介護保険事業所において職員研修は、事業の信頼性やサービス品質を担保するために欠かせない取り組みです。特に、業務継続計画（BCP）、ハラスメント防止、虐待防止、認知症ケアといった分野は、介護保険法や関連法規によって実施が義務付けられており、どの事業所も必ず対応しなければなりません。
しかし、その研修を実施するにあたっては「担当者の準備負担が大きすぎる」という共通の悩みがあります。

例えば、厚生労働省が発行している研修用マニュアルや手引きは数十～数百ページに及ぶものがほとんどです。これを担当者が読み込み、要点を整理し、スライド資料にまとめ、さらに発表原稿を用意して当日の進行まで担うとなると、数時間〜数日単位の時間が必要になります。介護現場は慢性的な人員不足の中で日々のケア業務に追われており、こうした負担を軽くこなせる余裕はほとんどありません。

さらに、担当者の力量によって研修内容に差が出てしまう問題もあります。ある年は分かりやすくまとまった研修ができても、翌年は別の担当者になり「ただ資料を読み上げるだけの研修」に戻ってしまうことも珍しくありません。このような状況では、せっかくの研修が形骸化し、職員にとって「ただ義務だから受けるもの」という意識に留まってしまいます。

一方で、研修を形だけで済ませてしまうと、実際の業務現場で事故やトラブルが発生した際に「研修はしていたが、現場には浸透していなかった」と責任を問われるリスクがあります。BCPや虐待防止などは、利用者の命や尊厳を守るための根幹に関わるテーマであり、単なるチェックボックス的な対応では済まされません。

このように、

• 「準備に時間がかかりすぎる」
• 「担当者によって質にばらつきがある」
• 「研修が形骸化しやすい」
  という三重苦をどう解決するかが、多くの介護保険事業所に共通する課題です。

そこで新しい解決策として注目されているのが、AIを活用した「介護研修動画」の自動生成です。特にGoogleが提供する「NotebookLM」というツールは、公式資料を読み込ませるだけで、要点を整理した研修動画を作成できるため、研修準備のあり方を根本から変える可能性を持っています。

NotebookLMとは？介護事業所にとっての意味

NotebookLMの概要

NotebookLMは、Googleが開発した生成AIをベースにした情報整理・学習支援ツールです。従来のAIチャットのように「質問に答える」だけではなく、文書やPDF、Webページ、スプレッドシート、さらにはYouTube動画の内容まで読み込み、そこから知識をまとめ上げるという特徴を持っています。もちろん、AIに調べさせた情報やデータなどを入れることもできます。

これまでもブログや動画で紹介させていただいていますので、その活用事例も紹介します。

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特に注目されているのが「Video Overview（動画解説）」という機能です。これは、アップロードした文書を要点ごとに整理し、音声付きスライド形式の動画を自動で生成するものです。つまり、「分厚い資料を要約して、研修で使える10分程度の動画に仕立ててしまう」ことが可能になります。

従来であれば、研修担当者が数十ページのマニュアルを読み込み、パワーポイントを作り、説明文を考え、ナレーションをつけるまでに膨大な時間がかかっていました。NotebookLMを使えば、これらの作業の大部分をAIが自動化してくれるため、担当者の負担は劇的に軽減されます。

介護保険事業所にとってのメリット

NotebookLMは単なる効率化ツールに留まりません。介護保険事業所にとっては、次のような具体的な利点があります。

• 法定研修の即時対応
  厚生労働省のマニュアルをアップロードするだけで、研修動画が完成。研修準備にかかる時間をほぼゼロに近づけられます。
• 自施設マニュアルの整備
  NotebookLMは文書を要点ごとにまとめ直す機能もあるため、自施設の規程や手順書を整理し、新しいマニュアルを作成する際の下地として活用できます。研修動画を作るだけでなく、「マニュアル作成の効率化」にも直結します。
• 研修の質の均一化
  担当者ごとに研修の質に差が出る課題を解消できます。AIがベースの動画を作るため、毎年「同じ水準の研修」を提供でき、教育の一貫性が保たれます。
• 外国人職員への対応
  NotebookLMは80以上の言語に対応しており、外国人介護職員に対しても同じ研修を多言語で提供できます。これまで「日本語の専門資料をどう伝えるか」で苦労していた部分を解決できます。
• 繰り返し学習の容易さ
  研修動画は一度作ってしまえば何度でも利用可能です。新人研修や復習教材としても活用でき、同じ説明を何度も繰り返す必要がなくなります。
• カスタマイズ性の高さ
  動画を作成するときには指示をしてカスタマイズができますので、特に強化したいテーマや分野を特定することができます。例えば、「居宅介護支援事業所を対象に」とか、「事例をベースに学習したい」など、指示によって、同じ資料をベースにしていてもまた別の切り口の動画を作ることもできます。

NotebookLMの価値は「効率化＋実効性」

NotebookLMを導入することは、単に研修準備の手間を省くというだけではありません。むしろ大きな価値は、「効率化」と「実効性のある研修」の両立にあります。

効率化により担当者が余裕を持って準備できるようになれば、その分「研修のアレンジ」「自施設の事例の追加」「職員参加型の演習」といった工夫に時間を割けるようになります。つまりNotebookLMは、研修の“土台づくり”を自動化することで、担当者が本当に力を注ぐべき「研修の質の向上」に集中できる環境を作ってくれるのです。

NotebookLMで作成した介護研修動画のサンプル

厚労省マニュアルをそのまま研修動画に

NotebookLMの大きな強みは、厚生労働省が公開している公式マニュアルを、そのまま研修動画化できる点です。
従来は「分厚い資料を読み込んで要約し、スライドを作る」必要がありましたが、NotebookLMを使えば数クリックで10分前後の研修動画に変換できます。
これは、法定研修の実施を効率的かつ確実に進めるための大きな武器となります。

