じこボットとは？介護の事故報告書を会話で作るAIツールの使い方

事故への対応はひと区切りついた。利用者の状態を確認し、看護職や管理者に伝え、家族への連絡も終えた。それでも、報告書を前にすると、何から書けばよいのか分からなくなることがあります。

起きたことは覚えているのに、報告書の各欄へどう書き分けるか迷う。自分の対応がどう受け止められるか気になって、文章が進まない。管理者側も、提出された文章を読んで経過を聞き直し、書き直す作業に時間を使っているのではないでしょうか。

じこボットは、介護現場の事故報告書をAIとの会話で作成するためのWebアプリです。最初から文章を完成させる必要はありません。起きたことや気になっていることを伝え、質問に答えながら、報告書の下書きと原因・再発防止策の案を作成します。

目指しているのは、愚痴やつぶやきも含めて話しているうちに、事故報告書の材料が集まる使い方です。この記事では、介護事業所の職員と管理者に向けて、操作の流れ、出力される文章、現場での確認方法を詳しく紹介します。

じこボットとは？介護の事故報告書作成を会話で支援するAIツール

職員の言葉を、事故報告書の下書きへつなげる

じこボットは、事故の経過や発生後の対応を会話から読み取り、報告書の項目へ反映するツールです。日時、場所、事故の種類、受診や相談、家族への連絡などを確認し、集まった情報から文章を作成します。

利用者の状態を確認したこと、看護職へ相談したこと、その後に受診したことを、一度の回答で伝えても構いません。話された情報を複数の項目に結びつけ、次に必要な確認へ進む設計になっています。すべてを項目順に話そうとするより、まず覚えている経過を伝えることが出発点です。

作成した文章はAIによる下書きです。最後は職員や管理者が事実を確認し、現場の記録として適切な内容へ修正します。原因や対策についても、AIの案をきっかけに検討を進める位置づけです。

文章入力、選択肢、音声入力を組み合わせられる

短く答えられる質問は、画面の選択肢をタップできます。詳しい経過は文章で入力したり、マイクを使って話したりできます。毎回長文を入力する必要がなく、質問の内容に合わせて回答方法を選べます。

音声入力は、録音した言葉をテキストに変換して受付処理へ渡す仕組みです。回答の読み上げも利用できるため、入力と応答を音声で進める使い方ができます。テキストだけで使う場合も、特別な操作は必要ありません。

転倒・転落から誤薬、医療機器、情報漏えいまで

最初の画面には、転倒、転落、誤嚥・窒息、誤薬・与薬もれ、医療機器・チューブ、個人情報の漏えい、その他の事故のボタンがあります。近い種類を選ぶと、会話が始まります。

事故の種類によって必要な確認は異なります。例えば、転倒では発見時の姿勢や頭部打撲、意識の変化を確認します。情報漏えいでは、漏えいした情報の種類や、その後の対応などを確認します。同じ質問をすべての事故に当てはめるのではなく、事故に応じた情報を集めます。

ショート動画で、じこボットのイメージをつかむ

操作の説明を読む前に、紹介動画からじこボットのイメージを確認できます。記事とアプリを別の画面で開き、必要なところを見返しながら試す方法もおすすめです。

動画が表示されない場合はYouTubeで見る

じこボットの使い方：事故の種類を選んでからExcel出力まで

1．最初に事故の種類を選ぶ

じこボットを開いたら、事故の種類を選びます。最初の一文を考えてから入力する必要はありません。ボタンを選ぶことで、事故に応じた確認が始まります。

日時を聞かれたときは、カレンダーから日付と時刻を選ぶ方法もあります。日本時間で日時を確認できるので、手入力で日付を間違えそうなときにも使えます。

2．起きたことを、普段の言葉で伝える

報告書らしい言い回しを考えなくても大丈夫です。事故の直前から発見までの経過や、その後に行った対応を、分かる範囲で伝えます。思い出した順に話しても、複数の内容を一度に伝えても構いません。

