ショートステイ利用率の改善。ホームページで実現した空床の見える化事例

介護福祉ウェブ制作ウェルコネクトがホームページを通して関わった課題解決事例について紹介します。

「長期入所はずっと満床なんです。
でも、ショートステイだけは、空きが出てしまって…」

最初の打ち合わせで、施設長がそう話してくれました。

この施設は、特別養護老人ホームにショートステイ（短期入所生活介護）を10床併設しています。
入所は安定している。
でもショートだけ、日によって空床が残る。

「リピート率も比較的高い」
「ケアマネさんとも関係は良好」

それでも、思ったように稼働率が上がらない。
同一区域内に特別養護老人ホームが多い激戦区。
ショートステイ利用希望の問い合わせがあるものの、人気がある日程とそうでない時期の差が大きい。
しかも、空き状況の問い合わせ対応で、事務の手も取られている。人気のある日程には電話で問い合わせが来るが「いっぱいなんです、ごめんなさい」と断ることが多く、申し訳ない気持ちでいっぱい。

このショートステイの空床問題は、この施設だけの問題ではないかと思います。
特に、都市部の特別養護老人ホーム等では顕著な課題ではないのでしょうか。

空いている日程に利用希望が入るようにし、問い合わせをスムーズにし、空床率を改善する。ホームページのリニューアルを通してショートステイ利用の改善できないか、という相談を受けました。

ホテルのような予約システムを入れるのが正解か？

この段階で、よく相談されるのがこの質問です。

「ホテルみたいな予約システムを入れることはできますか？」

確かに技術的にはできます。
空き床数を表示して、日付が選択できるようにし、予約確定まで自動化する。

でも、ショートステイはホテルとは違います。

• 利用者さんの状態は日々変わる
• 職員配置や現場の余力も一定ではない
• 利用の目的によって必ずこの日でなければいけない場合とそうでない場合もある

「この日は空いていると言えば空いているんだけれど、この対応とこの対応があるし、初回利用でこれだけのケアが必要な方だと体制的に難しくない？」
そんな繊細な判断が必要になる場面は、珍しくありません。

だからこの施設でも、
利用者を数だけでカウントし、予約を確定させる仕組みは、あえて入れませんでした。

重視したのは「現場の声を反映しやすさ、更新のしやすさ」

提案したのは、とてもシンプルなものでした。

空き状況を、

• 空きあり
• 空きわずか
• 空きなし

この3段階で表示するカレンダーです。

人数は出さない。予約も確定しない。

「この週なら相談できそう」
「この日は難しそうだな」

という情報を公開する。

空き状況の判断は現場に任せる。現場の肌感覚を反映させる仕組み。

3つの空き状況の段階を切り替えるだけなので、更新は現場ですぐにできる。

この「ちょうどよさ」が、介護の現場にフィットするのです。

導入後、ショートステイはどう変わるか

導入後、ショートステイではこんな声が出てきました。

「最近、電話の話が早いですね」
「空いてる日を指定して相談してくれることが増えました」

ケアマネ側も、日程もある程度の目安がつけやすくなり、相談がしやすくなった。

施設側も、満床になっている日程での相談に対して、「ごめんなさい」ということが少なくなった。

結果として、空床が出やすかった日程での相談が増えていきました。

もう一つ、特別養護老人ホームに起きた変化

ショートステイの空き状況表示を導入してから、ホームページのアクセスにも変化がありました。

• ケアマネが空き状況を確認しにリピート訪問する
• 施設名で検索される回数が増える

その結果、
「ショートステイ」関連の検索キーワードで、検索エンジンでの表示順位が大きく伸びました。

空床対策として始めた取り組みが、SEO対策として有効なコンテンツとなり、
結果的にサイト全体の評価を押し上げた形です。

介護事業特化である私たちが大切にしていること

仕組みの話をすると、どうしても「機能」や「ツール」の話になりがちです。

でも、私たちが見ているのはそこではありません。

• 現場で無理なく回るか
• 判断の余地を残せるか
• 現場職員の感覚を尊重できるか

介護の現場を知っているからこそ、「現場の負担になる提案」「やらない方がいい提案」も分かる。

ホテル予約と、ショートステイ利用は違う。
その前提を共有できるかどうかで、提案の質は変わります。

ショートステイの空床問題、同じ悩みがあるなら

• ショートステイの稼働率が上がらない
• 空床はあるのに、相談が噛み合わない
• 電話対応に追われている

「うちの場合だったらどうしたら改善できそう？」という相談でも十分です。メールやLINE公式アカウントでのご相談には無料で対応させていただきますので、ぜひお気軽に。