実際の動画例

以下は、NotebookLMを活用して作成した研修動画のサンプルです。いずれも厚労省の資料をベースにしており、法定研修にそのまま利用できる内容になっています。

こちら10分研修動画シリーズとして、虐待防止研修・ハラスメント対策研修・BCP研修（自然災害等）をまとめています。

居宅介護支援事業所のケアマネ向けに、適切なケアマネジメント手法の手引きその３についての解説動画も追加しております。

これらは、いずれも8～10分程度で要点を整理した解説動画です。紙の資料を読むよりも視覚的・聴覚的に理解しやすく、職員にとって「集中して最後まで学びやすい」構成になっています。

動画研修がもたらす効果

動画を使った研修には、次のような効果があります。

• 理解しやすい：文字だけではなく、スライドと音声で説明されるため、記憶に残りやすい。
• 集中しやすい：長時間の講義形式と違い、10分程度に絞られているため、職員が集中力を維持できる。
• 繰り返し利用できる：新人教育やフォローアップ研修などで、何度も使い回すことが可能。
• 均一な研修が可能：担当者が変わっても同じ教材を使えるため、研修の質がブレない。
• 自然な日本語：AI音声というと、少し不自然な発音などがあり、集中がしにくいと言われることが多かったのですが、NotebookLMの音声出力はとてもクリアで自然な日本語です（ちょっと怪しい部分もあったりしますが、人がしゃべったとしてもエラーはありますから、それを考えたら相当質は高いと思います）。

サンプル動画の位置づけ

紹介した3本の動画は「公式マニュアルを要約した基本教材」として活用できます。しかしNotebookLMの強みは、それだけではありません。次の章で解説するように、自事業所のマニュアルや事例を追加して、オリジナルの研修動画に進化させることができます。

NotebookLMを使った介護研修動画の作り方

NotebookLMを使った介護研修動画の作成は、難しい専門スキルを必要とせず、誰でも短時間で実現できます。ここでは、実際の操作イメージや流れを具体的に解説します。さらに理解を深めたい方は、以下の解説動画をご覧ください。

ステップ1：研修テーマを決める

最初に「どの研修テーマを動画化するか」を決定します。優先すべきは法定研修の必須テーマです。つまり、先のサンプルで紹介したような項目です。

• BCP（業務継続計画）
• ハラスメント防止
• 虐待防止

これらは厚労省が研修を義務付けており、NotebookLMとの相性も抜群です。さらに、以下のようなテーマも候補になります。

• 感染症対策
• 認知症ケア
• 倫理・法令遵守
• 事故防止
• 業務改善

ステップ2：資料を準備する

次に、研修で使う資料を用意します。代表的なものは以下です。

• 厚労省が公開している公式マニュアルや手引き
• 自事業所が独自に作成したマニュアル、規程、業務フロー
• 過去の研修資料や事例集

NotebookLMはPDF形式を推奨しています。紙の資料しかない場合はスキャンしてPDF化すると便利です。

その他、信頼できる情報を提供しているウェブサイトや、公開されているYoutube動画のURLをコピーペーストすることでも学習できますので、ネット上で検索するのもいいかと思います。

ステップ3：NotebookLMにアップロード

準備したPDFファイルをNotebookLMにアップロードします。複数のファイルをまとめて読み込ませることも可能です。
例えば「厚労省の虐待防止マニュアル」と「自施設の虐待防止マニュアル」を一緒に読み込ませれば、両者の内容を踏まえた研修動画が生成されます。

ステップ4：要点確認

NotebookLMが自動で資料を解析し、章ごと・項目ごとの要点を抽出します。学習内容を確認するためには、ノートブック上で「マインドマップ」を作成すると、学習内容の全体像が確認できます。担当者はこの段階で以下の調整を行えます。

• 不足している情報があれば、資料を追加する
• 特定の分野に偏り過ぎていると感じた場合は資料を削除する

この「AI＋人の調整」によって、より実用的な内容に仕上げられます。

ステップ5：動画解説を生成

調整が終わったら「動画解説」をクリックします。NotebookLMが要点をスライドにまとめ、AIナレーションを付けて自動で動画を生成します。
動画は通常10分前後に収まるように作成されるため、研修時間に組み込みやすいのが特徴です。「テンポよく」などの指示を入れると、早口で進行しますので8分程度の動画になる傾向があります。

そのまま「動画解説」のボタンを押すだけでもいいのですが、カスタマイズ指示を入れることができます。動画解説ボタンの右上での編集マーク（ペンのマーク）をクリックすると、具体的な指示を入力可能です。対象者や目的、研修のゴールなどを入れると、より意図した内容に近い動画ができるはずです。

ステップ6：研修に導入

生成された動画は、次のように活用できます。

• YouTubeに限定公開でアップロードし、職員に共有
• 社内のeラーニングシステムやライングループなどのワークグループに登録
• 集合研修でスクリーンに投影して全員で視聴

動画に加えて補足資料や確認テストを配布すれば、さらに理解度が高まります。

ステップ7：フィードバックと改善

実際に研修で使用した後は、職員からのフィードバックを集めます。NotebookLMなら修正も簡単で、追加資料を読み込ませたり、一部要点を修正するだけで新しいバージョンをすぐに作れます。
これにより、研修教材を「作りっぱなし」ではなく「進化させながら使い続ける」ことができます。

自施設マニュアルを組み込んでオリジナル化

厚生労働省の公式マニュアルだけでは不十分

厚生労働省が提供しているマニュアルは、介護業界全体に共通する基本的なルールや考え方を整理したものです。したがって、全国どこでも使えるという強みはありますが、実際の現場に完全にフィットするわけではありません。
例えば、BCP（業務継続計画）のマニュアルには「災害時の連絡体制を整える」と書かれていますが、その具体的な手順や連絡網は事業所ごとに異なります。ハラスメント防止のマニュアルでも「相談窓口を設ける」とありますが、実際に窓口を担当するのは誰なのか、どんなルートで対応するのかは施設によって違います。

つまり、「公式マニュアル＝最低限」、「自施設マニュアル＝実際に役立つ知識」という構図なのです。

NotebookLMによるオリジナル化の方法

NotebookLMは複数の資料を同時に読み込み、統合的に要点を抽出することができます。これを活かして、厚労省のマニュアルと自施設のマニュアルを組み合わせることで、「オリジナル介護研修動画」を作成できます。