例えば、トイレで移乗介助をしていたときに転倒し、意識を確認してから看護職を呼び、その後に家族へ連絡したのであれば、その流れをまとめて伝えます。あとから思い出した事実は、次の回答で補足できます。

文章入力ではEnterキーで送信し、Shift＋Enterで改行できます。音声で伝える場合は、周囲に利用者や家族の名前が聞こえる状況を避け、話す内容を確認してから録音します。

3．質問に、タップ・文章・音声で答える

質問の下に回答候補が表示されている場合は、該当するものを選べます。受診していない、診断名がない、家族からの要望がない、といった回答も、用意された選択肢から答えられます。

選択肢だけでは説明しきれない場合は、文章や音声で補足します。家族へ連絡した時刻や、伝えられた要望なども、分かっている範囲を伝えてください。曖昧な相対時刻は、下書きの日時を見て合っているか確認すると安心です。

4．入力ミスや音声の誤変換は、過去の発言から直す

音声入力では、転倒が別の言葉に変換されるなど、意図と違うテキストになることがあります。送信後に間違いへ気づいた場合は、自分の発言にあるペンのボタンから修正できます。文章で入力した発言も修正可能です。

修正した内容をもとに会話の情報を見直すため、間違った発言を残したまま、あとから否定する説明を重ねる必要はありません。特に日時、受診の有無、連絡した相手などは、誤りに気づいた時点で直しておきます。

5．下書きと原因・再発防止策の案を確認する

会話中は、進捗や確認項目、報告書の下書きを確認できます。必要な確認がひと通り終わると、報告書を作成するボタンが表示されます。作成後は、原因分析や再発防止策の案を確認します。

AIの文章が、実際に起きたことと違っていないかを見てください。受診していないのに受診したことになっていないか、まだ予定段階の対応が実施済みになっていないか、診断されていない内容が診断名として書かれていないか。このような事実関係を確かめることが大切です。

6．内容を承認し、Excelをダウンロードする

内容を確認・修正したら、画面上で承認し、Excelを出力します。報告書は、アプリに用意された標準様式をもとにExcelファイルとしてダウンロードできます。文章欄は折り返し表示され、出力後もExcelで修正できます。

画面の承認ボタンは、事業所内で必要な管理者や専門職の確認を自動的に済ませるものではありません。ダウンロード後は、事業所の手順に沿って最終確認を行い、必要な情報を追記して保管・提出します。

架空の転倒事例で見る、会話から報告書への変化

経過と気持ちが混ざった説明から始めてよい

ここからは、機能を説明するために用意した架空の例です。実際の利用者や職員の記録ではありません。

トイレで便座へ移る介助をしていたら、一緒に転んでしまって。意識は確認できたので、座っていただいてから看護師さんを呼びました。すごく焦りました。外来を受診して、打撲とのことでした。レントゲンでは骨に異常はなく、痛み止めと胃薬が出たそうです。

この発言には、事故が起きた場所、介助の場面、発見後の対応、受診、診断、検査、処方、職員の気持ちが含まれています。職員自身が、どの内容をどの欄に書くか決めてから話す必要はありません。

じこボットは、話された内容をもとに項目へ反映し、報告書用の文章を作成します。ただし、誰から聞いた情報か、職員自身が確認した事実か、時系列が合っているかは、完成した文章でも確かめます。

発生状況、対応、検査・処置をそれぞれの欄に書く

報告書の文章例は、次のように書き分けられます。実際の出力は入力内容やAIの生成結果によって異なるため、この例どおりになることを保証するものではありません。

職員が焦った気持ちへの応答と、事故報告書に記載する事実は、それぞれの目的に合わせて扱います。気持ちを話しても、口語や相づちをそのまま報告書へ貼り付けるのではなく、経過を伝える文章へまとめます。

今後の対応予定と、組織の再発防止策を混同しない

本人・家族・関係先等への追加対応予定には、本人の症状の経過観察、家族への追加説明、関係機関への追加連絡などを書きます。一方、職員研修、介助手順の見直し、環境点検などは、再発防止策として検討する内容です。

