族への説明責任を果たすうえでも重要です。

③ 自施設への適応性

自事業所のマニュアルや規程を追加することで、現場に即したオリジナル研修が作れます。これにより「うちの施設ではどうするのか」を明確に伝えられ、職員の納得感が高まります。

④ 多言語対応で外国人職員にも有効

NotebookLMは80以上の言語に対応しており、日本語の研修をそのまま多言語に展開可能です。外国人介護職員の教育を効率化できる点は、多様化が進む介護現場にとって大きな強みです。

⑤ 繰り返し利用できる資産化

一度作成した研修動画は、何度でも使い回せます。新人研修、定期研修、フォローアップ研修など、様々な場面で繰り返し利用できるため、教材が資産として積み重なります。

NotebookLMを使う際の注意点

メリットが大きい一方で、NotebookLMを導入する際には注意点もあります。これを理解しておくことで、より効果的に活用できます。

① 動画の表現はシンプル

生成されるスライド動画は、情報整理には優れているものの、ビジュアル的にはシンプルで単調になりがちです。そのため、必要に応じて写真や現場の画像を追加し、補足資料と組み合わせることが望まれます。

② AI任せにしすぎない

NotebookLMが自動で抽出した要点は正確性が高いものの、施設ごとの優先順位や強調すべきポイントまでは反映されないことがあります。最終的なチェックと調整は研修担当者の役割として欠かせません。

③ 職員の受け止め方に配慮

動画を活用することが「手抜き」と誤解されないよう、研修の設計段階で「動画視聴＋グループワーク」「動画視聴＋確認テスト」といった仕組みを取り入れることが重要です。

④ ネット環境の整備が必要

動画をスムーズに視聴するには、ある程度のインターネット環境が必要です。通信状況が不安定な環境で使用する場合は、あらかじめオフライン再生できるようにダウンロードしたファイルを持っておくと安心です。

NotebookLMを上手に活用するために

NotebookLMは強力なツールですが、「AIに任せきりにする」のではなく、「AIが作った下地を人が研修設計で活かす」という姿勢がポイントです。

• AIが効率化を担当
• 人が現場の実情を反映し、参加型の仕組みを加える

この役割分担によって、NotebookLMは研修の効率化と実効性を両立させる真のパートナーとなります。

介護研修動画で研修を“自分ごと化”する

介護保険事業所にとって、職員研修は避けて通れない業務であり、BCP・ハラスメント防止・虐待防止といった法定研修は年々重要性を増しています。しかし現実には、準備に時間がかかり、担当者によって研修の質がばらつき、形骸化してしまうという課題がありました。そして、準備をすること・間に合わせることだけにエネルギーを使い、その先の効果や改善・発展という部分に力を入れることができないという現実がありました。

その解決策として、NotebookLMを活用した介護研修動画は大きな可能性を秘めています。

• 厚労省のマニュアルをベースに10分程度の研修動画を自動生成できる
• 自施設のマニュアルや事例を組み込んで「オリジナル教材」にできる
• 動画の最後にグループワーク用の問いを差し込み、参加型の学びに展開できる
• 動画は何度でも使い回せるため、新人研修や復習にも活用可能
• 多言語対応により、外国人職員にも同じ内容を届けられる

つまりNotebookLMは、研修担当者の負担を軽減するだけでなく、研修の質そのものを高める仕組みでもあります。動画という形式を取り入れることで、職員は短時間で集中して学び、繰り返し視聴して理解を深められるようになります。

また、NotebookLMは研修だけでなく、マニュアル作成や業務手順書の整理といった場面でも有効に活用できます。研修動画と併せてマニュアルそのものを整備すれば、事業所全体の業務の標準化と効率化にもつながります。

これからの介護業界に求められるのは、「義務だからやる研修」ではなく、「現場で本当に役立つ研修」です。NotebookLMを使った介護研修動画は、効率化と実効性を両立させ、研修を職員一人ひとりの“自分ごと”へと変えていく力を持っています。

研修を義務から学びへ。
準備の負担から、参加型の仕組みづくりへ。

その転換の第一歩として、NotebookLMを取り入れた介護研修動画は、今まさに検討すべき選択肢だと言えるでしょう。

今回は動画による学習を提案しましたが、他にもクイズで学習するなど、より少ない負担で学習できるツールの紹介や提案もしております。お悩みのことがあればぜひお気軽に相談してください。