例えば：

• BCP研修
  • 厚労省の一般的な災害対応指針
  • ＋ 自施設の避難経路図、地域の災害ハザードマップの情報、災害時の担当割り当て、地域の防災拠点との連携フロー
• ハラスメント防止研修
  • 厚労省の基本的な対応手順
  • ＋ 自施設の相談窓口担当者の氏名や連絡方法、内部報告体制の図解
• 虐待防止研修
  • 厚労省の虐待防止マニュアル
  • ＋ 自施設で発生したヒヤリ・ハット事例、対応後の改善策

NotebookLMは両方の資料を要約し、自然に一つの流れにまとめてくれるので、担当者が「資料をつなぎ合わせる」手間を大幅に省けます。

職員に響く「自分ごとの研修」へ

公式マニュアルだけを読み上げる研修は、どうしても抽象的で「自分には関係ない」と受け止められがちです。しかし、自施設の実際のマニュアルや事例を組み込んだ動画を見れば、職員は「これは自分の職場の話だ」と強く感じるようになります。

たとえば、避難経路がスライドに表示され、自分の持ち場の動きが明記されている動画を視聴すれば、「自分が災害時にどう行動するべきか」が自然と頭に入ります。同様に、過去に起きたヒヤリ・ハット事例が解説されれば、職員は「次に同じことが起きたら自分はどうするか」と具体的に考えられるようになります。

オリジナル化の効果

• 定着度の向上：抽象的なルールが具体的な行動に落とし込まれる。
• 参加意欲の増加：自分の職場に関わる内容なので真剣に取り組める。
• 事業所全体の一体感：研修を通じて「うちの施設はこうしていく」という共通認識が醸成される。

つまり、NotebookLMは「研修を外部任せにするためのツール」ではなく、「現場に根ざしたオリジナル研修を作るための支援ツール」なのです。

グループワークにつなげる活用法

なぜグループワークが必要か

介護研修において、ただ知識をインプットするだけでは不十分です。研修で得た情報を「自分ならどう活かすか」「実際に現場でどう行動するか」に落とし込む必要があります。
この「自分ごと化」を促すために効果的なのが、グループワークです。

NotebookLMで生成した研修動画は要点が整理されているため、基礎知識を短時間で共有できます。そのうえで、職員同士が意見を交わす場を設けることで、実際の行動につながる研修に変えられるのです。

NotebookLMを使った問いの仕込み

NotebookLMの強みは、要点を整理するだけでなく、問いを作るヒントとしても使えることです。
動画を生成する際に、最後の部分で「グループワークにつなげるための問いかけ」を盛り込むことができます。たとえば：

• BCP研修の場合
  「停電が発生したとき、あなたの担当エリアではどんな対応が必要ですか？」
• ハラスメント防止研修の場合
  「もし利用者からの言動がハラスメントにあたるか判断に迷ったら、どう行動しますか？」
• 虐待防止研修の場合
  「この事例と同じ状況が現場で起きたら、自分ならどう対応するか？」

こうした問いを動画内で提示しておけば、職員は視聴後すぐに「考えるモード」に切り替わります。

グループワークの進め方（例）

1. 動画を全員で視聴
   → 職員が共通の知識を持った状態でスタートできる。
2. 動画の最後に問いかけを提示
   → NotebookLMにあらかじめ「グループワーク用の問いを挿入する」と指示しておく。
3. 小グループに分かれて討議
   → 4〜5人程度で話し合うことで、一人ひとりの意見が出やすくなる。
4. グループごとに発表
   → 全体で意見を共有し、事業所全体の共通認識を育てる。
5. まとめ・フィードバック
   → 管理者や研修担当者がコメントし、学びを定着させる。

グループワーク活用のメリット

• 参加型の研修になる：職員が自ら考え、意見を出すことで「受け身」から脱却できる。
• 現場に即した解決策が出る：実際の業務に直結した意見が自然に集まる。
• 職員間の連携強化：議論を通じて、普段接点の少ない職員同士も協力意識を持てる。
• 次の改善行動につながる：話し合いで出た意見を業務改善に活用できる。

NotebookLMが支える「仕組み化」

重要なのは、この流れを毎回の研修に組み込むことです。NotebookLMを使えば「動画の最後に問いを差し込む」ことを習慣化でき、研修の設計そのものを効率的に仕組み化できます。
こうすることで、研修が単なる義務ではなく、「職員が主体的に考える学びの場」へと進化します。

動画研修のメリット：手抜きではなく理解を深める手段

「動画＝手抜き」という誤解

動画を使った研修というと、「ただ動画を流して終わりにしているのでは？」という懸念を持つ方も少なくありません。確かに、内容を吟味せずに外部の動画を流すだけなら、職員の理解は深まりませんし、形だけの研修になってしまうでしょう。
しかし、NotebookLMを活用して作成した介護研修動画は、むしろ「効率化と理解促進を両立する仕組み」と言えます。動画には、紙の資料や口頭説明にはない強みがあるのです。

視覚と聴覚で理解できる

人間の記憶は、複数の感覚を使うほど定着しやすいとされています。文字だけの資料よりも、映像と音声を組み合わせた動画のほうが理解度が高まりやすいのはこのためです。

• スライドに図やキーワードが表示される
• AIナレーションがポイントを説明してくれる
  この二重の刺激によって、職員は短時間でも要点をしっかりと頭に入れることができます。

短時間で集中できる

NotebookLMが生成する研修動画は、10分前後に収まることが多いです。これは「人が集中して学べる時間」に適した長さと言われています。

• 60分の講義形式 → 聞き流してしまう
• 10分の動画形式 → 集中して最後まで理解できる
  こうした違いは、学習効果の差として現れます。

繰り返し学習が容易

一度作成した研修動画は、何度でも繰り返し利用できます。

• 新人研修で繰り返し視聴
• 一度研修を受けた職員が復習用に視聴
• 事故やトラブル発生時に再確認のために視聴
  こうした使い方ができるのは、動画ならではの強みです。研修担当者が毎回同じ説明を繰り返す必要はなくなります。