追加対応予定の欄に、これまでの家族への連絡経過や、職員間の申し送りを長く並べてしまうと、これから何をするのかが伝わりません。じこボットの下書きを確認するときも、項目の目的に合う文章になっているかを見てください。

事故の内容に合わせて、必要な確認を進める

すでに伝えたことを、報告書の複数の項目に反映する

会話の中で、家族へ連絡したこと、連絡した時刻、家族の反応をまとめて話すことがあります。その場合、じこボットは発言を個別の報告項目へ結びつけ、同じ内容を繰り返し聞かないように処理します。先生やドクターなど、普段の言い方から医師への相談を読み取ることも意図しています。

ただし、発言が曖昧だったり、AIが文脈を受け取り違えたりすると、聞き直しが起きる場合があります。その際は、すでに伝えた発言が正しいかを確認し、必要に応じてペンのボタンで修正します。画面の確認項目を見ると、どの情報が反映されたかを確かめられます。

該当しない項目まで、無理に埋める必要はない

受診していない事故であれば、受診後の診断や検査を確認する必要はありません。家族から特に要望がなかった場合も、要望なしと伝えられます。関係機関への報告については、他の自治体や警察などへの連絡をした場合の情報を扱います。

じこボットは、すべての欄を埋めることより、会話から得られた事実で下書きを作ることを重視しています。分からない内容を推測して回答する必要はありません。事業所の記録や関係職種への確認で後から分かった情報は、最終確認の段階で補います。

転倒と誤薬では、振り返る背景も違う

転倒や転落では、普段の歩行状態、疾患や服薬に関する情報、事故までの数日間の体調や生活の変化が、検討の材料になる場合があります。一方、誤薬や職員の確認手順に関わる事故では、利用者の状態を原因として扱うことが適切とは限りません。

医療機器・チューブに関する事故なら、固定や接続、体位変換などの状況が関係するかもしれません。情報漏えいなら、送信先、共有の手順、送信前の確認が検討の対象になります。じこボットは、事故のきっかけや普段と違った状況も、必要に応じて確認します。

職員の気持ちにも応答する、ねぎらいと感情のチャート

焦りや自責を、言葉にしてもよい

事故の報告には、利用者への心配だけでなく、自分の対応への迷いや、家族・職場からの反応への不安が伴うことがあります。じこボットは、こうした気持ちを含む発言にも、短い相づちや共感を返します。

事実だけを答えた場面では簡潔な応答を、気持ちを伝えた場面ではその発言に合わせた応答を返す設計です。選択肢をタップしただけの回答に、毎回長いねぎらいを付けることは避けています。率直な言葉の中から、報告書に必要な事実や、事故につながった背景を拾うことを目指しています。

下書き作成後に、感情の傾向をチャートで確認する

下書きを作成すると、報告へのねぎらいのコメントとともに、会話のストレスの参考値や感情のチャートが表示されます。安堵、不安、怒り・苛立ち、困惑、自責の傾向を、数値と棒の長さで確認できます。

例えば、家族から強く言われた話があれば、家族の怒りを職員自身の怒りと同一視せず、職員が受けた負担を考えるようにしています。本人が感じた不安や自責と、周囲の人の感情を区別することを重視しています。

数値は心理検査ではなく、会話から推定した参考表示

感情やストレスの数値は、話された内容や状況から推定する参考値です。医学的な検査や、検証されたストレス尺度による評価ではありません。音声入力でも、声の高さ、声量、震え、声のトーンを測定しているわけではなく、文字起こしされた内容をもとに処理しています。

管理者が職員の能力や冷静さを採点する用途には向きません。職員本人が気持ちを振り返ったり、負担に気づいて必要な相談を考えたりするための補助的な表示として受け止めてください。

原因と再発防止策は、管理者・多職種で検討する

本人・職員・環境・組織の要因を確認する

じこボットは、確認できた情報をもとに、本人、職員、環境、組織という複数の視点から要因候補を提示します。利用者の状態だけでなく、介助方法、設備や動線、情報共有や業務手順なども検討の対象になります。