介護事業所の広報担当者必見｜法令違反を防ぐためのクイズアプリと専門サポート | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護事業所における「広報」や「Web担当」の役割は、他の業界以上に難易度が高いのをご存じでしょうか。しかしなが

welconnect.net

この記事についてよくある質問

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

お問い合わせ

LINE公式

【制度・利用状況の更新：2026年10月時点】

2025年6月開始のフリーパスは、当初の配布期間を2026年5月31日までとしていましたが、厚生労働省は2026年1月13日付の事務連絡で、令和8年度中（2026年4月1日～2027年3月31日）も引き続き無料で利用できると案内しています。現在の申込・更新条件は、介護保険最新情報Vol.1460と国保中央会のヘルプデスクで確認してください。

また、ケアプランデータ連携システムは、将来「介護保険資格確認等WEBサービス」へ統合する方針で、2026年にはAPI仕様の公開など移行準備が進んでいます。2026年10月時点で統合が完了したわけではありません。自治体・事業所ごとの準備状況や切替日を確認し、現行システムを使いながら移行案内に従ってください。

利用状況の最新掲載件数はWAM NETで2026年9月6日時点112,380件です。これは同サイトの「掲載件数」であり、全事業所に対する利用率や月間アクティブ利用数と同じ指標ではありません。最新の利用状況をWAM NETで確認できます。

出典：厚生労働省「介護情報基盤について」

介護現場の情報連携に変革をもたらす？「ケアプランデータ連携システム」

ケアプランデータ連携システムは、ケアマネ事業所とサービス事業所がケアプラン情報を電子で送受信する仕組みです。2025年6月に始まったフリーパスは2026年度も無料利用が続き、WAM NETの掲載件数は2026年9月6日時点で112,380件です。導入状況と実務上の注意点を解説します。

こちらにこの記事のダイジェストを動画でまとめています。

チャンネル登録、高評価もぜひお願いします。

ケアプランデータ連携システムとは？

厚生労働省が推進する「介護DX」の中核施策

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス提供事業所との間で、ケアプランに関する情報を安全かつ効率的にやり取りできる仕組みとして、厚生労働省が整備・提供している国主導の共通インフラです。

このシステムは、介護分野の「業務効率化」や「情報の標準化・電子化」を目的とする「介護DX（デジタルトランスフォーメーション）」施策の一つとして位置づけられており、2021年度以降、段階的に機能が強化されてきました。

ケアマネとサービス事業所間の情報連携をオンライン化

従来、ケアマネジャーが作成するケアプランやサービス提供票は、FAXや紙の郵送でサービス事業所に送られ、受け手側がそれを手入力で転記するという非効率な手続きが主流でした。

これに対し、ケアプランデータ連携システムでは、以下のような情報が標準化されたフォーマットで電子的に送受信されます。

• サービス提供票・別表（様式第6表）
• 利用票・別表（様式第7表）
• 居宅サービス計画書（ケアプラン）など

情報の送信は、厚生労働省が指定する「ケアプランデータ連携対応ソフト」を通じて行われ、セキュリティが確保されています。

引用：ケアプランデータ連携システムサポートサイト

対象となる事業所とシステム要件

この仕組みを利用できるのは、居宅介護支援事業所および在宅介護サービス事業所（訪問介護・訪問入浴・訪問看護・訪問リハなど）です。

利用にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

• 「ケアプランデータ連携システム対応ソフト」の導入
• 法人単位でのアカウント登録
• 通信環境（インターネット接続、電子証明書など）の整備
• 厚労省ポータルサイトでの利用申請

通常のライセンス料は年額21,000円（税別）です。2025年度のフリーパス配布期間は2025年6月1日から2026年5月31日まででしたが、厚生労働省は令和8年度中も無料で利用できると案内しています。申請・更新の適用範囲は、国保中央会の最新案内で確認してください。

ケアプランデータ連携システムのフリーパスと現在の適用状況

年間21,000円の利用料が無料に

ケアプランデータ連携システムの利用には、本来、年間21,000円（税別）の利用料が必要です（法人単位の契約）。これは特に小規模事業所にとっては導入障壁となっており、これまで利用が進まなかった要因の一つでもありました。