均一な質の研修が可能

従来の集合研修では、担当者によって説明の仕方や強調するポイントが異なり、研修の質にばらつきが生じがちでした。NotebookLMを使って作成した動画を使えば、誰が研修を担当しても同じ内容を均一に伝えることができるようになります。
これは、複数の拠点を持つ法人やグループにとって特に有効です。

時間と場所を選ばない柔軟性

動画は「オンデマンド研修」にも活用できます。

• シフト勤務で全員が一度に集まれない場合
• 夜勤者が昼間に受講する必要がある場合
• 短時間勤務の職員が後日受講する場合
  こうした状況でも、動画を用意しておけば各自が都合の良い時間に学べます。これにより、研修受講率の向上や職員満足度の向上にもつながります。

「効率化＋理解促進」の両立

以上のように、動画研修は単なる「準備の手抜き」ではなく、職員にとって理解しやすく、繰り返し学べて、均一な研修を実現する手段です。NotebookLMを活用することで、その動画を簡単に自作できるようになった今こそ、動画研修を本格的に導入する価値があります。

NotebookLMを活用するメリットと注意点

NotebookLMを使うメリット

NotebookLMを研修に取り入れることで得られる利点は多岐にわたります。単なる「効率化」にとどまらず、介護事業所にとって本質的なメリットをもたらします。

① 準備時間の大幅削減

従来は研修担当者がマニュアルを読み込み、要点を整理し、スライドを作り、発表資料を整えるまでに数日かかっていました。NotebookLMを使えば、資料の読み込みから動画化まで数分で完了します。これにより、研修準備の負担を大幅に軽減できます。

② 公的資料に基づいた信頼性

厚生労働省の公式マニュアルを直接読み込ませることで、内容の信頼性が担保されます。「根拠のある研修」を行えることは、利用者や家族への説明責任を果たすうえでも重要です。

③ 自施設への適応性

自事業所のマニュアルや規程を追加することで、現場に即したオリジナル研修が作れます。これにより「うちの施設ではどうするのか」を明確に伝えられ、職員の納得感が高まります。

④ 多言語対応で外国人職員にも有効

NotebookLMは80以上の言語に対応しており、日本語の研修をそのまま多言語に展開可能です。外国人介護職員の教育を効率化できる点は、多様化が進む介護現場にとって大きな強みです。

⑤ 繰り返し利用できる資産化

一度作成した研修動画は、何度でも使い回せます。新人研修、定期研修、フォローアップ研修など、様々な場面で繰り返し利用できるため、教材が資産として積み重なります。

NotebookLMを使う際の注意点

メリットが大きい一方で、NotebookLMを導入する際には注意点もあります。これを理解しておくことで、より効果的に活用できます。

① 動画の表現はシンプル

生成されるスライド動画は、情報整理には優れているものの、ビジュアル的にはシンプルで単調になりがちです。そのため、必要に応じて写真や現場の画像を追加し、補足資料と組み合わせることが望まれます。

② AI任せにしすぎない

NotebookLMが自動で抽出した要点は正確性が高いものの、施設ごとの優先順位や強調すべきポイントまでは反映されないことがあります。最終的なチェックと調整は研修担当者の役割として欠かせません。

③ 職員の受け止め方に配慮

動画を活用することが「手抜き」と誤解されないよう、研修の設計段階で「動画視聴＋グループワーク」「動画視聴＋確認テスト」といった仕組みを取り入れることが重要です。

④ ネット環境の整備が必要

動画をスムーズに視聴するには、ある程度のインターネット環境が必要です。通信状況が不安定な環境で使用する場合は、あらかじめオフライン再生できるようにダウンロードしたファイルを持っておくと安心です。

NotebookLMを上手に活用するために

NotebookLMは強力なツールですが、「AIに任せきりにする」のではなく、「AIが作った下地を人が研修設計で活かす」という姿勢がポイントです。

• AIが効率化を担当
• 人が現場の実情を反映し、参加型の仕組みを加える

この役割分担によって、NotebookLMは研修の効率化と実効性を両立させる真のパートナーとなります。

介護研修動画で研修を“自分ごと化”する

介護保険事業所にとって、職員研修は避けて通れない業務であり、BCP・ハラスメント防止・虐待防止といった法定研修は年々重要性を増しています。しかし現実には、準備に時間がかかり、担当者によって研修の質がばらつき、形骸化してしまうという課題がありました。そして、準備をすること・間に合わせることだけにエネルギーを使い、その先の効果や改善・発展という部分に力を入れることができないという現実がありました。

その解決策として、NotebookLMを活用した介護研修動画は大きな可能性を秘めています。

• 厚労省のマニュアルをベースに10分程度の研修動画を自動生成できる
• 自施設のマニュアルや事例を組み込んで「オリジナル教材」にできる
• 動画の最後にグループワーク用の問いを差し込み、参加型の学びに展開できる
• 動画は何度でも使い回せるため、新人研修や復習にも活用可能
• 多言語対応により、外国人職員にも同じ内容を届けられる

つまりNotebookLMは、研修担当者の負担を軽減するだけでなく、研修の質そのものを高める仕組みでもあります。動画という形式を取り入れることで、職員は短時間で集中して学び、繰り返し視聴して理解を深められるようになります。

また、NotebookLMは研修だけでなく、マニュアル作成や業務手順書の整理といった場面でも有効に活用できます。研修動画と併せてマニュアルそのものを整備すれば、事業所全体の業務の標準化と効率化にもつながります。

これからの介護業界に求められるのは、「義務だからやる研修」ではなく、「現場で本当に役立つ研修」です。NotebookLMを使った介護研修動画は、効率化と実効性を両立させ、研修を職員一人ひとりの“自分ごと”へと変えていく力を持っています。