ここで大切なのは、AIが挙げた候補が、事故の原因として確定したわけではないことです。例えば、入力していない人員不足や設備の不具合が挙げられていたら、そのまま採用せず、事実と照合します。本人や職員の責任を、AIの文章だけで判断することもできません。

事実を集める段階と、原因を検討する段階の違いは、事故報告書を反省文にしないための考え方でも詳しく説明しています。

対策を、実施内容・担当・評価時期まで具体化する

注意する、見守りを徹底する、という表現だけでは、次の勤務から何が変わるのか分かりません。じこボットでは、対策の実施内容に加え、担当、開始時期、評価時期、評価指標を確認・編集できます。

例えば、移乗介助の手順を見直すのであれば、どの場面の手順を変更するのか、誰が周知するのか、いつから運用するのかを決めます。その後、現場で実施できているかや、同じ場面のヒヤリハットに変化があるかを確かめます。

AIが提示する案を、その事業所の職員配置、設備、利用者の生活に合う対策へ修正することが、管理者や関係職種の役割です。本人の尊厳や生活の自由に影響する対策は、その必要性と代替案も検討します。

書類を完成させたあとも、対策を確かめる

事故報告書の作成で仕事を終えるのではなく、決めた対策が実施され、その結果がどうだったかを確認するところまでが改善の流れです。じこボットの案を委員会やミーティングの検討材料にし、現場で分かったことを次の手順や支援へ反映します。

事故予防と発生後の対応を検討する際は、厚生労働省が公表するリスクマネジメントの資料や事故予防・対応ガイドラインも参考になります。ツールの出力と併せて、事業所の手順や根拠となる資料を確認します。

介護事業所では、じこボットをどう運用するか

職員が事実を伝え、管理者が内容と対策を確認する

職員は、事故の経過や実際に行った対応を伝えます。管理者は、下書きに事実の抜けや受け取り違いがないかを確認し、必要に応じて看護職、医師、安全管理担当などの見解を確かめます。原因と対策を、事故を経験した職員ひとりに考えさせる必要はありません。

文章を書く作業をAIに補助してもらうことで、管理者は内容の確認と対策の検討に時間を使えるようになることが期待されます。ただし、削減できる時間には事例や運用による違いがあり、特定の短縮率を示す検証結果があるわけではありません。

出力後は、事業所の手順に沿って確認・保管する

現在のじこボットは、施設内で報告書の履歴を保存・共有するシステムではありません。職員が出力したExcelを、事業所で決めた方法で管理者へ渡し、確認済みの記録として保管する運用になります。

実際に使う前に、誰が下書きを作るか、誰が内容を確認するか、どこへ保存するかを決めておくと、途中で作業が止まりにくくなります。まずは架空事例で操作し、職員と管理者が出力内容を一緒に見る機会を設けると、利用のイメージを共有できます。

自治体の報告対象・提出方法・様式を確認する

じこボットのExcel出力は、自治体への自動提出機能ではありません。事故を報告する対象、報告先、提出方法、期限、指定様式は、提出先の自治体の要領を確認してください。

厚生労働省は、介護保険最新情報Vol.1332で事故の報告様式等に関する通知を公表しています。アプリの出力形式だけで提出要件を満たしたと判断せず、自治体の案内と照合し、必要な追記や転記を行います。

利用前に知っておきたい、個人情報と入力内容の扱い

個人を特定する氏名や事業所名は、入力を控える

じこボットの画面では、個人を特定する氏名や事業所名の入力を控えるよう案内しています。利用者、家族、職員は、利用者A、職員、娘などの呼び方で伝えます。施設名、住所、電話番号なども、会話に不要な情報は入力しないようにします。

氏名を使わなくても、特徴的な病歴や経過などの組み合わせから個人が推測されることがあります。入力する情報は目的に必要な範囲にとどめ、事業所のAI利用方針に従ってください。報告書に必要な氏名や事業所情報は、出力したExcelへ追記できます。