こうした状況を受け、2025年6月1日に「フリーパスキャンペーン」が始まりました。当初の配布期間は2026年5月31日まででしたが、2026年1月13日の厚生労働省事務連絡で、令和8年度中も無料利用を継続することが示されました。もとの期間表示だけを見て、2026年5月に無料利用が一律終了したと判断しないようにしてください。

無料化の背景にある“普及の伸び悩み”

キャンペーン開始前の2025年5月には、利用事業所数が前月比で872件減少したとの集計も紹介されていました。ただし、当時の記事に記載した「全国97か所・利用率6％」は最新のWAM NET掲載状況と整合しないため、現行の普及状況としては扱えません。WAM NETは2026年9月6日時点の掲載件数を112,380件と公表しています。掲載件数と利用率は算定基準が異なるため、単純比較はできません。

無料化だけで普及が進むとは限らず、連携先の参加や事業所内の運用ルールづくりも重要です。

フリーパスの適用条件と注意点

キャンペーンの適用には、以下の点に注意が必要です。

「様子見」が増える可能性も

1年間の無料期間は大きな魅力ですが、制度の成熟度や地域の連携状況を慎重に見極めたいという理由から、「他の事業所の動きを見て、ギリギリに申請する」というケースも想定されます。

2026年5月末は当初の配布期限でしたが、無料利用は令和8年度中まで継続すると厚生労働省が案内しています。新規申込・継続利用・更新時の具体的な扱いは変更されることがあるため、申請前にヘルプデスクの最新情報を確認してください。

このため、キャンペーン終了直前に申請が集中し、システム導入や連携調整に時間がかかるリスクもあります。本気で業務改善を図るなら、早期に導入を検討し、使いこなす準備を始めることが望ましいでしょう。

実際のシステム導入状況と課題

利用状況はWAM NETの最新掲載件数で確認

WAM NETが公表する利用状況では、2026年9月6日時点の掲載件数は112,380件です。これは利用事業所の掲載件数であり、月間アクティブ利用数や全介護事業所に対する利用率と同じ指標ではありません。地域別・サービス別の最新状況は、WAM NETの利用状況ページで確認できます。

記事公開時点で紹介した「前月比872件減少」という値も、2025年当時の特定時点の集計です。これを現在の全国動向として扱わず、利用件数の定義・集計日を確認したうえで、最新のWAM NET掲載状況と区別して読み取る必要があります。

地域別の利用状況を確認するときの注意点

WAM NETでは地域別の掲載状況も確認できます。ただし、掲載件数と実際の利用率・稼働状況は同じ指標ではありません。

本文で紹介していた宮崎県の増加や長野県・富山県の減少は、2025年当時の集計に基づく情報です。現在の地域別の状況や増減を示すものではないため、最新の比較にはWAM NETの公開状況をご確認ください。

自治体や関係団体による導入支援は普及を後押しする要素の一つですが、地域ごとの掲載件数の変化を特定の支援策だけで説明できるとは限りません。最新の集計日と指標を確認し、地域の連携先の状況と合わせて判断することが大切です。

「導入しても連携先がいない」リスク

最大の課題は、システムを導入しても、連携する相手事業所がシステムを利用していないと意味をなさないという点です。ケアマネジャー側が利用を始めても、サービス提供事業所がFAXでのやり取りを希望すれば、結局のところ二重対応（FAX＋システム）が発生し、業務負担がかえって増えることもあります。

その結果として、「宝の持ち腐れ」「使わないのに利用料だけ払うことになる」といった懸念が生まれ、導入が敬遠される一因になっています。

中小規模事業所ほど導入が困難

特に人員やITスキルが限られる中小規模の介護事業所にとっては、導入・運用のハードルが高いという指摘もあります。対応ソフトの操作、職員教育、通信設定などに不安を抱える声も多く、結果的に「現場任せ」にされてしまうケースも少なくありません。

これらの懸念は当初から予想されていたが、まさしくそのまま現実になったということでしょう。

ケアプランデータ連携システムは「ゴミ」確定？多職種連携を妨げるものは？ | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