研修を義務から学びへ。
準備の負担から、参加型の仕組みづくりへ。

その転換の第一歩として、NotebookLMを取り入れた介護研修動画は、今まさに検討すべき選択肢だと言えるでしょう。

今回は動画による学習を提案しましたが、他にもクイズで学習するなど、より少ない負担で学習できるツールの紹介や提案もしております。お悩みのことがあればぜひお気軽に相談してください。

介護事業所の広報担当者必見｜法令違反を防ぐためのクイズアプリと専門サポート | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

介護事業所における「広報」や「Web担当」の役割は、他の業界以上に難易度が高いのをご存じでしょうか。しかしなが

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編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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介護業界では、ケアマネジャーと訪問介護・訪問看護など在宅介護サービス事業所との間で日々さまざまな情報のやり取りが行われています。これまでは、FAXや郵送、電話などによってケアプラン・提供票や照会文書を送受信し、業務負担の大きさや情報共有のタイムラグが長年の課題とされてきました。

こうした中、厚生労働省が推進しているのが「ケアプランデータ連携システム」です。これは、ケアプランに関わる情報をセキュアな環境で電子的にやり取りできる仕組みであり、「脱FAX」や「業務の標準化」「効率化」を目指す国のDX施策の一環として整備されました。

特に、2025年6月から始まった「フリーパスキャンペーン」によって、これまで導入に慎重だった介護事業所にも新たな選択肢が提示されています。申請を行えば、通常21,000円かかる年間利用料が1年間無料になるというもので、経営面でも大きなインパクトがあります。

しかし実際には、導入が進んでいない現状も明らかになってきました。2025年5月時点での全国利用率はわずか6%にとどまり、地域間の格差や利用事業所数の減少といった懸念も指摘されています。

この記事では、ケアプランデータ連携システムの概要やキャンペーン内容に加え、現状の課題や今後の展望、そして導入を検討する事業所が理解しておくべきメリット・デメリットについて、正確かつ分かりやすく解説します。
業務効率化や人材不足対策を模索している経営者・管理者の方にこそ、知っておいていただきたい内容です。

こちらにこの記事のダイジェストを動画でまとめています。

チャンネル登録、高評価もぜひお願いします。

ケアプランデータ連携システムとは？

厚生労働省が推進する「介護DX」の中核施策

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス提供事業所との間で、ケアプランに関する情報を安全かつ効率的にやり取りできる仕組みとして、厚生労働省が整備・提供している国主導の共通インフラです。

このシステムは、介護分野の「業務効率化」や「情報の標準化・電子化」を目的とする「介護DX（デジタルトランスフォーメーション）」施策の一つとして位置づけられており、2021年度以降、段階的に機能が強化されてきました。

ケアマネとサービス事業所間の情報連携をオンライン化

従来、ケアマネジャーが作成するケアプランやサービス提供票は、FAXや紙の郵送でサービス事業所に送られ、受け手側がそれを手入力で転記するという非効率な手続きが主流でした。

これに対し、ケアプランデータ連携システムでは、以下のような情報が標準化されたフォーマットで電子的に送受信されます。

• サービス提供票・別表（様式第6表）
• 利用票・別表（様式第7表）
• 居宅サービス計画書（ケアプラン）など

情報の送信は、厚生労働省が指定する「ケアプランデータ連携対応ソフト」を通じて行われ、セキュリティが確保されています。

引用：ケアプランデータ連携システムサポートサイト

対象となる事業所とシステム要件

この仕組みを利用できるのは、居宅介護支援事業所および在宅介護サービス事業所（訪問介護・訪問入浴・訪問看護・訪問リハなど）です。

利用にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

• 「ケアプランデータ連携システム対応ソフト」の導入
• 法人単位でのアカウント登録
• 通信環境（インターネット接続、電子証明書など）の整備
• 厚労省ポータルサイトでの利用申請

また、利用にあたっては年間21,000円（税別）の利用料が発生しますが、2025年6月から2026年5月末まではフリーパスキャンペーンの対象期間となっており、申請すれば1年間無料で利用可能です。

2025年6月スタートの「フリーパスキャンペーン」とは

年間21,000円の利用料が無料に

ケアプランデータ連携システムの利用には、本来、年間21,000円（税別）の利用料が必要です（法人単位の契約）。これは特に小規模事業所にとっては導入障壁となっており、これまで利用が進まなかった要因の一つでもありました。

こうした状況を受け、2025年6月1日から2026年5月末までの期間限定で「フリーパスキャンペーン」が開始されました。このキャンペーンでは、期間中に利用申請を行えば、申請時点から1年間、利用料が全額免除される仕組みとなっています。

無料化の背景にある“普及の伸び悩み”

このキャンペーンは、制度の普及が想定以上に進まなかったことを背景に導入されました。2025年5月時点で、全国の利用事業所数はわずか97か所。利用率はわずか6%にとどまり、先月はむしろ前月比で872事業所も減少するという逆風となっていました。

厚生労働省としても、国が整備したシステムが「利用者がいない」状態では有効活用できず、現場の負担軽減にもつながらないという課題を強く認識していると考えられます。

フリーパスの適用条件と注意点

キャンペーンの適用には、以下の点に注意が必要です。

「様子見」が増える可能性も

1年間の無料期間は大きな魅力ですが、制度の成熟度や地域の連携状況を慎重に見極めたいという理由から、「他の事業所の動きを見て、ギリギリに申請する」というケースも想定されます。

「2026年5月末までが無料期間」ではなく、「2026年5月末までに申し込めばその後1年間が無料」になるため、期間満了までに登録をすれば同じく1年分の無料を使えるのです。

このため、キャンペーン終了直前に申請が集中し、システム導入や連携調整に時間がかかるリスクもあります。本気で業務改善を図るなら、早期に導入を検討し、使いこなす準備を始めることが望ましいでしょう。

実際のシステム導入状況と課題

利用率は全国でわずか6％、想定を大きく下回る普及状況

厚生労働省が公開している最新の統計（2025年5月末時点）によれば、ケアプランデータ連携システムの全国利用事業所数は97か所にとどまっており、全体の利用率はわずか6％程度という極めて低い水準にとどまっています。