入力内容は画面内で一時的に保持される

現在のアプリには、ログインやデータベースへの永続保存、過去の報告書を一覧で管理する機能はありません。入力中の情報はブラウザの画面内で一時的に保持されるため、再読み込みや画面を閉じる操作で失われます。完成したExcelは、必要な保存先へダウンロードしてください。

一方、文章の抽出・分析、音声の文字起こし、読み上げには外部AIサービスを利用します。アプリ内に履歴保存がないことは、入力内容が外部へ送信されないという意味ではありません。外部サービスでの情報処理も含めて、事業所で利用を判断します。

AIの文章を、手元の記録と照合する

AIは、伝えられた内容を受け取り違えたり、文章をまとめる際に重要な対応を落としたりする場合があります。日時、受診の有無、診断、実施した処置、家族への連絡、追加対応予定などを、記録や関係者への確認と照合します。

じこボットを使う場面は、事故対応後に報告書を作成するときです。進行中の事故への対応や、利用者の状態に関する医療判断は、事業所の手順と専門職の判断に従って行います。

じこボットについてよくある質問

Q. じこボットの利用料金はかかりますか？

2026年10月10日時点の公開案内では、じこボットは無料で提供されています。利用条件は変更される場合があるため、利用時の案内を確認してください。

Q. ChatGPTのアカウントは必要ですか？

現在のじこボットはブラウザで利用する専用Webアプリで、ChatGPTのアカウントを用意する必要はありません。

Q. スマートフォンでも使えますか？

スマートフォンのブラウザから利用できます。音声入力にはマイクの利用許可が必要です。音声機能の動作は端末やブラウザによって異なる場合があります。

Q. 音声の誤変換や、送信済みの文章を修正できますか？

自分の発言にあるペンのボタンから修正できます。音声入力と文章入力のどちらにも対応し、修正した内容をもとに報告書の情報を見直します。

Q. 事故の情報がすべて分からなくても使えますか？

分かっている事実から下書きを作れます。分からないことを推測して回答する必要はありません。提出に必要な情報は、事業所の記録や関係職種への確認をもとに、最終確認の段階で補ってください。

Q. 作成した報告書は、あとから編集できますか？

確認画面で原因や再発防止策の案を修正でき、入力項目も確認・編集できます。出力したExcelファイルは、ダウンロード後もExcelで追記や修正ができます。

Q. 感情やストレスのスコアは何を表していますか？

会話の内容や状況から推定した参考値です。医学的な検査や心理検査ではなく、職員の能力を評価する数字でもありません。音声入力でも、声のトーンを測定しているわけではありません。

Q. じこボット内に報告書の履歴は保存されますか？

現在、データベースへの永続保存や報告書の履歴管理は実装されていません。入力内容は画面内で一時的に保持され、再読み込みや画面を閉じると失われます。必要な報告書はExcelとしてダウンロードしてください。

Q. 自治体へ事故報告書を自動で提出できますか？

自治体への自動提出機能はありません。Excelを出力した後、内容を確認し、提出先の自治体の要領に従って追記、転記、提出を行ってください。

まずは架空の事例で、会話から報告書になる流れを試す

事故報告書を書くために、最初から整った文章を準備する必要はありません。起きたことを自分の言葉で伝え、下書きを確認し、管理者や関係職種と対策を考える。じこボットは、その流れを支援するためのツールです。

まずは転倒などの架空事例を使い、選択肢、音声入力、発言の修正、Excel出力まで試してみてください。職員が説明する側と、管理者が確認する側の両方から見ると、どの作業に使えるかを具体的に考えられます。

介護事業所の記録業務や、AIを使った業務改善について相談したい方は、ウェルコネクトのAI・業務効率化相談をご利用ください。現場で続けられる運用を、業務の流れと併せて考えます。

本記事は2026年10月10日時点の公開案内と実装内容をもとに作成しています。画面や機能、利用条件は変更される場合があります。記事中の事例と文章例は、機能説明のための架空例です。