みなさん、「ケアプランデータ連携システム」って知っていますか？ 今まで「紙」媒体で受け渡ししていたケアプランを

welconnect.net

ケアプランデータ連携システムのメリット

ケアプランデータ連携システムは、ただのITツールではなく、業務の質とスピードを根本から改善する可能性を持つ基盤インフラです。ここでは、介護事業所にとっての具体的なメリットを4つの視点から整理します。

① 業務効率の大幅な向上

これまでケアマネジャーとサービス事業所の間でやり取りしていた提供票や利用票、スケジュール調整の確認作業が、FAXや電話ではなく、すべてオンライン上で完結します。

• 提供票の送付 → システム上で即時送信
• 返信・確認 → 自動で記録・通知
• 転記作業の削減 → 入力ミスのリスク低減

このように、手間と時間を削減することで、他の専門業務にリソースを振り向けることが可能になります。特に、月末月初の書類業務が集中する時期にこそ、大きな効果を発揮します。

② コストの削減（通信費・人件費・紙代）

紙による送受信やFAXの維持管理、郵送費用にかかっていた目に見えづらいコストがゼロまたは大幅に削減されます。

• FAX機器のリース代やトナー代の削減
• 郵送用封筒や用紙・印刷費の削減
• 手作業による確認や入力作業の工数削減

加えて、厚生労働省は令和8年度中も無料利用を継続すると案内しています。対象条件や更新の扱いは変更されることがあるため、申請前に最新の案内をご確認ください。

③ 情報共有のスピードと正確性の向上

情報が即時に届き、システム上で送信履歴や返信状況が明確に管理されるため、書類の紛失や見落としが発生しにくくなります。さらに、タイムスタンプや自動通知の機能により、「送った・届いていない」トラブルを防ぐことができます。

• 書類の確認ミス・確認漏れの防止
• データの統一形式によるやり取りで認識のズレを回避
• 記録の電子保存によりトレーサビリティを確保

④ 地域連携・チームケアを支える土台に

ケアプランの共有がスムーズになることで、訪問介護・訪問看護・通所系サービスなど、複数の事業所と連携するチームケアの実現が加速します。

特に、今後の高齢者人口の増加と人材不足を見据えると、限られた職員で質の高い連携を行うためには、ICT基盤の整備は避けて通れません。

このシステムは、単なる書類送受信のツールにとどまらず、将来的な医療・介護・地域包括支援との統合連携の足がかりにもなるという意味で、戦略的な導入価値があります。

次章では、こうしたメリットと表裏一体ともいえる「デメリット・導入のハードル」について、冷静に整理していきます。導入をためらう事業所の声や現場の課題に正面から向き合います。

ケアプランデータ連携システムのデメリット・導入のハードル

ケアプランデータ連携システムには多くの利点がありますが、実際の導入・運用にあたっては、いくつかの障壁や懸念点があるのも事実です。ここでは、現場の声を踏まえた実務的な「導入の壁」となり得る要素を整理します。

① 連携相手がいなければ機能しない

このシステムの最も大きな課題は、「双方向の仕組み」であることです。たとえ自事業所が先行して導入しても、連携相手（ケアマネジャーまたはサービス事業所）が利用していなければ、FAXや電話との“二重対応”が必要となり、かえって業務負担が増える可能性があります。