驚くべきことに、先月は前月と比較して利用事業所が872か所も減少しており、普及が進むどころか逆に後退している地域すらあります。これは、システム導入に伴う手間やコスト、連携先の不在などが障壁となっている実情を浮き彫りにしています。

地域差が拡大、成功と失敗の分かれ目は「連携の土壌」

都道府県別の動向を見ると、普及状況には大きなばらつきがあります。

たとえば宮崎県では、過去1年で利用事業所数が約5倍に増加し、ケアマネジャーとサービス事業所が協調してシステムを活用する好事例が生まれています。一方で、長野県や富山県では大幅な減少が見られ、導入が定着しなかったことが推察されます。

宮崎県が大きく事業所数を伸ばした理由としては、行政が積極的にバックアップを行ったことや、導入支援に入ったNPO法人タダカヨの力も大きかったものと思われます。これは、行政の姿勢や支援事業者がどこまで事業者の視線で支援できるかにかかってくるのかと思われます。

「導入しても連携先がいない」リスク

最大の課題は、システムを導入しても、連携する相手事業所がシステムを利用していないと意味をなさないという点です。ケアマネジャー側が利用を始めても、サービス提供事業所がFAXでのやり取りを希望すれば、結局のところ二重対応（FAX＋システム）が発生し、業務負担がかえって増えることもあります。

その結果として、「宝の持ち腐れ」「使わないのに利用料だけ払うことになる」といった懸念が生まれ、導入が敬遠される一因になっています。

中小規模事業所ほど導入が困難

特に人員やITスキルが限られる中小規模の介護事業所にとっては、導入・運用のハードルが高いという指摘もあります。対応ソフトの操作、職員教育、通信設定などに不安を抱える声も多く、結果的に「現場任せ」にされてしまうケースも少なくありません。

これらの懸念は当初から予想されていたが、まさしくそのまま現実になったということでしょう。

ケアプランデータ連携システムは「ゴミ」確定？多職種連携を妨げるものは？ | 介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト

みなさん、「ケアプランデータ連携システム」って知っていますか？ 今まで「紙」媒体で受け渡ししていたケアプランを

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ケアプランデータ連携システムのメリット

ケアプランデータ連携システムは、ただのITツールではなく、業務の質とスピードを根本から改善する可能性を持つ基盤インフラです。ここでは、介護事業所にとっての具体的なメリットを4つの視点から整理します。

① 業務効率の大幅な向上

これまでケアマネジャーとサービス事業所の間でやり取りしていた提供票や利用票、スケジュール調整の確認作業が、FAXや電話ではなく、すべてオンライン上で完結します。

• 提供票の送付 → システム上で即時送信
• 返信・確認 → 自動で記録・通知
• 転記作業の削減 → 入力ミスのリスク低減

このように、手間と時間を削減することで、他の専門業務にリソースを振り向けることが可能になります。特に、月末月初の書類業務が集中する時期にこそ、大きな効果を発揮します。

② コストの削減（通信費・人件費・紙代）

紙による送受信やFAXの維持管理、郵送費用にかかっていた目に見えづらいコストがゼロまたは大幅に削減されます。

• FAX機器のリース代やトナー代の削減
• 郵送用封筒や用紙・印刷費の削減
• 手作業による確認や入力作業の工数削減

加えて、フリーパスキャンペーンを活用すれば、最初の1年間はシステム利用料も無料となるため、初期コストの心配なく導入検討が可能です。

③ 情報共有のスピードと正確性の向上

情報が即時に届き、システム上で送信履歴や返信状況が明確に管理されるため、書類の紛失や見落としが発生しにくくなります。さらに、タイムスタンプや自動通知の機能により、「送った・届いていない」トラブルを防ぐことができます。

• 書類の確認ミス・確認漏れの防止
• データの統一形式によるやり取りで認識のズレを回避
• 記録の電子保存によりトレーサビリティを確保

④ 地域連携・チームケアを支える土台に

ケアプランの共有がスムーズになることで、訪問介護・訪問看護・通所系サービスなど、複数の事業所と連携するチームケアの実現が加速します。

特に、今後の高齢者人口の増加と人材不足を見据えると、限られた職員で質の高い連携を行うためには、ICT基盤の整備は避けて通れません。

このシステムは、単なる書類送受信のツールにとどまらず、将来的な医療・介護・地域包括支援との統合連携の足がかりにもなるという意味で、戦略的な導入価値があります。

次章では、こうしたメリットと表裏一体ともいえる「デメリット・導入のハードル」について、冷静に整理していきます。導入をためらう事業所の声や現場の課題に正面から向き合います。

ケアプランデータ連携システムのデメリット・導入のハードル

ケアプランデータ連携システムには多くの利点がありますが、実際の導入・運用にあたっては、いくつかの障壁や懸念点があるのも事実です。ここでは、現場の声を踏まえた実務的な「導入の壁」となり得る要素を整理します。

① 連携相手がいなければ機能しない

このシステムの最も大きな課題は、「双方向の仕組み」であることです。たとえ自事業所が先行して導入しても、連携相手（ケアマネジャーまたはサービス事業所）が利用していなければ、FAXや電話との“二重対応”が必要となり、かえって業務負担が増える可能性があります。