• 「こちらは導入したのに、相手は使っていない」
• 「紙ベースでのやり取りを結局続けている」
• 「確認・返答はFAXのまま」

このような状況が続くと、職員のモチベーションも下がり、ツール自体の定着を妨げる要因となります。

② ITリテラシー・運用体制への不安

特に中小規模の事業所では、システム導入に必要なITスキルや人的リソースの不足が大きな懸念材料です。

• PC操作に不慣れな職員が多い
• 操作研修を行う余裕がない
• エラーや不具合発生時の対応に自信がない

また、実務上では「いつ・誰が・どの手順で送受信を管理するか」といった運用ルールの整備も不可欠です。この点が曖昧なまま導入してしまうと、かえって混乱を招きます。

③ 対応ソフトや通信環境の整備コスト

ケアプランデータ連携システムを利用するには、以下のような環境整備が求められます。

• 厚労省が認定する「対応ソフト」の導入
• 電子証明書やセキュリティ設定の構築
• 法人単位での申請・登録手続き

こうした初期準備には、一定の費用や時間がかかる上、外部ベンダーとの調整が必要になる場合もあるため、導入のハードルとして認識されがちです。

④ 導入効果が「見えにくい」初期段階

システム導入による効率化効果は、一定の運用期間を経てはじめて実感できる側面が強く、最初の数か月は“手間の方が増えた”と感じるケースもあります。

• 利用率が低い地域では、効果を実感できない
• 最初は学習コストや調整負担が先に来る
• 「どうせまた使われなくなるのでは」という不信感

そのため、導入を躊躇する事業所の多くは、「実際にどれくらい改善するのかが分からない」という不透明さをリスクと見なしています。

こうした課題を乗り越え、導入効果を最大限に活かすためには、地域全体での導入推進や、行政・包括支援センターとの連携、ベンダー支援の強化などが必要です。

このシステムが全国で普及するため、秘策はないのか？次の章で解説します。

普及を加速させるための3つの提案

ケアプランデータ連携システムが本来の力を発揮するためには、単一の事業所だけで導入しても限界があります。地域単位での普及促進と、制度面・技術面の改善が連動して初めて、実効性のある情報連携基盤として機能します。

ここでは、導入障壁を乗り越え、業界全体として活用を進めるために必要と考えられる3つの提案を紹介します。

提案1：地域包括支援センターが率先して導入・連携のハブとなる

まず鍵を握るのが、地域包括支援センターの役割強化です。

地域包括支援センターがケアプランデータ連携システムを一斉に導入し、居宅介護支援事業所や介護サービス事業所を引っ張っていくことが重要です。将来的には、居宅介護支援事業所との予防ケアプランの確認・照会などができれば、情報共有のプラットフォームとして機能することで、地域全体のデータ連携の流れが整います。

たとえば…

• 予防プランの確認依頼を紙で提出 → システムでデータ共有へ
• 書類の持参・押印 → オンライン確認・完結へ

こうした変化により、地域のケアマネやサービス事業所が自然にシステムへ移行しやすくなる導線ができます。地域包括支援センターや受託法人が導入し、地域連携を率先していくことはマストなのではないでしょうか。

提案2：医療機関との情報連携の実現

次に目指すべきは、医療と介護の垣根を越えた情報連携の拡充です。

現時点では、ケアプランデータ連携システムの対象は介護サービス内に限定されていますが、将来的には以下のような医療データとの連携が強く求められます。

• 退院時サマリーの共有
• 入院歴・服薬情報の事前連携
• 訪問看護報告書の共有・確認

ケアマネジャーにとって、医療機関とのやり取りは心理的にも実務的にもハードルが高くなりがちです。システムが標準的な連携経路となれば、その負担を軽減し、多職種連携が円滑になります。

提案3：完全クラウド化による柔軟なアクセス環境の整備

現行のシステムでは、1事業所内の特定PCからのみしかアクセスできない設計となっており、これは特に複数拠点展開やテレワーク対応を進める法人にとって大きな制約です。

将来的には…

• クラウドベースでの接続・管理
• スマートフォンやタブレットからの一時確認
• 複数スタッフでの共同閲覧・編集対応

など、より現場に即した柔軟なアクセス環境の構築が不可欠です。

「いつでも・どこでも・誰でも」安全に情報にアクセスできる環境が整うことで、日々の業務に自然に溶け込むツールへと進化していくでしょう。

この3つの提案が整えば、単なる業務ツールではなく、「地域包括ケア」の実現に向けた強力なインフラとして、ケアプランデータ連携システムが真価を発揮するはずです。

追記：ケアプランデータ連携システムは介護情報基盤に統合へ

フリーパス開始後の利用状況を確認する際は、掲載件数だけで利用率や実際の連携状況を判断しないよう注意が必要です。最新の掲載状況はWAM NETで確認できます。

厚生労働省は、ケアプランデータ連携システムを「介護保険資格確認等WEBサービス」のケアプランデータ連携機能として統合する方針を示しており、2026年にはAPI仕様の公開など移行準備が進んでいます。統合はまだ完了していません。介護情報基盤の情報共有も、2026年4月以降、標準化対応が済んだ市町村から順次始まり、全市町村での活用開始は2028年4月までを目指す段階的な計画です。