• 「こちらは導入したのに、相手は使っていない」
• 「紙ベースでのやり取りを結局続けている」
• 「確認・返答はFAXのまま」

このような状況が続くと、職員のモチベーションも下がり、ツール自体の定着を妨げる要因となります。

② ITリテラシー・運用体制への不安

特に中小規模の事業所では、システム導入に必要なITスキルや人的リソースの不足が大きな懸念材料です。

• PC操作に不慣れな職員が多い
• 操作研修を行う余裕がない
• エラーや不具合発生時の対応に自信がない

また、実務上では「いつ・誰が・どの手順で送受信を管理するか」といった運用ルールの整備も不可欠です。この点が曖昧なまま導入してしまうと、かえって混乱を招きます。

③ 対応ソフトや通信環境の整備コスト

ケアプランデータ連携システムを利用するには、以下のような環境整備が求められます。

• 厚労省が認定する「対応ソフト」の導入
• 電子証明書やセキュリティ設定の構築
• 法人単位での申請・登録手続き

こうした初期準備には、一定の費用や時間がかかる上、外部ベンダーとの調整が必要になる場合もあるため、導入のハードルとして認識されがちです。

④ 導入効果が「見えにくい」初期段階

システム導入による効率化効果は、一定の運用期間を経てはじめて実感できる側面が強く、最初の数か月は“手間の方が増えた”と感じるケースもあります。

• 利用率が低い地域では、効果を実感できない
• 最初は学習コストや調整負担が先に来る
• 「どうせまた使われなくなるのでは」という不信感

そのため、導入を躊躇する事業所の多くは、「実際にどれくらい改善するのかが分からない」という不透明さをリスクと見なしています。

こうした課題を乗り越え、導入効果を最大限に活かすためには、地域全体での導入推進や、行政・包括支援センターとの連携、ベンダー支援の強化などが必要です。

このシステムが全国で普及するため、秘策はないのか？次の章で解説します。

普及を加速させるための3つの提案

ケアプランデータ連携システムが本来の力を発揮するためには、単一の事業所だけで導入しても限界があります。地域単位での普及促進と、制度面・技術面の改善が連動して初めて、実効性のある情報連携基盤として機能します。

ここでは、導入障壁を乗り越え、業界全体として活用を進めるために必要と考えられる3つの提案を紹介します。

提案1：地域包括支援センターが率先して導入・連携のハブとなる

まず鍵を握るのが、地域包括支援センターの役割強化です。

地域包括支援センターがケアプランデータ連携システムを一斉に導入し、居宅介護支援事業所や介護サービス事業所を引っ張っていくことが重要です。将来的には、居宅介護支援事業所との予防ケアプランの確認・照会などができれば、情報共有のプラットフォームとして機能することで、地域全体のデータ連携の流れが整います。

たとえば…

• 予防プランの確認依頼を紙で提出 → システムでデータ共有へ
• 書類の持参・押印 → オンライン確認・完結へ

こうした変化により、地域のケアマネやサービス事業所が自然にシステムへ移行しやすくなる導線ができます。地域包括支援センターや受託法人が導入し、地域連携を率先していくことはマストなのではないでしょうか。

提案2：医療機関との情報連携の実現

次に目指すべきは、医療と介護の垣根を越えた情報連携の拡充です。

現時点では、ケアプランデータ連携システムの対象は介護サービス内に限定されていますが、将来的には以下のような医療データとの連携が強く求められます。

• 退院時サマリーの共有
• 入院歴・服薬情報の事前連携
• 訪問看護報告書の共有・確認

ケアマネジャーにとって、医療機関とのやり取りは心理的にも実務的にもハードルが高くなりがちです。システムが標準的な連携経路となれば、その負担を軽減し、多職種連携が円滑になります。

提案3：完全クラウド化による柔軟なアクセス環境の整備

現行のシステムでは、1事業所内の特定PCからのみしかアクセスできない設計となっており、これは特に複数拠点展開やテレワーク対応を進める法人にとって大きな制約です。

将来的には…

• クラウドベースでの接続・管理
• スマートフォンやタブレットからの一時確認
• 複数スタッフでの共同閲覧・編集対応

など、より現場に即した柔軟なアクセス環境の構築が不可欠です。

「いつでも・どこでも・誰でも」安全に情報にアクセスできる環境が整うことで、日々の業務に自然に溶け込むツールへと進化していくでしょう。

この3つの提案が整えば、単なる業務ツールではなく、「地域包括ケア」の実現に向けた強力なインフラとして、ケアプランデータ連携システムが真価を発揮するはずです。

追記：ケアプランデータ連携システムは介護情報基盤に統合へ

ケアプランデータ連携システムはフリーパス導入後も普及率は振るわず。

しかし、今後、ケアプランデータ連携システムは介護情報基盤というシステムに統合されることが決まりました。介護情報基盤は、ケアプランデータ連携システムに加え、自治体が保有する介護認定情報や、医療機関が作成する主治医意見書なども閲覧可能なシステムです。

つまり、介護保険に関する情報を一元管理するシステムが生まれます。紙の保険証廃止なども同時進行するため、この介護情報基盤は導入を避けることができないシステムになりそうです。

ケアプランデータ連携システムとか作らないで、最初っからそうしておけば・・・。

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ケアプランデータ連携システムは、単なる業務効率化の手段にとどまらず、介護現場の情報連携を根本から変える可能性を持つ国主導の共通基盤です。厚生労働省が制度整備を進める中、2025年6月からはフリーパスキャンペーンがスタートし、導入のハードルが一時的に大きく下がっています。

一方で、導入率は全国で6％に満たず、地域間格差や連携相手の不在といった課題も依然として残されています。つまり、システムとしてのポテンシャルは高いものの、導入・活用には戦略的な視点が必要だというのが現実です。

今、導入を“様子見”するのか、“一歩先行く”のか

多くの事業所が「周囲の動きを見てから判断したい」と考えているかもしれません。しかし、早期に導入し運用を始めた事業所は、業務効率や職員の意識改善といった先行効果を享受しつつあります。

• フリーパス期間中に試験導入して運用フローを整える
• 先行導入事例として地域に好影響を与える
• 将来の多職種連携・医療情報連携に向けた準備となる

これは、単なる費用対効果の問題ではなく、事業所としてのICT活用力・将来への適応力を問われる判断でもあります。

“誰かが使うまで待つ”ではなく、“自らが動き出す”という選択を

制度や補助の仕組みはあっても、それを「活かすかどうか」は現場の判断に委ねられています。ケアマネジャーとサービス事業所の間にある“距離”を埋め、地域ケアの質を高めるために――今こそ、現場から動き出すタイミングかもしれません。

フリーパスキャンペーンの活用、地域での声かけ、操作研修の実施、ソフト会社との連携など、一歩踏み出すことで未来の標準が変わる可能性があります。

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ケアプランデータ連携システムって本当に意味あるの？利用料がかかるようになったら損をするんじゃないの？本当にオトクなの？そんな疑問に答えます。2026年介護報酬改定では居宅介護支援事業所の処遇改善加算要件となり、加算率は2.1%。居宅介護支援事業所のケアマネにとってどんな効果があるのかを考えます。

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編集：
介護福祉ウェブ制作ウェルコネクト
編集部（主任介護支援専門員）

ケアマネジャーや地域包括支援センターなど相談業務に携わった経験や多職種連携スキルをもとに、介護福祉専門のウェブ制作ウェルコネクトを設立。情報発信と介護事業者に特化したウェブ制作サービスとAIを活用した業務改善提案を行う。

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新型コロナウイルスの感染拡大はまだまだ終焉の兆しを見せません。

緊急事態宣言を発表した後も感染者数のペースはまだ減少傾向には入らず、重症患者も増え、感染拡大地域では医療機関の対応にも限界が見え始めています。

自粛や休業要請の期間は感染拡大の収束後も当面は継続するものと思われます。

デイサービス、休業事業者数の急増

介護サービス事業者も様々な変化と対峙しています。

デイサービスでは感染に不安を抱える利用者が自主的に利用をキャンセル。一日の利用者数が減少しています。
これが続けば事業所の運営にも危機的な影響が出てくるでしょう。

特例により、デイサービス事業所が訪問や電話対応に切り替えるところも増えています。

[blogcard url=”https://www3.nhk.or.jp/news/html/20200413/k10012384981000.html”]

介護施設のうち、特別養護老人ホームなどの入所型の施設は、緊急事態宣言を受けた休業要請の対象ではなく、知事の判断で要請できるデイサービスなどの通所施設と、ショートステイなどの短期間のみ入所する施設についても、７都県は、いずれもサービスを継続させる方針です。

しかし、ＮＨＫが法律に基づく緊急事態宣言が出された東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡の７都府県の自治体に取材したところ、少なくとも合わせて248の介護サービス事業所が自主休業していることが分かりました。

このうち東京都が75件と最も多く、次いで大阪府が41件、千葉県が38件でした。

形態別で見ると、デイサービスなどの通所型の施設がほとんどで、短期入所や訪問介護の事業所も含まれているということです。

自主休業の主な理由は「地域での感染の発生」や「感染の予防」で、このほか、「マスクや消毒液など衛生用品の不足」や「事業所での人手不足」などもありました。

緊急事態宣言が出されている地域では、各自治体は介護事業者に休業せざるをえない場合は、必要に応じて訪問介護など代わりのサービスを確保するよう求めていますが、すでに訪問介護の現場でもクラスターと呼ばれる感染者の集団の発生が確認されていて、介護施設に通えなくなった高齢者をどのようにケアしていくかが課題となっています。

NHK NEWS WEBより

事業所が突然自主休業を発表し、ケアマネは変わりの事業所を探さなければいけないとか、代替サービスを調整しなければいけないと。当然感染拡大地域であれば、新規利用者を受け入れる事業所も少ない状況で、条件に合った事業所を探さなければいけないと。

デイサービスも非常に難しい判断を迫られていますが、地域全体を見た上で決断をしていかなければいけない状況ですね。

変わり始める介護の現場

居宅介護支援事業所のテレワーク化

でも、新型コロナウイルスの感染拡大により、今まで導入が見送られていた業務内容が否応なく導入される事例もあります。

たとえば、居宅介護支援のテレワークがそのひとつです。

サービス担当者会議や訪問によるモニタリングについて、感染拡大を避けるために電話やＦＡＸなどでの確認で構わないという通知が出たことにより、ケアマネジャーの業務をテレワーク・在宅勤務に切り替える事業所が増えています。

そもそも毎月必ずすべての利用者の自宅を訪問しなければいけないという介護保険制度上の仕組みが、本当に必要なのかどうかも検討してもらいたい気がするのですが。

クラウド型のケアプランソフトや電話帳データの共有、電話転送などを導入していた事業所は比較的スムーズにテレワークに切り替えることができているのではないでしょうか。

結果論でしかないのですが、緊急事態を迎えて、働き方改革で求められていた働きやすい労働環境づくりに関しては一歩前進しているのかもしれません。

介護施設での面会禁止→ビデオ通話

老人ホーム等介護施設での面会は感染症を持ち込む大きな要因となることから、おそらくほとんどの高齢者施設は面会や外泊等が禁止となっています。

もちろん、家族の顔が見たい・心配だ、という気持ちもわかるのですが、感染拡大を防止するためには人に会わないということが大事。

施設によってはビデオ通話を取り入れているところもあります。

これであれば、感染のリスクを避けつつ、今まで面会にもこれなかった遠方に離れた場所に住んでいる家族とも、ビデオ通話で会話することもできます。

直行直帰と連絡ツール

訪問系サービスでは事務所に人が集まることを避けるために直行直帰にシフトを変える事業所も増えています。

顔を見なくちゃコミュニケーションが取れないとか、指示の確認ができないとか、やっぱり問題もあります。

そういった問題についても、事業所メンバー間でのコミュニケーションツールを導入することで解決できることも多いはずです。

ＬＩＮＥグループやteamsで共有したり、zoomでミーティングしたり、クラウド型のソフトを使って写真なども共有したり、使えるツールはいろいろあります。

ハードルを上げずに、できることから浸透させていきましょう。

一歩踏み出す力

そんなことを言っても、

・うちのスタッフは年齢層が高いから、

・スマホとかパソコンに疎いから、

といった現状を変えたくない気持ちが動く。

でも、背に腹は代えられない。前を向くしかない。

やればできる。介護職の力を信じる。

このコロナウイルスの感染拡大が収束した時、一歩前進できた自分でいるために、一歩前進した事業所であるために、今何ができるかを考えていきましょう。