介護情報基盤は、介護保険情報などを関係者間で電子的に共有するための仕組みです。紙の介護保険証が一律に廃止されたわけではなく、自治体ごとに利用開始時期も異なります。事業所は、管轄自治体の開始時期と厚生労働省の移行案内を確認しながら準備する必要があります。

ケアプランデータ連携システムとか作らないで、最初っからそうしておけば・・・。

介護情報基盤ポータル開設！ケアプランデータ連携システムとどう違う？介護事業所のやること徹底解説 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

2025年8月、厚生労働省は「介護情報基盤ポータル」を公開しました。これは、介護保険証や要介護認定情報、主治医

welconnect.net

ケアプランデータ連携システムの未来と事業所の選択

ケアプランデータ連携システムは、単なる業務効率化の手段にとどまらず、介護現場の情報連携を根本から変える可能性を持つ国主導の共通基盤です。厚生労働省が制度整備を進める中、2025年6月に始まったフリーパスは、厚生労働省から令和8年度（2027年3月末）まで無料利用を継続すると案内されています。申込・更新条件は最新の案内で確認してください。

一方、掲載件数だけでは地域内の連携相手がどれだけ実際に使っているかまでは分かりません。地域別・サービス別の情報を確認し、連携先の利用状況や自事業所の業務フローと照らし合わせる必要があります。システムとしての効果は、地域の連携状況と運用方法によって変わります。

今、導入を“様子見”するのか、“一歩先行く”のか

多くの事業所が「周囲の動きを見てから判断したい」と考えているかもしれません。しかし、早期に導入し運用を始めた事業所は、業務効率や職員の意識改善といった先行効果を享受しつつあります。

• フリーパス期間中に試験導入して運用フローを整える
• 先行導入事例として地域に好影響を与える
• 将来の多職種連携・医療情報連携に向けた準備となる

これは、単なる費用対効果の問題ではなく、事業所としてのICT活用力・将来への適応力を問われる判断でもあります。

“誰かが使うまで待つ”ではなく、“自らが動き出す”という選択を

制度や補助の仕組みはあっても、それを「活かすかどうか」は現場の判断に委ねられています。ケアマネジャーとサービス事業所の間にある“距離”を埋め、地域ケアの質を高めるために――今こそ、現場から動き出すタイミングかもしれません。

フリーパスキャンペーンの活用、地域での声かけ、操作研修の実施、ソフト会社との連携など、一歩踏み出すことで未来の標準が変わる可能性があります。

介護ソフト「トリケアトプス」を選んだ理由｜口コミ・評判より大切な選び方の最重要ポイント | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護事業所に特化したウェブ制作の事業を行っていますが、介護業界の経験が長いだけにいろいろな相談を受けることもあ

welconnect.net

ケアプランデータ連携は本当にオトク？2026年介護報酬改定で変わるケアマネ処遇改善 | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

ケアプランデータ連携システムって本当に意味あるの？利用料がかかるようになったら損をするんじゃないの？本当にオトクなの？そんな疑問に答えます。2026年介護報酬改定では居宅介護支援事業所の処遇改善加算要件となり、加算率は2.1%。居宅介護支援事業所のケアマネにとってどんな効果があるのかを考えます。

welconnect.net

この記事についてよくある質問

編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

お問い合わせ

LINE公式

新型コロナウイルスの感染拡大はまだまだ終焉の兆しを見せません。

緊急事態宣言を発表した後も感染者数のペースはまだ減少傾向には入らず、重症患者も増え、感染拡大地域では医療機関の対応にも限界が見え始めています。

自粛や休業要請の期間は感染拡大の収束後も当面は継続するものと思われます。

デイサービス、休業事業者数の急増

介護サービス事業者も様々な変化と対峙しています。

デイサービスでは感染に不安を抱える利用者が自主的に利用をキャンセル。一日の利用者数が減少しています。
これが続けば事業所の運営にも危機的な影響が出てくるでしょう。

特例により、デイサービス事業所が訪問や電話対応に切り替えるところも増えています。

[blogcard url=”https://www3.nhk.or.jp/news/html/20200413/k10012384981000.html”]

介護施設のうち、特別養護老人ホームなどの入所型の施設は、緊急事態宣言を受けた休業要請の対象ではなく、知事の判断で要請できるデイサービスなどの通所施設と、ショートステイなどの短期間のみ入所する施設についても、７都県は、いずれもサービスを継続させる方針です。

しかし、ＮＨＫが法律に基づく緊急事態宣言が出された東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡の７都府県の自治体に取材したところ、少なくとも合わせて248の介護サービス事業所が自主休業していることが分かりました。

このうち東京都が75件と最も多く、次いで大阪府が41件、千葉県が38件でした。

形態別で見ると、デイサービスなどの通所型の施設がほとんどで、短期入所や訪問介護の事業所も含まれているということです。

自主休業の主な理由は「地域での感染の発生」や「感染の予防」で、このほか、「マスクや消毒液など衛生用品の不足」や「事業所での人手不足」などもありました。

緊急事態宣言が出されている地域では、各自治体は介護事業者に休業せざるをえない場合は、必要に応じて訪問介護など代わりのサービスを確保するよう求めていますが、すでに訪問介護の現場でもクラスターと呼ばれる感染者の集団の発生が確認されていて、介護施設に通えなくなった高齢者をどのようにケアしていくかが課題となっています。

NHK NEWS WEBより

事業所が突然自主休業を発表し、ケアマネは変わりの事業所を探さなければいけないとか、代替サービスを調整しなければいけないと。当然感染拡大地域であれば、新規利用者を受け入れる事業所も少ない状況で、条件に合った事業所を探さなければいけないと。

デイサービスも非常に難しい判断を迫られていますが、地域全体を見た上で決断をしていかなければいけない状況ですね。

変わり始める介護の現場

居宅介護支援事業所のテレワーク化

でも、新型コロナウイルスの感染拡大により、今まで導入が見送られていた業務内容が否応なく導入される事例もあります。

たとえば、居宅介護支援のテレワークがそのひとつです。

サービス担当者会議や訪問によるモニタリングについて、感染拡大を避けるために電話やＦＡＸなどでの確認で構わないという通知が出たことにより、ケアマネジャーの業務をテレワーク・在宅勤務に切り替える事業所が増えています。

そもそも毎月必ずすべての利用者の自宅を訪問しなければいけないという介護保険制度上の仕組みが、本当に必要なのかどうかも検討してもらいたい気がするのですが。

クラウド型のケアプランソフトや電話帳データの共有、電話転送などを導入していた事業所は比較的スムーズにテレワークに切り替えることができているのではないでしょうか。

結果論でしかないのですが、緊急事態を迎えて、働き方改革で求められていた働きやすい労働環境づくりに関しては一歩前進しているのかもしれません。

介護施設での面会禁止→ビデオ通話

老人ホーム等介護施設での面会は感染症を持ち込む大きな要因となることから、おそらくほとんどの高齢者施設は面会や外泊等が禁止となっています。

もちろん、家族の顔が見たい・心配だ、という気持ちもわかるのですが、感染拡大を防止するためには人に会わないということが大事。

施設によってはビデオ通話を取り入れているところもあります。

これであれば、感染のリスクを避けつつ、今まで面会にもこれなかった遠方に離れた場所に住んでいる家族とも、ビデオ通話で会話することもできます。

直行直帰と連絡ツール

訪問系サービスでは事務所に人が集まることを避けるために直行直帰にシフトを変える事業所も増えています。

顔を見なくちゃコミュニケーションが取れないとか、指示の確認ができないとか、やっぱり問題もあります。

そういった問題についても、事業所メンバー間でのコミュニケーションツールを導入することで解決できることも多いはずです。

ＬＩＮＥグループやteamsで共有したり、zoomでミーティングしたり、クラウド型のソフトを使って写真なども共有したり、使えるツールはいろいろあります。

ハードルを上げずに、できることから浸透させていきましょう。

一歩踏み出す力

そんなことを言っても、

・うちのスタッフは年齢層が高いから、

・スマホとかパソコンに疎いから、

といった現状を変えたくない気持ちが動く。

でも、背に腹は代えられない。前を向くしかない。

やればできる。介護職の力を信じる。

このコロナウイルスの感染拡大が収束した時、一歩前進できた自分でいるために、一歩前進した事業所であるために、今何ができるかを考えていきましょう。

この記事についてよくある質問